Cumpărarea - centru de profit în logistică

Obiective: după studierea acestei teme veţi fi în măsură să: definiţi conceptul cumpărării; cunoaşteţi sursele de cumpărare; analizaţi relaţiile dintre cumpărător şi vînzător; identificaţi, evaluaţi şi selectaţi furnizorii.

Conceptul, esenţa şi obiectivele cumpărării

Cumpărarea este un ansamblu de activităţi generatoare de cheltuieli, şi asociată în prezent cu un centru de profit. Cumpărarea este o decizie punctuală de achiziţionare a unui anumit bun, în timp ce aprovizionarea constă în administrarea fluxurilor de bunuri şi servicii de care întreprinderea are nevoie pentru continuitatea funcţionării sale, satisfacerea cererii clienţilor şi asigurarea rentabilităţii.

Potrivit altei definiţiei cumpărarea constă în achiziţionarea bunurilor şi serviciilor necesare la un cost optim din surse competente şi sigure. Analiza acestei definiţii relevă următoarele caracte-ristici ale cumpărării:

Procurarea de bunuri şi servicii. Obţinerea bunurilor şi serviciilor necesare desfăşurării activităţii firmei se poate realiza fie din surse interne (cu forţe proprii), fie din surse externe ale organizaţiei.

Examinarea necesităţii cumpărării

Fiecare operaţiune de cumpărare trebuie să fie temeinic fundamentată în privinţa tipului de produs, cantităţii specificate, nivelului de calitate solicitat şi datei solicitării. De asemenea, alegerea sursei de procurare a bunurilor sau serviciilor nu trebuie să însemne favorizarea unui anumit furnizor care nu are o ofertă competitivă şi profitabilă pentru firma cumpărătoare.

Cumpărarea la cel mai favorabil cost

Profesioniştii în domeniul cumpărării vor analiza permanent costurile, dar nu le vor absolutiza, în defavoarea calităţii. Secretul performanţelor înalte constă în obţinerea bunurilor şi serviciilor necesare, la cel mai favorabil cost, nu la cel mai mic cost. Se afirmă că, de fapt, costul este o combinaţie a preţului şi calităţii.

Selecţia atentă a surselor. În procesul de stabilire a furnizorilor de la care se va aproviziona firma, este necesară evaluarea competenţei lor şi a capacităţii de a onora angajamentele contractuale. Se va utiliza în acest scop un set de criterii de evaluare relevante din perspectiva obiectivelor organizaţiei cumpărătoare.

Cumpărarea - ca funcţie a întreprinderii nu este responsabilă de procurarea de resurse umane, fonduri, bunuri imobiliare, companii sau de realizarea de investiţii speculative. De exemplu, "procurarea" forţei de muncă revine funcţiei de personal, iar obţinerea capitalului necesar, funcţiei financiare.

Logisticianul urmăreşte achiziţionarea produselor la cel mai mic cost care face posibilă asigurarea unui anumit nivel al calităţii ofertei finale a organizaţiei, pentru clienţii săi. In plus, pentru specialiştii în aprovizionare, nu contează doar preţul mărfurilor, ci şi costurile asociate cumpărării, respectiv costurile de lansare a comenzilor, costurile de transport şi depozitare.

Misiunea cumpărării constă în:

• obţinerea produselor necesare;
• de calitatea potrivită;
• în cantitatea potrivită;
• din sursa potrivită;
• livrate la locul potrivit;
• la timpul potrivit;
• la preţul potrivit.

Obiectivele cumpărării moderne sunt următoarele:

Asigurarea la momentul potrivit a bunurilor şi serviciilor necesare, pentru ca firma (producătoare sau distribuitoare) să poată onora la timp comenzile clienţilor săi, să evite nemulţumirile acestora datorate întîrzierii livrărilor şi pierderile generate de anularea comenzilor.

Realizarea celei mai avantajoase combinaţii a calităţii, preţului, serviciului şi timpului, fără a absolutiza importanţa preţului, în privinţa creşterii eficienţei cumpărării.

Reducerea la minimum a pierderilor legate de stocuri, atît sub aspectul costurilor generate de menţinerea în spaţiile de depozitare a unor stocuri de siguranţă excesive (costuri aferente depozitării, costul uzurii morale şi deteriorării fizice a produselor etc.), cît şi al costurilor generate de rupturile de stoc (costul comenzilor anulate şi al celor restante, costul pierderii unor clienţi);

Dezvoltarea relaţiilor cu furnizori competenţi, ceea ce presupune pe de o parte, evaluarea riguroasă a performanţelor furnizorilor actuali şi potenţiali, iar pe de altă parte, preocuparea firmei de a stabili relaţii de parteneriat pe termen lung cu furnizori de încredere, interesaţi să coopereze pentru realizarea unor obiective comune, în interesul ambelor părţi.

Valorificarea avantajelor standardizării şi simplificării componentelor produsului, în cazul întreprinderilor producătoare, care are ca efect reducerea diversităţii şi cantităţii produselor menţinute în stoc, ceea ce conduce la diminuarea costurilor şi creşterea probabilităţii de obţinere la timp a comenzilor.

Urmărirea tendinţelor pieţei şi menţinerea poziţiei competitive a firmei, prin identificarea noilor materii prime, materiale, subansamble şi produse finite, noilor surse de cumpărare de pe piaţa internă şi externă, noilor orientări în practica aprovizionării firmelor.

Menţinerea unor bune relaţii între departamentul de aprovizionare şi celelalte departamente ale firmei, cu scopul de a asigura îndeplinirea obiectivelor generale ale organizaţiei.

Administrarea funcţiei de cumpărare în mod eficient şi eficace, în condiţiile respectării prevederilor legale şi standardelor etice.

Dezvoltarea profesionalismului în domeniul cumpărării, prin recrutarea, selectarea, promovarea şi motivarea unui personal competent, ceea ce conso-lidează rolul aprovizionării în cadrul firmei şi îmbunătăţeşte eficienţa acestei componente a sistemului logistic.

Logisticienii consideră următoarele căi de realizare a economiilor în domeniul cumpărărilor:

Obţinerea unor preţuri de cumpărarea mai favorabile

În acest scop se apelează la una sau mai multe dintre următoarele variante:

• negocierea unor reduceri de preţuri cu furnizorii actuali;
• comandarea unor cantităţi mai mari de produse la furnizori, pentru a beneficia de discounturile oferite de aceştia;
• cooperarea cu alte firme pentru realizarea în comun a aprovizionării de la un anumit furnizor, cu scopul de a negocia preţuri mai favorabile sau de a dispune de disconturile cantitative ale furnizorului respectiv;
• indentificarea unor noi furnizori, capabili să îndeplinească aşteptările firmei cumpărătoare, în condiţiile unui preţ mai mic decît furnizorii actuali;
• cumpărarea în perioada campaniilor promoţionale de reducere a preţului de către furnizori;
• includerea unor clauze de protecţie a preţurilor în contractele cu furnizorii;
• cumpărarea anticipată a produselor în cazul cărora se estimează o creştere semnificativă de preţ;
• valorificarea reducerilor de preţ acordate de furnizori pentru plată într-un interval mult mai scurt decît cel uzual.

Negocierea unor condiţii de plată mai avantajoase: Costurile ocazionate, de cumpărare pot fi diminuate prin obţinerea de la furnizori a unor condiţii de plată mai bune. Firma cumpărătoare poate negocia un anumit interval de deconectare cu vînzătorul. De asemenea, în cazul plăţii în numerar, unii furnizori acordă reducerii de preţ.

Indentificarea unor substituienţi

În colaborare cu specialiştii în compartimentele de cercetare - dezvoltare, producţie, comerţ şi marketing, logisticienii pot decide cumpărarea unor produse mai ieftine, care să înlocuiască unele inputuri scumpe, utilizate de firmă. Eficienţa acestei opţiuni depinde de măsura în care substituirea nu afectează nivelul de performanţă al produsului finit şi răspunde necesităţilor clienţilor firmei.

Sursele de cumpărare

În anumite situaţii, firmele producătoare au posibilitatea fie să cumpere, fie să realizeze cu forţe proprii produsul necesar. Adoptarea deciziei potrivite presupune cooperarea directă dintre specialiştii în producţie, cercetare- dezvoltare şi cei din domeniul cumpărării.

Costul este criteriul hotărîtor în opţiunea pentru cumpărare sau realizarea cu forţe proprii. Principalele aspecte urmărite sunt:

Costul marginal

Din structura costului marginal, fac parte costurile cu materialele şi munca directă, precum şi costuri indirecte variabile (de producţie, administrative şi vînzare). Este necesară compararea preţului furnizorului potenţial cu suma dintre costul realizării cu forţe proprii şi pierderea de profit datorată reorientării forţei de muncă.

Costul de oportunitate

Se calculează ca venitul maxim pe care l-ar fi obţinut firma în cazul în care aceleaşi capacităţi utilizate pentru producţie ar fi fost folosite în alt scop. Alături de cost, la baza deciziei "cumpărare sau producţie” stau criterii care se referă la:

• disponibilitatea capacităţilor de producţie şi a resurselor umane specializate;
• controlul calităţii;
• gradul de dependenţă faţă de furnizori;
• flexibilitatea firmei;
• cantitatea de produse necesare;
• evoluţia pieţei pe termen lung;
• oportunitatea dezvoltării unor noi capabilităţi la nivelul organizaţiei;
• continuitatea asigurării produsului; menţinerea secretului de fabricaţie.

Decizia organizaţiei de a cumpăra din surse externe este susţinută din următorii factori:

• Inexistenţa unei capacităţi de producţie neutilizate şi/sau a resurselor umane cu specializarea adecvată;
• Costurile prea mari determinate de fabricaţia unei cantităţi mici de produse;
• Costul mare al achiziţionării şi utilizării unor echipamente speciale şi al unei forţe de muncă specializate;
• Menţinerea flexibilităţii firmei prin evitarea investiţiilor în echipamente care pot fi folosite numai pentru fabricarea unui anumit produs;
• Posibilitatea de a reduce nivelul stocurilor de materii prime, materiale etc.;
• împărţirea riscului financiar între cumpărător şi vînzător;
• Obţinerea produsului necesar, la un nivel de calitate înalt;
• Posibilităţile mai ample de inovare şi investiţii ale furnizorilor specializaţi;
• Anticiparea unui declin al pieţei;
• Utilizarea propriei capacităţi de producţie, pentru fabricarea unor produse mai profitabile.

Decizia de a cumpăra sau de a asigura prin forţe proprii un anumit produs impune analiza atentă a avantajelor şi dezavantajelor fiecărei variante. Adesea, decizia nu înseamnă alegerea unei singure variante, ci a ambelor. De exemplu, firma poate să îşi dezvolte o capacitate internă pentru a se proteja de situaţiile nefavorabile şi să cumpere, în acelaşi timp, cea mai mare parte din cantitatea necesară, dintr-o sursă externă, la un cost mai mic. înainte de a selecta firmele de la care va achiziţiona produsele necesare, orice organizaţie trebuie să stabilească strategia sa referitoare la sursele de cumpărare.

Pentru elaborarea strategiei, firma consideră diversele variante posibile, pe baza următoarele criterii principale:

• numărul surselor - unul, doi sau mai mulţi furnizori;
• proximitatea surselor - furnizori locali sau furnizori aflaţi la distanţe mai mari;
• mărimea surselor - furnizori de dimensiuni mici sau furnizori de mare anvergură;
• piaţa de provenienţă - piaţa autohtonă sau pieţe externe.

Sub aspectul numărului surselor, firma poate alege pentru fiecare produs în parte, fie un furnizor unic, fie furnizori multipli. Strategia de cumpărare dintr-o sursă unică este o alegere efectuată de firmă în mod deliberat şi nu trebuie confundată cu situaţia generată de poziţia de monopol a furnizorului pe piaţă.

Decizia nu este întîmplătoare ci se bazează pe analiza avantajelor şi dezavantajelor specifice sursei unice şi surselor multiple, pe termen scurt şi pe termen lung. Strategie de cumpărare din sursa unică are următoarele avantaje pe termen scurt: costuri şi preţuri mai mici, datorită economiilor de scară rezultate din alocarea cererii totale a cumpărătorului, unui singur furnizor, precum şi datorită unor costuri administrative mai mici; posibilitatea de a îmbunătăţi comunicarea cu furnizorul; creşterea certitudinii în privinţa volumului tranzacţiilor pentru furnizor.

Sursa unică nu este lipsită de dezavantaje, pe termen scurt. Generează riscuri mari pentru cumpărător datorită dependenţei de un singur furnizor şi absenţei altor alternative. În plus această variantă reduce presiunea competitivă asupra furnizorului, în lipsa provocării reprezentate de sursele alternative de aprovizionare.

Pe termen lung susrsa unică oferă numeroase avantaje:

• gradul redus de variaţie a caracteristicilor produsului;
• îmbunătăţirea planificării şi controlului, ca urmare a unei comunicări mai bune, ceea ce permite perfecţionarea activităţilor logistice şi reducerea stocurilor;
• generarea de inovaţii de produs şi de proces şi crearea unui climat în care furnizorii sunt pregătiţi să efectueze investiţiile necesare în active fixe şi resurse umane, ca rezultat al colaborării dintre cumpărător şi furnizor;
• reducerea costurilor administrative şi mai buna înţelegere a afacerii furnizorului, prin colaborarea cu acesta pe termen lung.

Pe termen lung susrsa unică are o serie de dezavantaje: pierderea potenţială a accesului la informaţiile privind tendinţele pieţei, lansarea pe piaţă a unor noi produse şi preţurile, datorită absenţei unor contacte periodice cu furnizori multipli; costurile mai mari decît cele specifice cumpărării din surse multiple, ca urmare a lipsei unei presiuni concurenţiale asupra furnizorului unic; expunerea la problemele furnizorului, de exemplu la situaţiile de forţă majoră.

Cumpărarea din mai multe surse, pe termen scurt, prezintă următoarele avantaje: creşterea siguranţei aprovizionării; posibilitatea de modificare a presiunii competitive asupra unui anumit furnizor, prin variaţia volumului mărfurilor contractate cu acel furnizor; compararea performanţelor furnizorilor şi menţinerea contactelor cu mai mult de un furnizor.

Dezavantajele pe termen scurt ale surselor multiple constau în:

• pierderea economiilor de scară, ca urmare a cumpărării unei cantităţi relativi mici, de la fiecare furnizor;
• creşterea costurilor administrative, datorită urmăririi relaţiilor cu mai mulţi furnizori;
• reţinerea furnizorilor de a oferi informaţii, pentru a evita difuzarea acestora către concurenţi;
• incertitudini privind volumului tranzacţiilor pentru fiecare furnizor şi dificultăţi în planificarea activităţii proprii .

Consecinţele favorabile ale apelării la mai multe surse pe termen lung se referă la următoarele aspecte:

• creşterea certitudinii pentru furnizori şi sporirea receptivităţii lor faţă de firma cumpărătoare;
• încurajarea dezvoltării progresive a relaţiei dintre furnizor şi client;
• cumpărarea din surse multiple pe termen lung poate să conducă la apariţia nemulţumirilor unor furnizori care nu doresc să livreze acelaşi produs ca şi concurenţii lor.

In funcţie de proximitatea surselor, firmele cumpărătoare pot alege furnizori locali şi / sau furnizori aflaţi la distanţe mai mari de firma cumpărătoare şi unităţile ei de producţie ori comercializare. Caracterul local al unei surse este determinat de uşurinţa transportului şi comunicării. Susţină-torii surselor locale consideră următoarele avantaje, comparativ cu sursele mai îndepărtate:

• cooperarea mai strînsă între cumpărător şi vînzător, în condiţiile dezvoltării unor relaţii personale;
• costurile de transport mai mici;
• posibilitatea obţinerii mai rapide a comenzilor urgente sau suplimentare.

Punctele forte ale cumpărării din surse mici, comparativ cu sursele mari sunt următoarele:

• atenţia sporită acordată de furnizor cerinţelor firmei cliente;
• caracterul mai personal al relaţiilor cu furnizorul, la nivel executiv;
• onorarea mai rapidă, de furnizor, a cererilor de asistenţă specială, ale cumpărătorului.

Pentru cumpărător, sursele mari prezintă o serie de avantaje specifice: disponibilitatea potenţială a unor capacităţi de producţie pentru onorarea comenzilor suplimentare sau urgente ale cumpărătorului; posibilitatea ca furnizorul să pună la dispoziţia clientului echipamente şi cunoştinţe speciale; riscul scăzut al dependenţei furnizorului de client.

Cumpărarea din surse externe are un grad de dificultate mai mare comparativ cu aprovizionarea din surse externe pe piţa internă. În esenţă dificultăţile se referă la următoarele:

Comunicarea dintre părţi. Firmele cumpărătoare se confruntă adesea cu: diferenţele de limbă; distanţele mari faţă de furnizori, care diminuează posibilitatea contactelor directe; diferenţele de fus orar, care afectează programarea contactelor telefonice; stilurile de comunicare diferite.

Negocierea contractelor. Specificul cultural şi stilurile de negociere distincte influenţează desfăşurarea şi rezultatele negocierii. Frecvent, durata negocierii contractelor este mai mare decît în cazul surselor de pe piaţa internă.

Logistica. Fluxul mărfurilor şi informaţiilor conexe este afectat de: complexitatea aranjamentelor de transport internaţional; costurile mari; incertitudinea livrărilor la termenele stabilite; problemele din domeniul procurării pieselor de schimb; procedurile de returnare a produselor defecte.

Reglementările în vigoare. Firma cumpărătoare trebuie: să aplice procedurile de import; să obţină licenţele de import necesare; să respecte reglementările referitoare la taxe vamale, taxa pe valoarea adăugată şi alte taxe.

De asemenea, este necesar ca firma cumpărătoare,împreuna cu furnizorul: să stabilească legea care va guverna tranzacţia (legea ţării exportatoare sau a celei importatoare, de regulă legea ţării în care a fost elaborat contractul); să clarifice aranjamentele privind arbitrajul; să definească termenii şi condiţiile aplicabile anulării contractului; să determine modul de protejare a cumpărătorului de deteriorarea produselor.

Cursul de schimb. Costul mărfurilor cumpărate poate varia în condiţiile fluctuaţiilor cursului de schimb. Este necesară alegerea valutei adecvate în care este exprimat preţul şi va fi realizată plata, precum şi adoptarea unei politici de evitare sau împărţire a riscurilor determinate de astfel de fluctuaţii.

Documentaţiile necesare. În comparaţie cu achiziţionarea produselor de pe piaţa internă, în cazul importurilor se impune utilizarea unor documente speciale. Ca exemple pot fi considerate: certificatele de origine, formularele de intrare în vamă, conosamentul etc.

Pentru dezvoltarea capacităţii firmei de a cumpăra din surse externe şi îmbunătăţirea sistemului informaţional, este necesară pregătirea personalului propriu, apelarea la experţi sau importatori care cunosc ariile geografice vizate. În cazul firmelor mari, un impact favorabil are crearea unor birouri de cumpărare sau a unor filiale externe.

Analiza relaţiilor dintre cumpărător şi vînzător

În procesul de elaborare a strategiei de cumpărare, este necesară stabilirea tipurilor de relaţii pe care firma clientă le va avea cu furnizorii.

Obiectivele unei relaţii de parteneriat urmăresc îmbunătăţirea următoarelor aspecte:

• designul şi calitatea produsului;
• termenele de livrare;
• costul producţiei;
• costurile de exploatare;
• nivelul stocurilor;
• fluxul de numerar;
• disponibilitatea resurselor şi aptitudinilor.

Comparativ cu relaţiile tradiţionale, parteneriatul determină schimbări de profunzime în domeniul cumpărării. Furnizorul şi clientul promovează obiective de interes reciproc, pe termen lung. Preţul cel mai scăzut nu este principalul aspect considerat de cumpărător. Parteneriatul are rezultate favorabile pentru ambele părţi.

Pentru cumpărător sunt importante următoarele avantaje: asigurarea unei calităţi constante; continuitatea asigurării produselor necesare, prin aranjamente de durată; posibilitatea planificării unor îmbunătăţiri pe termen lung, în locul negocierii unor avantaje pe termen scurt; accesul la tehnologia furnizorului; investiţiile realizate de furnizor pentru îndeplinirea obiectivelor comune; facilitarea soluţionării problemelor printr-o comunicare continuă şi deschisă.

La rîndul său, furnizorul este cointeresat să promoveze relaţii de parteneriat cu firmele cliente, datorită următoarelor avantaje: posibilitatea planificării în avans a activităţii şi a efectuării de investiţii; îmbunătăţirea produselor şi serviciilor proprii, prin cooperarea cu clienţii cheie; participarea în procesul de proiectare al firmei cliente; soluţionarea în comun a problemelor printr-o bună comunicare; efectuarea de client a investiţiilor necesare îndeplinirii obiectivelor comune.

Cumpărarea bazată pe relaţiile de parteneriat este recomandată pentru: produsele cu cea mai mare pondere în valoarea cumpărărilor; articolele şi serviciile de importanţă vitală, indiferent de preţul lor; produsele cu un grad înalt de complexitate tehnică, al căror management necesită mult timp, eforturi şi resurse considerabile; produsele şi serviciile noi, care pot implica posibili parteneri; domeniile în care schimbările sunt rapide, iar cunoaşterea tehnologiei viitoare, a tendinţelor şi a legislaţiei sunt critice; pieţele restric-ţionate, care au un număr mic de furnizori de încredere şi competenţi, iar relaţiile strînse cu furnizorii existenţi sau cu noi furnizori pot îmbunătăţi siguranţa aprovizionării.

Stabilirea şi dezvoltarea relaţiilor de parteneriat impune un demers atent planificat, din partea cumpărătorului. Acest fapt nu exclude iniţiativa furnizorului de a stabili un parteneriat cu clienţii, ca parte a strategiei sale de marketing.

Pentru buna derulare a relaţiilor de parteneriat sunt convenite următoarele proceduri administrative: un grup de control care să urmărească derularea relaţiilor de parteneriat şi să asigure dezvoltarea lor; o echipă de soluţionare a problemelor; întîlniri periodice la toate nivelurile, cu managementul care monitorizează întregul proces.

Firmele ce recunosc importanţa dezvoltării unor relaţii adecvate, cu sursele de furnizare pot gestiona eficient şi eficace cumpărarea produselor necesare. Promovarea unor relaţii de parteneriat are potenţialul de a adăuga valoare în cadrul canalului de marketing şi de a spori capacitatea firmei de a îndeplini aşteptările propriilor clienţi.

Identificarea, evaluarea şi selecţia furnizorului

Profesioniştii în domeniul cumpărării afirmă adesea că „ orice firmă are furnizori pe care îi merită ”. Performanţele furnizorului reflectă modul în care clienţii îl tratează pe furnizor şi aşteptările cumpărătorilor faţă de furnizori.

În rezultatul procesului de alegerea a furnizorului profesioniştii în domeniul cumpărării parcurg următoarele etape:

Indentificarea furnizorilor existenţi - pe baza informaţiilor din afară şi din interiorul organizaţiei firma cumpărătoare stabileşte o listă a candidaţilor existenţi . Sursele de informare sunt destul de variate: anuarele statistice, baza de date, tîrgurile şi expoziţiile, specialiştii propriei firmei.

Stabilirea criteriilor de selecţie - Înainte de a trece la evaluarea furnizorilor indentificaţi firma cumpărătoare formulează criteriile de selecţie ce vor fi aplicate tuturor firmelor vînzătoare. Formularea criteriilor se realizează pe baza colaborării specialiştilor în cumpărări cu cei din alte sectoare funcţionale ale firmei. Rezultatele acestei etape este lista criteriilor de selecţie care precizează totodată importanţa fiecărui criteriu în procesul de evaluare.

Evaluarea preliminară - După ce au fost stabilite criteriile de selecţie se desfăşoară o cercetare cu caracter exploratoriu care are ca scop înlăturarea din procesul de selecţie a candidaţilor care în mod evident nu pot îndeplini cerinţele firmei cumpărătoare. Informaţiile care stau la baza acestei analize preliminare sunt obţinute din surse publicate şi din interviuri cu specialiştii din interiorul sau din afara firmei.

Totuşi această etapă permite evitarea risipei de resurse specific situaţiei în care toţi furnizorii care au fost identificaţi drept candidaţi fac obiectul unei analize în profunzime. La finalul acestei etape este elaborată lista furnizorilor calificaţi.

Evaluarea detaliată - Fiecare firmă în lista furnizorilor calificaţi este analizată în detaliu. Firma cumpărătoare îi contactează pe aceşti furnizori pentru obţinerea de informaţii suplimentare, prin intermediul unor chestionare. Pe baza analizei comparative a informaţiilor furnizate de vînzător şi informaţiile financiare şi comerciale obţinute din alte surse sunt stabiliţi furnizorii potriviţi din perspectiva necesităţilor cumpărătorului şi a interesului manifestat faţă de afacerea firmei clientele. Numai furnizorii consideraţi adecvaţi suni vizitaţi de o echipă a firmei cumpărătoare.

Selecţia furnizorilor. În funcţie de informaţiile obţinute în cadrul vizitelor, sunt respinşi o serie de furnizori, care vor fi notificaţi în privinţa deciziei şi a motivelor respingerii lor. Rezultatul procesului de selecţie constă în stabilirea listei furnizorilor aprobaţi. Identificarea furnizorilor existenţi pe piaţă presupune obţinerea de informaţii din afara şi din interiorul organizaţiei.

În continuare, sunt prezentate principalele surse de informaţii la care poate apela cumpărătorul:

Sursele secundare din interiorul organizaţiei

Informaţiile din surse proprii sunt adesea foarte limitate. Totuşi, sursele secundare din interiorul organizaţiei oferă posibilitatea obţinerii de informaţii în mod rapid şi la costuri minime. în această categorie se includ: bazele de date create în cadrul organizaţiei, referitoare la furnizori (care conţin fişiere despre furnizorii actuali, furnizorii agreaţi de firmă, furnizorii respinşi în evaluări anterioare etc.); notele interne; publicaţia firmei.

Sursele primare din interiorul organizaţiei

O serie de informaţii cantitative şi/sau calitative pot fi culese prin intermediul unei cercetări directe în rîndul specialiştilor firmei. Sunt valorificate astfel potenţialul informa-ţional propriu şi experienţa dobîndită în diferite arii funcţionale. Surse de informaţii primare sunt consideraţi specialiştii din domeniul producţiei, forţa de vînzare, personalul tehnic, inginerii proiectanţi etc. în cadrul organizaţiilor de mari dimensiuni, care cuprind mai multe unităţi strategice de afaceri, o sursă importantă de informaţii sunt celelalte unităţi responsabile de cumpărări.

Sursele secundare din afara organizaţiei

În funcţie de obiectivele şi strategia sa de cumpărare, firma poate utiliza surse referitoare la piaţa internă şi/sau la piaţa internaţională.

Profesioniştii cumpărărilor au la dispoziţie numeroase surse secundare:

Cataloagele proprii ale producătorilor şi comercianţilor

Informaţiile prezentate se referă la firmă şi oferta sa. Unele cataloage conţin informaţii tehnice detaliate. Furnizorii realizează fie un catalog compact, care include întreaga ofertă proprie, fie o serie de cataloage separate, individualizate pentru fiecare linie de bunuri sau servicii. Firmele cumpărătoare pot primi cataloagele la cerere sau în absenţa unei solicitări, în cadrul unor campanii de mailing organizate de furnizor, pentru promovarea produselor sale.

Anuarele de firme

In cazul produselor noi, comenzilor ocazionale sau produselor necesare urgent, informaţiile despre furnizorii existenţi pe piaţă sunt obţinute din surse special publicate în acest scop. Datele prezentate în anuare sunt foarte generale, aceste surse fiind folosite ca punct de pornire în orice cercetare privind identificarea de furnizori potenţiali.

Sursele de tip "Pagini Galbene”

Informaţiile oferite de "Paginile Galbene” se referă la o mare diversitate de furnizori de bunuri şi servicii, existenţi la nivelul unei ţări. Cu ajutorul acestor surse, cumpărătorii pot obţine date despre denumirea firmelor, adresa lor, posibilităţile de contactare şi informaţii sintetice despre oferta specifică. Un dezavantaj al "Paginilor Galbene" este faptul că nu prezintă, pentru o anumită ramură sau zonă, o imagine asupra tuturor firmelor existente sau ierarhiei lor.

Publicaţiile de specialitate

Articolele din revistele specializate sunt folosite ca sursă de informaţii despre noile produse apărute pe piaţa internă şi mondială, existenţa unor materiale substituent, tendinţele pe piaţa de aprovizionare, performanţele firmelor şi ierarhia lor. Cumpărătorii pot afla astfel schimbările din politica şi personalul furnizorilor. în afara informaţiilor prezentate în articole, publicaţiile de specialitate includ numeroase inserţii publicitare ale firmelor care îşi promovează produsele şi serviciile.

Bazele de date

Numeroase firme apelează la baze de date offline şi online, deoarece ele conţin informaţii actualizate şi permit utilizarea mai eficientă a spaţiului folosit anterior pentru colecţiile de referinţe ample.

Sursele primare din afara organizaţiei. In această categorie se înscriu următoarele surse principale:

Tîrgurile şi expoziţiile. Pentru cumpărător, reprezintă posibilitatea de a compara ofertele diferiţilor furnizori concurenţi şi de a discuta cu reprezentanţii firmelor vînzătoare. Cataloagele expoziţiilor şi saloanelor specializate oferă detalii despre principalii furnizori dintr-un anumit domeniu şi constituie un element de referinţă pentru specialiştii responsabili de cumpărări.

Agenţii de vînzări. încadrarea lor în categoria surselor primare este determinată de faptul că agenţii de vînzări ai firmelor furnizoare cunosc foarte bine produsele şi serviciile postvînzare ale firmei pe care o reprezintă. în plus, ei posedă informaţii valoroase privind oferta furnizorilor concurenţi, punctele forte şi limitele acestora.

Agenţii de cumpărări. O sursă potenţială informală sunt profesioniştii din alte firme, care sunt responsabili de activitatea de cumpărare. Ei prezintă avantajul că pot orienta eforturile de identificare a furnizorilor, în direcţia potrivită.

Firmele specializate. Informaţiile necesare pot fi obţinute pe baze comerciale, cu ajutorul unor firme specializate. De exemplu, pentru pieţele externe, Dun and Bradstreet oferă servicii de identificare a produselor şi de verificare a creditului pentru furnizorii potenţiali.

Furnizorii potenţiali. Informaţii actuale şi corecte pot fi obţinute direct de la furnizorii posibili. Pentru procurarea unui produs nou, pot fi contactaţi şi furnizorii actuali ai firmei, de la care aceasta cumpără deja o serie de produse necesare.

Alte surse. Firma cumpărătoare poate solicita informaţii referitoare la furnizorii existenţi pe piaţa internă sau internaţională unor surse ca: asociaţiile patronale, organizaţiile specializate (de exemplu, în Japonia, există JETRO - Japanese Externai Trade Organization), camerele de comerţ şi industrie, asociaţiile profesionale ale specialiştilor dintr-un anumit domeniu, ataşaţii comerciali ai ambasadelor.

Criteriile de selecţie a furnizorilor se stabilesc în funcţie de condiţiile concrete şi de obiectivele pe care le urmăreşte firma cumpărătoare. Din acest motiv, pentru fiecare proces de selecţie va fi stabilită o listă specifică de criterii. Criteriile standard de calitate, preţ şi livrare sunt necesare, dar nu mai sunt suficiente.

Criteriile standard sunt adecvate pentru cumpărarea tranzacţională, focalizată pe termenul scurt. Selectarea de parteneri impune considerarea unor criterii care să evalueze:

• performanţa pe termen lung;
• potenţialul de inovare şi perfecţionare;
• gradul de implicare, deschidere şi încredere.

În procesul de elaborare a chestionarilor de evaluare, pot fi urmărite următoarele aspecte caracteristice viziunii pe termen lung:

• aspecte financiare - performanţa economică, stabilitatea financiară;
• strategia şi cultura organizaţională - sentimentul de încredere, atitudinea managementului, viziunea despre viitor, strategia, compatibilitatea managementului de la nivelul superior, compatibilitatea dintre nivelurile şi funcţiile firmei cumpărătoare şi furnizoare, structura organizatorică şi personalul furnizorului;
• aspecte tehnologice - facilităţile de producţie actuale, capacităţile de producţie viitoare, capacitatea de proiectare, viteza de dezvoltare;
• alte aspecte - siguranţa furnizorului, referinţele de afaceri, baza de clienţi a furnizorului.

În cazul firmelor care doresc să fie înscrise în lista de furnizori aprobaţi, a organizaţiei cumpărătoare, este posibilă obţinerea de informaţii suplimentare prin intermediul unui chestionar special elaborat. Pot fi solicitate date referitoare la:

• coordonatele generale ale firmei - denumirea, adresa completă a sediului şi a unităţilor de producţie, numerele de telefon şi fax, data înfiinţării, apartenenţa la un grup de firme, forma juridică a companiei, tipul de capital, cifra de afaceri din ultimii trei ani etc;
• personalul firmei - numele şi responsabilităţile directorilor, numărul total de salariaţi, personalul administrativ şi cel direct productiv etc;
• experienţa firmei - date privind bunurile/ serviciile care prezintă interes pentru firma cumpărătoare, precum şi clienţii firmei vînzătoare, pentru respectivele bunuri / servicii;
• facilităţile de care dispune - unităţile de producţie, echipamentele, sistemul informatic, comunicaţiile etc.

În procesul de evaluare, pentru a se asigura că furnizorul potenţial are capacitatea de a-i îndeplini exigenţele, firma cumpărătoare poate obţine informaţii din surse publicate sau nepublicate, referitoare în special la situaţia financiară. Sursele la care poate recurge cumpărătorul sunt: rapoartele de firmă, bilanţurile şi referinţele.

Orice vizită la furnizor trebuie să fie pregătită în prealabil pe baza unei cercetări de birou. Vizita oferă o confirmare a informaţiilor deja obţinute şi permite obţinerea de informaţii suplimentare.

Cu ocazia unei vizite la furnizor, sunt urmărite următoarele arii principale:

Atitudinea personalului. Calitatea activităţii personalului este direct influenţată de atitudinea sa. Moralul angajaţilor este reflectat de:

• gradul de satisfacţie sau insatisfacţie;
• energia şi interesul pentru soluţionarea problemelor şi desfăşurarea activităţilor;
• gradul de interes al personalului de conducere în privinţa serviciilor pentru clienţi.

Echipa de observatori urmăreşte totodată gradul de utilizare a resurselor umane, respectiv intensitatea activităţii desfăşurate de fiecare lucrător, precum şi existenţa unui exces de personal.

Echipamentul de producţie. Sunt observate cu atenţie: gradul de noutate al echipamentelor; măsura în care sunt bine întreţinute sau uzate; prezenţa tipurilor de utilaje necesare pentru satisfacerea cerinţelor firmei cumpărătoare; existenţa unei capacităţi suficiente pentru producţia cantităţilor dorite; existenţa unor dispozitive dezvoltate cu forţe proprii.

Pregătirea personalului de supraveghere. Dialogul cu şefii de secţie poate indica nivelul cunoştinţelor tehnice de care dispun. Se pot obţine informaţii despre capacitatea lor de a îmbunătăţi procesele şi activităţile pe care le coordonează.

Controlul calităţii. Această arie este investigată pentru a stabili capacitatea furnizorului de a onora nivelul cerinţelor de calitate ale firmei cumpărătoare. Sunt culese informaţii despre:

• controlul calităţii materialelor utilizate;
• tehnicile de control folosite;
• frecvenţa controalelor pe parcursul ciclului de fabricaţie;
• realizarea controlului statistic al calităţii.

Gospodărirea internă. Modul de amenajare interioară, gradul de ordine şi curăţenie indică atenţia acordată de management pentru procesul de planificare şi control. O bună gospodărire inspiră încredere cumpărătorului, în privinţa asigurării calităţii şi a continuităţii activităţii.

Competenţa personalului tehnic. Evoluţia firmei depinde de cunoaşterea tendinţelor tehnice din domeniul său de activitate. Dialogul cu personalul de cercetare şi proiectare oferă o imagine despre măsura în care cunoaşte noile materiale şi echipamente apărute pe piaţă, noutăţile în domeniul proceselor tehnologice, precum şi despre capacitatea de anticipare a evoluţiilor viitoare.

Competenţa managementului. Importanţa acestei arii decurge din influenţa pe care o exercită calitatea managementului asupra tuturor celorlalte arii investigate. În plus, abilităţile de comunicare şi deschiderea spre cooperare ale managementului firmei cliente sunt atent analizate de cumpărător datorită impactului asupra relaţiilor viitoare dintre părţi.

Ca urmare a evaluării detaliate a furnizorilor calificaţi, firma cumpărătoare stabileşte lista furnizorilor aprobaţi. începerea relaţiei cu un anumit furnizor se va realiza probabil printr-o comandă de probă.