Organizarea activităţii logistice

Obiective: după studierea acestei teme veţi fi în măsură să: cunoaşteţi stadiile evoluţiei organizării logistice; caracterizaţi stadiile de agregare funcţională; stadiile de integrare a proceselor logistice.

Principalele stadii ale evoluţiei organizării logistice

Scopul organizării activităţii logistice în întreprindere este coordonarea tuturor eforturilor prin definirea sarcinilor şi a relaţiilor de autoritate. Proiectarea celei mai adecvate structuri organizatorice logistice presupune cunoaşterea aprofundată a mutaţiilor care au avut loc, în structura de ansamblu a organizaţiilor.

Pentru o mai buna înţelegere a coordonatelor schimbării structurilor logistice, este necesară delimitarea etapelor principale de evoluţie. Aceste etape sunt o reflectare a percepţiei organizaţiilor şi managementului, în privinţa rolului şi conţinutului logisticii, în fiecare perioadă.

Experţii americani consideră următoarea succesiune de stadii majore:

Stadiul fragmentării

Pînă în anii 1950, funcţiile considerate astăzi de natură logistică erau privite doar ca activităţi de facilitare sau sprijin. Aceste funcţii, erau desfăşurate de diverse departamente ale organizaţiei, conform necesităţilor. Activităţile logistice erau fragmentate, fără a fi coordonate.

Rezultatul unei astfel de organizări era adesea neeficientă datorită risipei de resurse, realizării aceleiaşi activităţi în mai multe departamente ale organizaţiei.

Stadiile de agregare funcţională

Paradigma (modelul) integrării a produs schimbări de profunzime în organizarea logistică. Ideea creşterii eficienţei prin gruparea funcţiilor logistice a început să câştige teren, începând din anii 1950. Vreme de trei decenii şi jumătate, filozofia integrării bazate pe proximitatea organizaţională a promovat ideea performanţei totale a sistemului şi a impactului pe care deciziile referitoare la o funcţie logistică îl au asupra celorlalte arii logistice.

Stadiile de integrare a proceselor

Începând de la mijlocul anilor 1980, este analizată contribuţia logisticii la procesul de creare a valorii pentru client. Organizaţia nu mai pune accentul asupra funcţiilor, ca în stadiile anterioare. Se focalizează de acum, asupra proceselor. În consecinţă, se reo- rientează de la organizarea funcţiilor logistice, la organizarea procesului logistic. Specialiştii estimează înlocuirea treptată a integrării funcţionale, de integrarea informaţională.

Logistica integrată are scop de a determina o mai mare coerenţă în gestiunea diferitelor fluxuri fizice sau de informaţii. În acest mod, conceperea într-o logistică unică a diferitelor subsisteme ale întreprinderii (aprovizio-nare, producţie, distribuţie) are scop de a evita disfuncţionalităţile legate de o gestiune parcelată a fluxurilor. Ofuncţie logistică integrată urmăreşte produsul de la aprovizionarea cu materiile prime din care este realizat până la distribuţie şi post vânzare.

Fig. 6.1. Evoluţia paradigmelor de organizare logistică

Tehnologia informaţiei va schimba radical structura organizaţiilor. În domeniul logistic, va facilita dezvoltarea reţelelor de firme, în care vor fi implicaţi operatori specializaţi în oferirea de servicii logistice.

Stadiile de agregare funcţională

Începutul evoluţiei structurilor logistice a fost caracterizat de un grad înalt de dispersare a funcţiilor (activităţilor) logistice, în cadrul organizaţiei.

Fig. 6.2. Organizarea fragmentară

De exemplu, în timp ce prelucrarea comenzilor clienţilor era realizată de departamentul financiar, îndeplinirea efectivă a comenzilor respective constituia responsabilitatea departamentului de marketing. Similar, departamentul financiar planifica facilităţile logistice, departamentul de producţie răspundea de depozitarea materiilor prime şi a produselor finite la fabrică, iar departamentul de marketing, de depozitarea produselor finite pe teren.

Această alocare a eforturilor pentru desfăşurarea activităţilor de facilitare este prezentată în organigrama din Figura 6.3. În secolul XX, spre sfârşitul deceniului al şaselea şi în deceniul al şaptelea, conceptul de integrare a revoluţionat domeniul logisticii. Pentru îndeplinirea obiectivelor de îmbunătăţire a performanţelor, organizaţiile s-au orientat spre gruparea activităţilor logistice.

Fig. 6.3. Primul stadiu de agregare funcţională

Primul stadiu de agregare funcţională a constat în gruparea operaţională a două sau mai multe funcţii logistice, fără a produce modificări semnificative în departamentele tradiţionale şi în ierarhia organizaţiei. Polii în jurul cărora s-a desfăşurat agregarea au fost adesea organizarea materialelor şi distribuţia fizică. Departamentele în cadrul cărora organizaţiile au realizat integrarea au fost producţia şi marketingul.

Fig. 6.4. Stadiul al doilea de agregare funcţională

In departamentul de producţie, activităţile de planificare a cerinţelor de materiale, cumpărarea şi depozitarea materiilor prime au fost reunite într-un grup distinct de activităţi, sub denumirea de management al materialelor.

Datorită preocupării pentru servirea clienţilor, în departamentul de marketing, distribuţia fizică a integrat următoarele activităţi:

• transportul
• controlul stocurilor de produse finite
• prelucrarea şi onorarea comenzilor clienţilor
• depozitarea în teritoriu a produselor finite

În acest stadiu, managementul materialelor şi distribuţia fizică continuă să existe separat, în departamente funcţionale distincte ale organizaţiei.

Cel de-al doilea stadiu de agregare logistică a fost iniţiat de organizaţiile care, la sfârşitul anilor 1960 şi începutul anilor 1970 au considerat că sporirea performanţelor logistice prin integrare nu era semnificativă în condiţiile în care logistica nu era recunoscută ca funcţie a organizaţiei. În acest stadiu, logisticii i-au fost conferite o poziţie mai înaltă şi responsabilităţi superioare în cadrul organizaţiei.

Evoluţia ascendentă a logisticii în ierarhia organizaţiei a creat condiţiile pentru creşterea impactului său strategic. Logistica a încetat să fie doar un ansamblu de activităţi de facilitare şi a dobândit statutul de competenţă cheie a organizaţiei. Importanţa logisticii, începe să fie similară cu cele a funcţiilor tradiţionale, cum sunt funcţiile de producţie, financiară sau de marketing în cel de-al doilea stadiu de agregare funcţională, activităţile logistice sunt, în continuare, incomplet integrate.

Motivele princi-pale care determină această situaţie sunt, în principal, lipsa unor sisteme informaţionale logistice transfuncţionale şi preocuparea pentru îmbunătăţirea performanţelor anumitor funcţii logistice, cum sunt prelucrarea comenzilor sau cumpărarea.

În cel de-al doilea stadiu de agregare funcţională, datorită accentului; pus pe satisfacerea cerinţelor clienţilor, o serie de organizaţii au acordat distribuţiei fizice o poziţie superioară, integrând într-un departament separat activităţile corelate: transportul, prelucrarea şi onorarea comenzilor, controlul stocurilor, depozitarea produselor finite, autorizarea creditului şi planificarea sistemului de distribuţie.

Alte organizaţii au considerat că managementul materialelor este prioritar, datorită ponderii mari pe care fluxurile de inputuri şi producţia le deţineau în costurile totale. Au organizat un departament distinct de management al materialelor şi au grupat activităţi ca: planificarea resurselor de materiale, cumpărarea, depozitarea materiilor prime, controlul stocurilor de materii prime.

Al treilea stadiu de agregare funcţională a început să se contureze în anii 1980 ai secolului XX. Odată cu un real proces de renaştere logistică. Acest stadiu de integrare constă în reunirea tuturor funcţiilor şi operaţiunilor logistice sub autoritatea unui singur manager situat la nivelul superior al organizaţiei (vezi Figura 6.5).

Fig. 6.5. Stadiul al treilea de agregare funcţională

Integrarea ariilor logistice este completă . Sub autoritatea managerului logistic se află următoarele unităţi componente:Operaţiunile logistice.

Există trei unităţi distincte: cumpărarea, activităţile de susţinere a producţiei şi distribuţia fizică, între care se stabilesc sinergii operaţionale de care poate beneficia organizaţia.

Susţinerea logistică. Grupează activităţile curente legate de serviciile operaţionale logistice: ambalarea, manipularea materialelor, depozitarea, controlul stocurilor, transportul şi traficul. Se asigură legătura directă dintre operaţiunile de cumpărare, management al materialelor şi distribuţie fizică.

Planificarea resurselor logistice. Facilitează integrarea logistică. Planurile se bazează pe previziunile produs/piaţă, prelucrarea comenzilor, controlul stocurilor şi capacitatea de determinare a cerinţelor totale, pentru o anumită perioadă. Ca urmare a identificării cerinţelor, planificarea resurselor logistice face posibilă desfăşurarea producţiei prin corelarea programării producţiei, planificării capacităţilor de producţie şi planificării cerinţelor de materiale.

Planificarea. Structura organizatorică logistică include, la cel mai înalt nivel, în cel de-al treilea stadiu de integrare, planificarea logistică de ansamblu. La acest nivel, planificarea vizează strategia pe termen lung şi este responsabilă de îmbunătăţirea calităţii sistemului logistic.

Controlling-ul logistic. In cadrul structurii logistice, controller-ul este responsabil de măsurarea costurilor şi a performanţelor privind servirea clienţilor, precum şi de furnizarea de informaţii pentru procesul managerial de adoptare a deciziilor. Numărul firmelor aflate în cel de-al treilea stadiu este încă mai mic decât numărul organizaţiilor aflate în primul şi al doilea stadiu de agregare funcţională. Majoritatea organizaţiilor nu au reuşit să realizeze o integrare completă a funcţiilor logistice.

Stadiile de integrare a proceselor logistice

Vizionarii structurilor organizatorice afirmă că viitorul aparţine organizaţiilor care se vor concentra asupra proceselor, nu asupra funcţiilor. Stadiul fragmentării şi stadiile de agregare funcţională vor fi succedate de stadiile de integrare a proceselor.

Noile caracteristici ale organizaţiei vor face posibilă această revoluţie.

Organizaţiei secolului XXI îi sunt specifice : focalizarea asupra procesului de creare a valorii; creşterea productivităţii şi eficienţei, datorită orientării spre proces; împuternicirea angajaţilor; crearea echipelor de lucru auto-con- duse; accesul liber la informaţie.

Primul stadiu al integrării proceselor va promova o schimbare de profunzime, punând accentul pe valoarea adăugată pentru client. Orice activitate logistică va fi desfăşurată numai dacă va contribui la crearea unei valori care este percepută de clienţi ca fiind semnificativă.

Pentru îndeplinirea obiectivelor logistice, toate aptitudinile necesare vor fi reunite în echipe. Indiferent de departamentul funcţional din care fac parte, competenţele logistice vor colabora pentru îndeplinirea unui anumit proiect şi satisfacerea cerinţelor clienţilor.

Alt stadiu de integrare a proceselor este de fapt, cel mai avansat stadiu pe care îl întrevăd specialiştii. Se bazează pe echipe de lucru intercorelate electronic, pentru a desfăşura activităţi de importanţă critică, într-un mod integrat. Informaţia şi computerizarea sunt factorii cheie ai organizaţiei aflate în acest stadiu. Conceptul de organizaţie virtuală este tot mai frecvent utilizat. Tehnologia informaţiei face posibilă dezagregarea funcţională şi integrarea proceselor. Dezagregarea funcţională va permite adaptarea rapidă la cerinţele dinamice ale clienţilor.

În acest scop, sunt necesare următoarele transformări de esenţă:

• translatarea autorităţii în sens descendent, în cadrul organizaţiei;
• stabilirea la sediul central al organizaţiei doar a direcţiei strategice, managerii din prima linie fiind implicaţi în elaborarea şi aplicarea strategiei în cadrul operaţiunilor desfăşurate;
• valorificarea simultană a beneficiilor centralizării şi descentralizării, fără un angajament special faţă de unul dintre cele două concepte.

Dezagregarea funcţională nu este considerată eficientă de toţi specialiştii. Argumentele se referă, în principal la următoarele aspecte: riscul potenţial al revenirii la fragmentarea operaţiunilor logistice; dispariţia economiilor de scară, prin neatingerea volumului de activitate critic necesar; scăderea eficienţei, datorită reducerii gradului de standardizare şi simplificare a muncii, în cazul în care activităţi similare se desfăşoară în cadrul mai multor organizaţii.

Conform paradigmei dezintegrării, pentru coordonarea activităţilor logistice, nu este necesară o structură specială de comandă şi control. Cei ce oferă serviciile logistice pot deveni parte integrantă a organizaţiilor utilizatoare, care solicită servicii de transport, depozitare, control al stocurilor etc. Integrarea activităţilor logistice realizate de organizaţia furnizoare va avea loc pe baze informale, prin apelarea la tehnologia informaţiei şi reţelele informaţionale. Toate activităţile logistice, indiferent de locul şi momentul în care sunt desfăşurate, devin părţi componente ale unei reţele logistice informate.

Avantajele majore ale acestei organizări sunt: accesul liber la informaţia referitoare la cerinţe şi performanţe; capacitatea de a menţine controlul local; flexiblitatea faţă de cerinţele clientului.

Mutaţiile care se vor produce în organizarea logistică vor fi direct influenţate de schimbările în structura de ansamblu a organizaţiei. Paradigma organizaţiei care învaţă va genera noi provocări în aria logistică. învăţarea va deveni forţa unificatoare a organizaţiei, înlocuind controlul ca responsabilitate fundamentală a managementului.

Recunoaşterea importanţei pe care o are logistica în privinţa satisfacerii cerinţelor clienţilor şi a îndeplinirii obiectivelor firmei, precum şi recunoaşterea statutului ei de competenţă cheie a organizaţiei va facilita concretizarea noilor paradigme de organizare, în privinţa operaţiunilor logistice.