Contabilitatea – principalul sistem informaţional

Noţiuni privind contabilitatea şi rolul ei în sistemul informaţional

Sistemul informaţional economic reprezintă un ansamblu organizat de informaţii economice complexe, care se obţin prin prelucrare de date furnizate din anumite surse şi care sînt necesare pentru organizarea, conducerea şi desfăşurarea activităţii economice.

În prezent, luarea deciziilor la nivelul agenţilor economici se bazează pe informaţia privind situaţia financiară şi rezultatele activităţii întreprinderii, care este furnizată de sistemul informaţional de culegere, prelucrare, generalizare şi transmitere a datelor numit contabilitate. Contabilitatea culege informaţiile primare, le prelucrează aplicînd metodele şi procedeele sale specifice şi le prezintă utilizatorilor sub formă de rapoarte financiare.

În funcţie de gradul şi caracterul interesului financiar, utilizatorii informaţiei financiare se clasifică în utilizatori interni şi externi.

Utilizatorii interni cuprind persoanele care participă la gestionarea întreprinderii la toate nivelele şi poartă răspundere pentru realizarea obiectivelor propuse. Acest grup cuprinde: managerii, contabilii, specialişti în domeniul planificării şi analizei economico-financiare, şefii subdiviziunilor, membrii organelor de conducere (Consiliul de directori sau alt organ), proprietarii întreprinderii. Informaţia financiară are un impact direct asupra deciziilor pe care le adoptă utilizatorii interni.

Grupa utilizatorilor externi se divizează în două categorii:

• utilizatori cu interes financiar direct;
• utilizatori cu interes financiar indirect.

În categoria utilizatorilor externi cu interes financiar direct intră:

• investitorii - care în baza informaţiei financiare iau decizia de a investi sau nu mijloace în această întreprindere;
• creditorii (instituţii financiar-bancare, furnizorii) - pe care îi interesează capacitatea de plată a întreprinderii, probabilitatea rambursării la timp şi integral creditele şi datoriile pentru mărfurile livrate, serviciile prestate,
• cumpărătorii - care îşi doresc relaţii de durată cu furnizori stabili care sînt în stare să le satisfacă necesităţile din punct de vedere cantitativ cît şi calitativ.
• Categoria utilizatorilor cu interes financiar indirect se compune din:
• organele fiscale şi de control – care urmăresc corectitudinea calculării şi achitarea în termen la buget a impozitelor, taxelor şi contribuţiilor de asigurări sociale şi medicale.
• organele statistice – care generalizează dările de seamă statistice prezentate de întreprinderi şi calculează indicatori macroeconomici la nivel de ramură şi ţară;
• organele de reglementare cum sînt Comisia Naţională pentru Valori Mobiliare, Agenţia Naţională de Reglementare în Energetică şi altele care reglementează anumite domenii de activitate economică.

Totodată, există utilizatori interni cu interes financiar indirect cum ar fi salariaţii întreprinderii şi organele sindicale – care nu au acces direct la informaţia financiară, dar bunăstarea cărora depinde de situaţia economică a întreprinderii.

Datorită caracterului real, exact, complet şi operativ pe care îl are informaţia contabilă, şi ţinînd cont de rolul de suport pentru deciziile care se iau la întreprindere şi în afara acesteia, contabilităţii îi revine rolul de sistem informaţional principal al întreprinderii.

Evoluţia evidenţei contabile

Momentul apariţiei contabilităţii ca ştiinţă se consideră sec. XV odată cu apariţia primelor lucrări consacrate contabilităţii în care erau descrise regulile înregistrărilor în registrele contabile şi principiul dublei înregistrări. Autorii acestor cărţi au fost Benedict Cotrulli (lucrarea “Cu privire la comerţ şi comerciantul onest”) şi Luca Paciolo (“Tratat de contabilitate în partidă dublă”). Unele procedee ale contabilităţii datează încă din antichitate însă aceşti autori au fost primii care au sistematizat cunoştinţele despre contabilitate. Contabilitatea nu a apărut din dorinţa cuiva, ci din necesitatea de a cunoaşte în expresie cantitativă şi valorică operaţiile economice şi rezultatul economic ce se obţine din aceste operaţii.

Iniţial contabilitatea s-a manifestat ca un instrument de informare doar a proprietarului. La acea vreme nu exista o delimitare strictă dintre patrimoniul întreprinderii şi patrimoniul proprietarului, nu existau standarte conform cărora să fie organizată evidenţa contabilă şi nu exista noţiunea de perioadă de gestiune. Treptat, odată cu dezvoltarea manufacturilor şi a industriei, s-a lărgit cercul de utilizatori, s-au diversificat metodele şi procedeele contabile, iar contabilitatea a căpătat titlul de ştiinţă cu obiect şi metodă proprie şi totodată a apărut o nouă profesie – profesia de contabil.

În prezent activitatea întreprinderii nu poate fi concepută fără o evidenţă contabilă bine organizată, iar rolul contabilul se extinde de la un simplu socotitor, registrator al operaţiilor economice la persoana ce se ocupă de planificare, analiză, control intern şi furnizează informaţii utile pentru luarea de decizii manageriale. Dacă anterior scopul principal era asigurarea integrităţii patrimoniului, în prezent accentul se pune pe aprecierea eficienţei operaţiunilor economice, iar contabilitatea devine un instrument puternic de control şi gestiune.

Funcţiile evidenţei contabile

Contabilitatea , ca mijloc de culegere, sintetizare şi prezentare a informaţiei financiare, în cadrul sistemului de gestiune a întreprinderii îndeplineşte următoarele funcţii:

Funcţia de informare , reprezintă funcţia de bază a contabilităţii şi constă în culegerea, prelucrarea şi furnizarea informaţiei privind fenomenele şi activităţile economice ce au loc la întreprindere. Informaţia furnizată de contabilitate se utilizează pe larg pentru planificarea, elaborarea de strategii şi tactici de acţionare în viitor, analiza economico-financiară etc.

Pentru ca informaţia furnizată de contabilitate să fie utilă, ea trebuie să corespundă anumitor cerinţe cum sînt:

• autenticitatea – informaţia prezentată trebuie să fie veridică, uşor controlabilă;
• neutralitatea – informaţia trebuie să reflectă obiectiv procesele şi fenomenele ce au loc la întreprindere indiferent de interesele unor grupe de persoane;
• importanţa (esenţialitatea) – se manifestă prin posibilitatea influenţei informaţiei asupra luării deciziilor;
• oportunitatea – informaţia trebuie prezentată la momentul potrivit, fără întîrzieri;
• verificabilitatea – posibilitatea verificării informaţiei;
• comparabilitatea – posibilitatea comparării informaţiei în timp (în raport cu alte perioade de gestiune) şi spaţiu (în raport cu indicatorii altor întreprinderi);
• claritatea – informaţia trebuie să fie uşor de înţeles, utilizatorii nu trebuie se depună eforturi mari pentru înţelegerea informaţiei furnizate de contabilitate.

Funcţia de control – este legată de prima funcţie şi constă în verificarea modului de păstrare şi utilizare a resurselor întreprinderii. Funcţia dată poate fi realizată în cazul în care sînt stabilite anumite norme şi normative, bugete de care trebuie să se conducă personalul întreprinderii în activitatea sa. Prin compararea indicatorilor efectivi cu cei planificaţi se determină abaterile şi cauzele acestora.

De exemplu: pot fi stabilite norme pentru consumurile de materiale, energie electrică, retribuire a muncii. În caz de respectare a normelor lucrătorii întreprinderii pot fi stimulaţi, iar în caz de încălcare a lor – sancţionaţi. Acest fapt ar contribui la utilizarea cît mai eficientă a resurselor întreprinderii.

Funcţia analitică – se manifestă prin faptul că în baza informaţiei furnizate de contabilitate se calculează un şir de indicatori care caracterizează situaţia financiară a întreprinderii şi în baza cărora conducerea întreprinderii adoptă deciziile respective sau întreprinde anumite măsuri referitoare la politica de investire, politica de dividende, politica de creditare a cumpărătorilor etc.

În condiţiile economiei de piaţă şi a concurenţei aspre această funcţie capătă o importanţă deosebită în lupta concurenţială şi contribuie la sporirea eficienţei afacerii. Totodată cunoaşterea operaţiilor economice ce au avut loc permit efectuarea de prognoze şi evaluări privind tendinţele de dezvoltare în viitor a proceselor şi fenomenelor economice.

Funcţia juridică – reiese din funcţia de informare, deoarece în procesul de evidenţă operaţiile economice se înregistrează în anumite documente, care mai apoi, în caz de litigiu, servesc ca probă ce confirmă realitatea înfăptuirii operaţiilor economice şi stabilesc drepturile şi obligaţiile părţilor.

Principiile de bază ale contabilităţii

În scopul creării unei imagini fidele a patrimoniului, a situaţiei financiare şi a rezultatelor obţinute de către întreprindere este necesar de respectat următoarele principii contabile:

• principiul continuităţii activităţii – potrivit căruia se presupune că întreprinderea îşi continuă în mod normal activitatea într-un viitor previzibil. În acest caz se presupune că întreprinderea nu are intenţia şi nici necesitatea de a-şi reduce considerabil sau a-şi sista activitatea. Acest principiu decurge din faptul că întreprinderile, de obicei, se creează pe un termen nelimitat. Principiul continuităţii activităţii influenţează modul în care se evaluează activele în bilanţ. De exemplu: În mod normal mijloacele fixe se reflectă în bilanţ la valoarea de bilanţ, care este egală cu diferenţa dintre valoarea de intrare şi suma uzurii acumulate. În cazul lichidării întreprinderii este necesar de evaluat mijloacele fixe la valoarea de lichidare (valoarea la care acestea pot fi vîndute), care, de regulă, este mai mică decît valoarea de bilanţ.
• principiul permanenţei metodelor – care presupune aplicarea consecutiv de la o perioadă la alta a aceloraşi reguli şi norme de evaluare, înregistrare în contabilitate şi prezentare în rapoartele financiare a elementelor patrimoniale şi a rezultatelor. Respectarea acestui principiu asigură comparabilitatea în timp a indicatorilor economici. De regulă, regulile, procedeele şi metodele contabilităţii sînt fixate în politica de contabilitate a întreprinderii. În caz de modificare a unei metode este necesar de calculat influenţa acestei modificări în expresie bănească, iar la efectuarea comparărilor dintre indicatori calculaţi după diferite metode de efectuat recalculările respective.
• principiul specializării exerciţiului – în virtutea căruia, veniturile şi cheltuielile se înregistrează în contabilitate atunci cînd au avut loc operaţiile economice care au generat aceste venituri şi cheltuieli, indiferent de momentul efectiv de încasare sau plată a banilor.
• principiul prudenţei – nu admite supraevaluarea veniturilor şi activelor întreprinderii şi subevaluarea cheltuielilor şi datoriilor. De exemplu: Lipsurile de valori materiale depistate în urma inventarierii se constată ca cheltuieli imediat după depistarea acestor, iar veniturile din recuperarea daunelor materiale – numai după ce se obţine acordul în scris a persoanei vinovate sau hotărîrea judecăţii privind recuperarea daunei materiale.
• Prioritatea conţinutului asupra formei – presupune că toate operaţiunile economice trebuie reflectate în contabilitate pornind de la conţinutul economic al acestora, chiar dacă forma juridică prevede o altfel de interpretare. De exemplu: Mijloacele fixe primite în leasing financiar (cu drept de răscumpărare) nu se află în proprietatea locatarului (persoana care ia în locaţiune), dar se reflectă în bilanţul acestuia, ci nu a locatarului (persoana care dă în locaţiune). Aceasta se explică prin faptul că avantajele economice pe parcursul unei perioade îndelungate le primeşte locatarul.
• Principiul necompensării constă în excluderea compensării reciproce între active şi datorii, precum şi între venituri şi cheltuieli.
• Principiul concordanţei – prevede ca cheltuielile să fie reflectate în contabilitate concomitent cu veniturile generate de aceste cheltuieli în cadrul unei tranzacţii de vînzare.
• Esenţialitatea – conform căruia în rapoartele financiare trebuie reflectate toate posturile importante pentru luarea deciziilor. Posturile cu un grad de semnificaţie mic pot să nu fie reflectate. De exemplu: Rapoartele financiare publicate de întreprinderile mari pot fi exprimate în mii lei, deoarece sumele mici nu influenţează luarea de decizii.

Poziţia contabilităţii în cadrul ştiinţelor economice

Contabilitatea este o ştiinţă socială cu aplicarea practicii economice. Din aceste considerente francezul Leo-Paul Lauzon consideră că prin natura şi funcţiile ei contabilitatea este în acelaşi timp o ştiinţă socială şi o ştiinţă aplicativă.

Contabilitatea reflectînd fenomenele economice şi mişcarea elementelor patrimoniale, ea devine o ştiinţă a gestiunii şi controlului economic, un instrument al administrării şi conducerii întreprinderii. După cum menţionează Emil Horomnea „Contabilitatea nu se poate substitui managerului, dar oferă acestuia informaţiile esenţiale pentru procesele decizionale. Mai mult, ea exprimă într-o maneră obiectivă calitatea conducerii, gradul de legitimitate al acesteia”.

Contabilitate totodată influenţează alte ştiinţe. După cum afirmă suedezul Iohan Galtung „din punct de vedere istoric, nu încape nici o îndoială că din contabilitate sau dezvoltat ulterior toate celelalte ştiinţe economice”.

Contabilitatea este legată în primul rînd cu ştiinţele economice. Contabilitatea se sprijină, în primul rînd, pe aşa ştiinţe cum este matematică, dreptul şi economia politică.

Contabilitatea este strîns legată de matematică, deoarece în evidenţa contabilă se aplică o serie de procedee împrumutate de la această ştiinţă (operaţiile aritmetice, statistica matematică etc.).

Contabilitatea utilizează instrumentul matematic la calculele privind întocmirea conturilor contabile, calcularea costurilor de producţie, determinarea rezultatului financiar ş.a.

Contabilitatea are tangenţă şi cu disciplinele de drept, deoarece toate operaţiunilor economice efectuate la întreprindere se reglementează de legislaţia în vigoare. Efectuarea operaţiunilor economice dă naştere la anumite raporturi de drept ce sînt reglementate de ramurile dreptului cum sînt dreptul civil, dreptul muncii, dreptul vamal, drept economici etc.

Contabilitatea consemnînd în expresie cifrică fenomenele economice se bazează pe normele speciale stabilite de dreptul economic. De exemplu, o intrare de bunuri se efectuează în baza unui contract juridic, care generează obligaţiuni faţă de furnizorul acestor bunuri. Totodată, dacă întreprinderea a primit o donaţie, beneficiarul va constata în contabilitate creştere de stoc sau de imobilizări fără a crea concomitent obligaţii de plată faţă de donator. La rîndul său, beneficiarul va trece aceste donaţii la veniturile lui. Aceste reguli juridice totdeauna se completează cu normele contabile de reflectare a operaţiunilor economice, stabilite în Standardele Naţionale de Contabilitate ori alte acte normative.

La baza teoretică a contabilităţii se găseşte Economia Politică. Contabilitatea preia de la economia politică noţiunile economice, inclusiv categoriile economice, pe care aceasta le fundamentează.

Contabilitatea se află într-o legătură strînsă şi cu alte ştiinţe.

Contabilitatea reprezintă o parte componentă al sistemului informaţional managerial al întreprinderii. Orice management modern utilizează în mod frecvent informaţia obţinută şi sistematizată în contabilitate, reieşind din necesităţile acestuia. În aşa mod contabilitatea reprezintă cea mai importantă sursă de informare a unei entităţi economice. Funcţia de informare a contabilităţii realizează legătura dintre această ştiinţă şi managementul, prognoza economică, marketingul, deoarece în baza informaţiei furnizate de contabilitate se ia decizii întemeiate privind gestiunea şi conducerea activităţii economice.

Contabilitatea a împrumutat de la statistica social-economică procedeele metodologice de grupare, selectare etc. Totodată organele statistice folosesc informaţia din contabilitate pentru determinarea unor indicatori generalizatori pe ramuri şi pe economia naţională.

Tot mai larg se utilizează tehnica de calcul în automatizarea evidenţei contabile, ceea ce dă naştere unei legături dintre contabilitate şi informatică. Contabilul trebuie să cunoască la nivel mediu computerul pentru a fi în stare să pună sarcini în faţa programatorilor în realizarea unui obiectiv sau altul.

Semnificativă este interferenţa contabilităţii cu aşa discipline ca bazele tehnologiei şi merceologia, mai ales în cazul evidenţe contabile a unui proces de producţie specific. Cunoaşterea procesului tehnologic în linii generale este indispensabilă pentru organizarea contabilităţii în aşa cazuri.

Totodată contabilitatea operează cu aşa noţiuni ca preţuri, costuri, profit, rentabilitate, termeni împrumutaţi de la disciplinele profesionale generale – teoria economică, microeconomia, macroeconomia, care le redau în mod mai aplicativ decît economia politică.