Planificarea resurselor umane

Până la mijlocul celei de-a doua jumătăţi a secolului trecut, majoritatea organizaţiilor dădeau puţină atenţie planificării resurselor umane, ceea ce dădea naştere frecvent la necorelări între nevoia şi disponibilul de personal, dezechilibre în cadrul structurii pe profesii şi meserii sau pe vârste a angajaţilor etc.

Drept urmare, organizaţiile şi-au intensificat eforturile în acest domeniu şi au început să aplice sistemul de planificare a resurselor umane bazat pe metode de previziune din ce în ce mai riguroase şi mai fiabile.

Progresiv, s-a conturat şi scopul planificării resurselor umane ca fiind acela de a asigura organizaţia, la momentul oportun, cu personalul necesar în structura adecvată pe profesii, meserii, niveluri de pregătire, grupe de vârstă etc.

Importanţa planificării resurselor umane este determinată de următoarele:

• permite asigurarea din timp a personalului necesar organizaţiei, previzionat în funcţie de dezvoltarea anticipată a evoluţiei acesteia;
• asigură înscrierea costurilor cu personalul în limite judicioase;
• preîntâmpinarea apariţiei dezechilibrelor majore;
• oferă perspectiva clară a dezvoltării resurselor umane ale organizaţiei.

În contextul acestor consideraţii, planificarea resurselor umane cuprinde:

• analiza situaţiei prezente a resurselor existente în cadrul organizaţiei;
• interpretarea previziunilor de dezvoltare a acesteia;
• strategia de dezvoltare a resurselor de muncă;
• definirea politicilor de dezvoltare a resurselor existente şi de recrutare de noi cadre.

Necesitatea planificării resurselor umane ale organizaţiei apare cu pregnanţă atunci când aceasta este obligată să răspundă unor provocări majore de tipul:

• cât personal va fi necesar în viitor şi în ce structură?
• cât din personalul necesar poate fi acoperit din resurse interne?
• cât va trebui angajat din exterior şi în ce structură?
• ce trebuie să facă organizaţia pentru a-şi dezvolta resursele umane disponibile?

Cerinţele planificării raţionale a resurselor umane la nivelul oricărei organizaţii sunt:

• implicarea în procesul planificării a managerilor de la toate nivelurile ierarhice;
• folosirea unor metode şi tehnici de planificare evoluate;
• responsabilizarea întregului personal în privinţa furnizării datelor necesare efectuării corespunzătoare a planificării resurselor umane;
• efectuarea planificării resurselor umane concomitent cu planificarea celorlalte activităţi ale organizaţiei – vânzări, aprovizionare, producţie etc.;
• identificarea problemelor de personal ale organizaţiei înainte ca acestea să se manifeste şi, mai ales, să se actualizeze;
• integrarea organică a planificării resurselor umane în planificarea organizaţională de ansamblu;
• asigurarea dezvoltării personalităţii fiecărui angajat al organizaţiei;
• asigurarea permanentă a organizării flexibile a personalului organizaţiei .

Locul planificării resurselor umane în planificarea de ansamblu a activităţii organizaţiei

Planificarea resurselor umane are rolul de a prevedea cerinţele viitoare de resurse umane şi de a stabili programe pentru acoperirea acestor cerinţe cu personal.

Planificarea resurselor umane cuprinde următoarele acţiuni necesare :

• identificarea în gama de profesiuni specifice organizaţiei a domeniilor critice din punctul de vedere al acoperirii acestora în cadrul organizaţiei în raport cu cerinţele reale;
• analiza vârstei medii a personalului organizaţiei;
• analiza fluctuaţiei personalului pe compartimente;
• compararea cerinţelor cu disponibilităţile la nivel de compartimente.

Procesul planificării resurselor umane cuprinde următoarele faze:

• evaluarea resurselor umane necesare în perspectivă în funcţie de volumul previzionat al activităţii viitoare;
• analiza situaţiei disponibilităţii cantitative şi calitative a forţei de muncă existente şi a utilizării acesteia;
• analiza posibilităţilor de asigurare din cadrul organizaţiei a resurselor umane necesare;
• analiza posibilităţile de asigurare din exteriorul organizaţiei;
• planificarea propriu – zisă a resurselor umane;
• stabilirea necesarului cantitativ pe profesii, meserii, vârste, sexe;
• actualizarea permanentă a planului.

Planul de asigurare a forţei de muncă cuprinde:

1) planul de recrutare , care se elaborează diferenţiat:

• pentru muncitorii necalificaţi – pe termen scurt;
• pentru muncitorii calificaţi şi personalul tehnic – pe termen de 2 – 3 ani;
• pentru cadrele de specialitate şi cele de conducere – pe perioade de 5 – 10 ani;

2) planul de formare şi perfecţionare a personalului;

3) planul de promovare , la elaborarea căruia se ţine seama de inventarul actualizat al cadrelor existente şi al cadrelor susceptibile de a fi promovate în funcţii de conducere.

Din cerinţele şi procesul planificării resurselor umane rezultă că această activitate are două dimensiuni principale:

• dimensiunea funcţională , care stabileşte legătura dintre strategia organizaţiei şi politicile derivate în domeniul resurselor umane;
• dimensionarea temporală , în funcţie de care există:  planificarea strategică a resurselor umane, la orizonturi de timp de 3 – 5 ani; planificarea operaţională a resurselor umane, la orizonturi de 1 – 3 ani.

Planificarea obiectivelor de personal cuprinde un ansamblu de activităţi care facilitează obţinerea forţei de muncă necesare susţinerii efortului de producţie, al unei organizaţii.

Ea se bazează pe o intensă activitate de analiză şi previziune a ofertei şi a cererii de muncă la nivelul unei categorii de personal, a unui serviciu sau a organizaţiei în întregul ei.

Aspecte care preced planificarea resurselor umane

Înainte de a ne angaja în procesul de planificare, este necesar ca, în prealabil, să avem acces la următoarele informaţii de bază:

Cunoaşterea obiectivelor şi strategiilor organizaţiei. Aceste obiective şi strategii privesc în general:

• extinderea sau restrângerea producţiei bunurilor şi serviciilor existente;
• diversificarea producţiei;
• reorganizarea posibilă a marilor funcţiuni din cadrul organizaţiei;
• introducerea modificărilor în procedeele şi metodele de producţie;
• creşterea rentabilităţii.

Cunoaşterea profilului posturilor de muncă.

Cunoaşterea caracteristicilor forţei de muncă utilizate în prezent:

• informaţii generale privind efectivele: nume, vârstă, sex, post ocupat în prezent, cetăţenie, limbi vorbite şi scrise;
• formaţie academică completă şi formaţie (pregătire) dobândită în perioada de lucru;
• experienţă: locurile de muncă ocupate anterior;
• evaluarea performanţei şi a potenţialului;
• proiectele de carieră ale indivizilor şi progresia lor pe plan salariat.

Etapele procesului de planificare a resurselor umane

Luat în ansamblul său, acest proces cuprinde trei mari etape:

• Analiza caracteristicilor efectivelor existente şi previziunea mişcărilor de efective (oferta de muncă internă, prezentă şi viitoare).
• Exigenţele organizaţiei cu privire la perspectivele necesare pentru îndeplinirea sarcinilor actuale.
• Calculul abaterilor pozitive şi negative între cererea şi oferta internă.

Oferta internă de muncă

Aceasta presupune:

Stabilirea profilului caracteristicilor efectivelor actuale, pe categorii de personal (lucrători, tehnicieni, personal administrativ, funcţionari, etc.) pentru fiecare din verigile structurale. Aceste caracteristici se referă la:

• vârstă, sex, nivel de şcolarizare;
• experienţă;
• studii academice;
• competenţă actuală şi potenţială;
• aspiraţii.

Încercarea de a prevedea numărul de indivizi care vor rămâne în categoria studiată în cursul viitoarelor luni ale anului respectiv sau în anii pentru care se elaborează planul. În acest scop se calculează indicele de rotaţie a personalului, după diferite formule.

Prevederea numărului de indivizi capabili să intre în categoria respectivă în cursul perioadei, pe baza promovării sau mutării (cu sau fără antrenament prealabil).

Prelucrarea datelor obţinute în cursul etapelor precedente pentru a cunoaşte numărul de indivizi care vor fi disponibili în categoria analizată, la sfârşitul perioadei. Mai vezi: Evaluarea indicatorilor Resurselor Umane

Fig. Model al procesului de planificare a efectivelor pentru o categorie de personal