Documentaţia ca element al metodei contabilităţii

Noţiuni şi funcţiile documentelor

Una din particularităţile distinctive ale contabilităţii este urmărirea şi reflectarea totală şi permanentă a operaţiunilor economice în scopul obţinerii datelor necesare pentru ţinerea contabilităţii curente şi exercitarea controlului asupra acestora. Aceasta se realizează prin intermediul documentaţiei care este un procedeu al metodei contabilităţii ce asigură cunoaşterea fenomenelor şi proceselor economice, caracteristicilor acestora şi a implicaţiilor pe care ele le produc.

Orice operaţie economică referitoare la existenţa şi mişcarea elementelor patrimoniale al întreprinderii, pentru a putea fi înregistrată în conturi, trebuie să fie consemnată mai întîi într-un document care atestă înfăptuirea ei. Documentul primar serveşte pentru confirmarea documentară (pe suport de hîrtie sau în formă electronică) care justifică efectuarea operaţiunii economice, acordă dreptul de a o efectua sau certifică producerea unui eveniment.

Documentele primare se întocmesc în timpul efectuării operaţiunii, iar dacă aceasta este imposibil – nemijlocit după efectuarea operaţiunii sau după producerea evenimentului. Cerinţele de bază privind întocmirea documentelor sînt stipulate în Legea contabilităţii nr. 113-XVI din 27.04.2007.

Documentele de casă, bancare şi de decontare, precum şi a cele aferente datoriilor financiare, comerciale şi calculate se semnează unipersonal de conducătorul entităţii ori de două persoane cu drept de semnătură: prima semnătură aparţine conducătorului sau altei persoane împuternicite, a doua – contabilului-şef sau altei persoane împuternicite. În caz de necesitate semnăturile pe documentele menţionate se confirmă prin aplicarea ştampilei.

În lipsa funcţiei (postului) de contabil-şef, ambele semnături pe documentele menţionate se pun de conducătorul entităţii respective sau de alte persoane împuternicite. Răspunderea pentru informaţia ce se conţine în documentele primare o poartă persoanele care întocmesc şi/sau semnează aceste documentele.

Operaţiunile privind recepţionarea şi eliberarea valorilor materiale şi altor bunuri, precum şi a mijloacelor băneşti se reflectă într-un document primar, iar persoanelor fizice şi reprezentanţilor persoanelor juridice care participă la aceste operaţiuni li se eliberează copia documentului primar. Obligaţia de a asigura participanţii la operaţiunile economice cu copii se pune în sarcina agentului economic, instituţiei bugetare care efectuează această operaţiune (furnizorul materialelor, plătitorul de mijloace băneşti etc.).

Entitatea utilizează formulare tipizate de documente primare, aprobate de Ministerul Finanţelor. În lipsa formularelor tipizate sau dacă acestea nu satisfac necesităţile entităţii, entitatea elaborează şi utilizează formulare de documente, aprobate de conducerea ei.

În funcţie de natura operaţiunii economice pe care o reflectă, documentul conţine un set de elemente specifice operaţiunii respective. Tototdată, Legea contabilităţii stabileşte elementele obligatorii pe care trebuie să le conţină orice document justificativ:

• denumirea şi numărul documentului;
• data întocmirii documentului;
• denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al entităţii în numele căreia este întocmit documentul;
• denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al destinatarului documentului, iar pentru persoanele fizice – codul personal;
• conţinutul faptelor economice;
• etaloanele cantitative şi valorice în care sînt exprimate faptele economice;
• funcţia, numele, prenumele şi semnătura, inclusiv digitală a persoanelor responsabile de efectuarea şi înregistrarea faptelor economice..

În documentele primare care justifică operaţiunile de casă, bancare, de livrare şi achiziţie a bunurilor economice şi a serviciilor nu se admit corectări. Dacă la completarea documentului de casă sau de bancă s-a comis vre-o eroare el se lichidează şi se întocmeşte un document nou. Dacă greşeala s-a comis la completarea cecului bănesc pentru ridicarea numerarului acesta rămîne în carnetul de cecuri, însă pe el se indică că cecul este anulat. Apoi se completează alt cec.

În celelalte documente primare şi în registrele contabile corectările trebuie să fie stipulate. Textul sau suma greşită se taie cu o linie, astfel încît să se vadă ceea ce a fost scris iniţial, iar deasupra se indică textul sau suma corectă. Corectările se confirmă cu semnăturile persoanelor care au întocmit şi semnat iniţial documentul cu indicarea datei cînd s-a efectuat corectarea.

Clasificarea documentelor

Diversitatea operaţiunilor economice care pot avea loc la întreprindere şi a documentelor cu care acestea se confirmă impune clasificarea lor dup diferite criterii, şi anume:

După destinaţie:

• documente de dispoziţie , reprezintă documentele care conţin dispoziţii privind efectuarea operaţiunii economice: ordine, dispoziţii de încasare şi de plată, foi de parcurs, bonuri de lucru în acord. După efectuarea operaţiunii majoritatea documentelor de dispoziţie devin justificative. În acelaşi timp unele documente de dispoziţie nu certifică realizarea operaţiunilor economice, dar conţin numai dreptul ori indicaţiile privind efectuarea acestora, de aceea astfel de documente, cum sînt ordinele, dispoziţiile, procurile etc., nu pot servi drept temei pentru reflectarea operaţiunilor în contabilitate.
• documente justificative, cuprind documentele care certifică efectuărea operaţiunii economice: acte, facturi, rapoartele gestionarilor, facturile de expediţie şi fiscale etc.
• documente de perfectare contabilă, se întocmesc de contabilitate, de regulă, în baza documentelor de dispoziţie şi justificative. Aceste documente cuprind: situaţiile cumulative; calculele uzurii mijloacelor fixe; calculaţiile costului efectiv al produselor fabricate; documente speciale, destinate întocmirii formulelor contabile privind operaţiunile economice efectuate. Aceste documente servesc în calitate de mijloace tehnice la realizarea procesului contabil.
• documente combinate, sînt documentele în care se îmbină caracteristicile cîtorva tipuri de documente: de dispoziţie şi justificative, justificative şi de perfectare contabilă etc. Drept exemplu de document mixt poate să servească decontul de avans, care se întocmeşte de către titularii de avans, în care se îmbină funcţiile documentului justificativ, ce confirmă cheltuielile efectuate şi ale documentului de perfectare contabilă, care conţine formule contabile.

După locul de întocmire:

• documente externe, sosesc la întreprindere de la terţi – de la diferiţi parteneri în afaceri, organe fiscale şi alte organizaţii de stat. Aceste documente cuprind conturile spre plată, facturile fiscale, facturile de expediţie, certificatele calităţii şi alte documente, care însoţesc valorile materiale şi mărfurile sosite de la furnizori, dispoziţiile de plată, care confirmă primirea banilor de la cumpărători etc.
• documentele interne, se întocmesc nemijlocit la întreprindere. Acestea sînt documentele întocmite la întreprindere.

După conţinut şi rolul lor în cadrul procesului informaţional:

• documente primare, consemnează operaţiile economice în momentul şi la locul producerii lor. Ele îndeplinesc rolul de documente justificative, de exemplu: extrasul de cont, factura furnizorului etc.
• documente centralizatoare, se întocmesc pe baza documentelor primare în scopul grupării şi cumulării operaţiilor de acelaşi fel, dintr-o anumită perioadă.

După numărul operaţiilor pe care le cuprind:

• documente singulare, reflectă o singură operaţie economică, de exemplu bonul de consum.
• documente cu multiple operaţii, contţin date privind mai multe operaţii de acelaşi fel, de exemplu fişa-limită pentru ridicarea materialelor – document care reflectă eliberarea multiplă a materialelor de la depozit

După forma de prezentare:

• documente tipizate , se întocmesc pe formulare-tip, strict determinate. Ele au au un text şi o formă prestabilită, fiind obligatorii pentru toţi agenţii economici din economia naţională.
• documente netipizate, sînt documentele forma cărora este elaborată de către întreprindere desinestătător, reieşind din specificul şi necesităţile acesteia.

În funcţie de gradul de reglementare a modului de perfectare documentară a operaţiunilor economice:

• documente fără regim special, se utilizează la perfectarea operaţiunilor economice care poartă, în fond, un caracter intern ( dispoziţii de încasare şi de plată, facturi, deconturi de avans etc.)
• documente cu regim special, sînt destinate perfectării operaţiunilor economice legate de transportarea mărfurilor, utilizarea mijloacelor de transport auto, primirea materialelor de la furnizor, achiziţionarea materiilor prime de la producători contra numerar. Aceste operaţiuni se efectuează în afara întreprinderii şi necesită un control riguros din partea organelor de drept, fiscale şi a altor organe de stat, scopul cărora îl constituie prevenirea sustragerii valorilor materiale şi mărfurilor, abuzurilor în consumul mijloacelor, eschivarea de la achitarea impozitelor indirecte etc.

Din documentele cu regim special fac parte:

• factura fiscală;
• anexa la factura fiscală
• factura de expediţie;
• anexa la factura de expediţie;
• foaia de parcurs (pentru autocamioane, autoturisme, autobuze);
• delegaţia;
• bonul de plată;
• actul de achiziţie a mărfurilor;
• fişa de recepţie-calculaţie (achiziţie) a bovinelor, păsărilor şi iepurilor; a laptelui şi produselor lactate; a strugurilor şi alto tipuri de producţie agricolă etc. (FR-1, FR-3, FR-4 etc.);
• actul de achiziţie a serviciilor de locaţiune şi a cheltuielilor aferente.

Modul de utilizare a documentelor cu regim special este reglementat de Instrucţiunea privind evidenţa, eliberarea, păstrarea şi utilizarea formularelor tipizate de documente primare cu regim special şi Instrucţiunea cu privire la eliberarea delegaţiilor pentru ridicarea valorilor în mărfuri şi materiale, aprobate prin Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 294 din 17 martie 1998. Păstrarea formularelor cu regin special se efectuează în conformitate cu normele de păstrare a mijloacelor băneşti. 

Modul de întocmire, primire şi preluare a documentelor

Documentele trebuie să fie întocmite la momentul efectuării operaţiunii economice, iar dacă aceasta nu este posibil – nemijlocit după sfîrşitul operaţiunii. Documentele se întocmesc de persoanele responsabile în termene determinate în conformitate cu cerinţele şi regulile stabilite. Documentele se îndeplinesc pe formularele stabilite cu cu completarea obligatorie a tuturor elementelor necesare. Dacă anumite rechizite nu se completează, iar rîndurile libere se barează.

Înregistrările în documente se efectuează cu stilou, pix, sau cu ajutorul maşinilor de dactilografiat şi computerelor. Înscrierile în documente trebuie să fie clare, fără ştersături şi răzuiri. Dacă documentul conţine greşeli, corectarea acestora se face prin tăierea textului sau a sumei greşite cu o linie, în aşa fel, încît să se poată citi ce a fost greşit, iar apoi se scrie textul sau suma corectă cu indicarea datei corectării şi confirmarea corectărilor prin semnăturile persoanelor care au semnat iniţial documentul. În documentele de casă şi de bancă nu se admit corectări.

După efectuarea operaţiunilor economice toate documentele primare se transmit la contabilitate în modul stabilit, unde se supun unui control minuţios. Verificarea documentelor se efectuează după formă, aritmetic şi de fond.

Verificarea documentelor după formă are scopul de a stabili dacă documentul s-a întocmit pe formularul corespunzător operaţiunii pe care o reflectă, dacă s-au completat toate elementele, precum şi existenţa semnăturilor persoanelor responsabile.

Verificare aritmetică constă în controlul exactităţii calculelor efectuate în document.

Verificare de fond stabileşte realitatea, necesitatea, oportunitatea, legalitatea operaţiunilor consemnate în documentul respectiv. Verificarea realităţii operaţiei economice are ca scop să descopere dacă operaţia economică s-a efectuat la data, locul şi condiţiile prevăzute în document. Necesitatea şi oportunitatea operaţiei se apreciază din punct de vedere al efectului pe care aceasta îl are asupra activităţii întreprinderii. Legalitatea operaţiei se apreciază în raport cu actele normative care reglementează genul dat de operaţii economice, astfel încît operaţia economică să nu contravină lor.

După completare şi verificare documentele se supun prelucrării. Prelucrarea documentelor în contabilitate presupune parcurgerea următoarelor etape:

• taxarea;
• gruparea;
• contarea;
• înregistrarea în registrele contabile.

Taxarea (evaluarea) constă în transformarea etaloanelor naturale şi de muncă în etalon bănesc.

Gruparea reprezintă selectarea documentelor omogene după anumite criterii. De exemplu, documentele extrasele bancare pot fi grupate după conturile bancare la care acestea se referă.

Contarea constă în indicarea în documentele primare a conturilor corespondente.

Înregistrarea documentelor în registrele contabile se efectuează în scopul centralizării informaţiei din documentele primare şi calcularea indicatorilor necesari (rulaje şi solduri).

Faza finală pe care o parcurg documentele este clasarea lor la dosar. Prin clasare se înţelege aranjarea documentelor într-o anumită ordine, strict determinată, în scopul asigurării păstrării lor în bune condiţii şi pentru a fi uşor găsite în vederea obţinerii informaţiei necesare.

Pe parcursul anului documentele se păstrează în arhiva curentă a contabilităţii, iar după expirarea anului toate documentele primare, registrele contabile şi rapoartele se predau arhiva întreprinderii, unde acestea se păstrează în termenele prevăzute de legislaţie. După expirarea termenului termenului de păstrare documentele se scot din arhiva unităţii şi se predau în arhiva statului, dacă prezintă interes, iar dacu nu – se lichidează în modul stabilit.

Gestiunea documentelor

Calea pe care o parcurg documentele din momentul întocmirii şi pînă la clasare se numeşte circulaţia documentelor. În procesul activităţii economice a întreprinderii documentele parcurg o Pe lîngă registrele contabile şi rapoartele financiare documentele primare urmează să fie păstrate în mod obligatoriu în conformitate cu modul stabilit.

Documentele au o deosebită importanţă pentru sistemul de gestiune a întreprinderii. Acestea realizează funcţiile de transmitere către executori a dispoziţiilor administraţiei. Cu ajutorul documentelor se acumulează informaţia privind operaţiunile efectuate, care asigură controlul asupra integrităţii patrimoniului întreprinderii. Prin întocmirea documentelor se efectuează urmărirea acţiunilor gestionarilor în cazul primirii valorilor materiale, utilizării acestora în producţie etc.

Documentele întocmite corect servesc drept temei pentru rezolvarea problemelor juridice la clarificarea legalităţii operaţiunilor efectuate, în litigiile examinate în instanţele judiciare – la apărarea intereselor întreprinderii. Şi, invers, întreprinderea nu dispune de această posibilitate din cauza lipsei acestor documente sau chiar a unor date din acestea.

Pentru asigurarea operativităţii întocmirii şi prelucrării documentelor la întreprindere se elaborează graficul cirulaţiei documentelor în care se specifică termenele de completare, verificare şi prelucrare documentelor, de înregistrare şi grupare a datelor contabile, şi de furnizare a informaţiei contabile utilizatorilor de informaţie.

Răspunderea pentru organizarea păstrării şi integritatea documentelor contabile o poartă conducătorul entităţii. Persoanele care întocmesc şi semnează documentele primare poartă răspundere pentru oportunitatea şi corectitudinea întocmirii acestora, veridicitatea datelor conţinute în acestea, precum şi pentru prezentarea acestora la contabilitate în termenele stabilite de către şeful serviciului contabil în vederea reflectării în contabilitate.

Perfectarea corectă a documentelor primare are o importanţă deosebită pentru confirmarea legalităţii efectuării operaţiunilor economice la efectuarea controalelor fiscale sau la apărarea intereselor întreprinderii în judecată. Una din condiţiile de bază pentru atribuirea cheltuielilor la deduceri este confirmarea lor documentară în conformitate cu modul stabilita de Guvern. În caz contrar, astfel de cheltuieli se consideră ca cheltuieli neconfirmate documentar şi se recunosc la deducere doar în mărime de 0,1 % din venitul impozabil al contribuabilului. Întocmirea incompletă sau neadecvată a documentelor primare se sancţionează cu amendă în mărime de 500 lei pentru fiecare document întocmit incomplet sau neadecvat (art. 257 din Codul fiscal).

În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor contabile, conducătorul entităţii este obligat să le restabilească în termen de pînă la 3 luni, începînd cu data constatării faptului respectiv.