Evidenţa creanţelor personalului

Creanţele personalului reprezintă datoriile lucrătorilor faţă de întreprindere privind:

• avansurile primite în contul salariilor,
• avansurile spre decontare – sume primite de personal pentru procurarea unor valori materiale, spre acoperirea cheltuielilor de transport etc.,

• mărfurilor vîndute personalului în credit,
• datoria lucrătorului privind daunele materiale,
• alte plăţi şi operaţii.

Evidenţa analitică a creanţelor personalului se ţine pe fiecare lucrător (debitor), pe fel de creanţe, termenul de apariţie şi de achitare.

Pentru evidenţa sintetică a creanţelor personalului este destinat contul de activ 227 “Creanţe pe termen scurt ale personalului”. În debitul acestui cont se reflectă apariţia creanţelor pe termen scurt ale personalului, iar în credit – achitarea. Soldul acestui contului este debitor şi reprezintă suma creanţelor personalului la finele perioadei de gestiune şi se reflectă în capitolul 2 al bilanţul contabil.

Evidenţa creanţelor privind retribuirea muncii

Conform normelor metodologice de utilizare a conturilor contabile, creanţele privind retribuirea muncii se reflectă prin formulele contabile:

1. Acordarea avansurilor:

• debit contul 227 “Creanţe pe termen scurt ale personalului”,
• credit conturile 241 „Casa”, 242 „Conturi curente în valută naţională”

2. Calcularea salariului la sfîrşitul lunii:

• debit conturile 811 „Producţie de bază”, 812 „Activităţi auxiliare”, 813 „Consumuri indirecte de producţie”, 712 „Cheltuieli comerciale”, 713 „Cheltuieli generale şi administrative”, 721 „Cheltuieli ale activităţii de investiţii”, 723 „Cheltuieli excepţionale”,
• credit contul 531 „Datorii faţă de personal privind retribuirea muncii”

3. Compensarea avansurilor acordate în limita remuneraţiilor calculate la sfîrşitul lunii:

• debit contul 531 „Datorii faţă de personal privind retribuirea muncii”,
• credit contul 227 “Creanţe pe termen scurt ale personalului”

În practica de evidenţa se poate de utilizat şi altă variantă de reflectare a avansurilor acordate:

1. acordarea avansurilor:

• debit contul 531 „Datorii faţă de personal privind retribuirea muncii”,
• credit conturile 241 „Casa”, 242 „Conturi curente în valută naţională”

2. calcularea salariului la sfîrşitul lunii:

• debit conturile 811 „Producţie de bază”, 812 „Activităţi auxiliare”, 813 „Consumuri indirecte de producţie”, 712 „Cheltuieli comerciale”, 713 „Cheltuieli generale şi administrative”, 721 „Cheltuieli ale activităţii de investiţii”, 723 „Cheltuieli excepţionale”,
• credit contul 531 „Datorii faţă de personal privind retribuirea muncii”

3. în cazul cînd la sfîrşitul lunii în contul 531 „Datorii faţă de personal privind retribuirea muncii” se formează contul debitor, acesta se trece în debitul contului 227 „Creanţe pe termen scurt ale personalului” prin formula contabilă:

• debit contul 227 “Creanţe pe termen scurt ale personalului”,
• credit contul 531 „Datorii faţă de personal privind retribuirea muncii”

4. începutul perioadei de gestiune următoare această suma se restabileşte în debitul contului 531 „Datorii faţă de personal privind retribuirea muncii”:

• debit contul 531 „Datorii faţă de personal privind retribuirea muncii”,
• credit contul 227 “Creanţe pe termen scurt ale personalului”.

Evidenţa creanţelor (avansurilor) spre decontare (decontările cu titularii de avans)

Titularul de avans este lucrătorul întreprinderii care a primit avans pentru a acoperi anumite cheltuieli. Lista titularilor de avans se aprobă de conducătorul întreprinderii.

Avansurile pentru decontare se folosesc pentru:

• acoperirea cheltuielilor legate de deplasări,
• procurarea mărfurilor de cancelarie şi alte bunuri materiale,
• acoperirea cheltuielilor de transport – aprovizionare.

Partea principală a avansurilor spre decontare se foloseşte pentru acoperirea cheltuielilor legate de deplasări. În timpul deplasării lucrătorilor li se compensează următoarele cheltuieli:

• diurna,
• costul biletelor de călătorie tur-retur,
• cheltuieli privind cazarea.

Modul de efectuare a deplasărilor şi de recuperare a cheltuielilor suportate este reglementat de Regulamentul cu privire la detaşarea angajaţilor întreprinderilor, instituţiilor şi organizaţiilor din Republica Moldova aprobat prin Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 836 din 24.06.2002 (în continuare – Regulament).

Detaşarea lucrătorului se efectuează în baza ordinului de deplasare, în care se arată scopul, localitatea şi termenul de deplasare (nu poate să depăşească 60 zile). În timpul deplasării lucrătorului i se păstrează locul de muncă şi salariul.

Diurna se plăteşte pentru fiecare zi a deplasării şi constituie:

• pe teritoriul Republicii Moldova – 55 lei/zi,
• peste hotarele Republicii Moldova – în limita normelor stabilite pentru fiecare ţara şi în funcţie de categoria la care se referă lucrătorul dat (de exemplu: Moscova, Sankt-Petersburg – categoria I – 35 $/zi, categoria II – 35 $/zi, categoria III – 40 $/zi; Bulgaria – categoria I – 20 $/zi, categoria II – 25 $/zi, categoria III – 35 $/zi).

Costul transportului se acoperă în baza documentelor prezentate (biletelor de călătorie). În cazul neprezentării documentelor de călătorie, cheltuielile de transport pe teritoriul Republicii Moldova se achită conform tarifelor minimale.

Cheltuielile de cazare se acoperă în baza documentelor prezentate, dar nu mai mult de limitele stabilite de Regulament, care constituie:

• pentru oraşul Chişinău – categoria I şi II – 225 lei/zi, categoria III – 300 lei/zi;
• pentru municipiile Bălţi, Tiraspol – categoria I şi II – 210 lei/zi, categoria III – 235 lei/zi;
• pentru alte oraşe – categoria I şi II –150 lei/zi, categoria III – 210 lei/zi;
• pentru localităţile rurale – categoria I şi II – 105 lei/zi, categoria III – 150 lei/zi.
• pentru deplasări peste hotarele Republicii Moldova – în conformitate cu limitele stabilite pentru fiecare ţară în anexa nr. 2 la Regulament (de exemplu: România – categoria I şi II – 75 EUR/zi, categoria III – 95 EUR/zi)

În cazul neprezentării documentului de plată cheltuielile de cazare se compensează în mărimea de 25 lei/zi pentru deplasările pe teritoriul Republicii Moldova sau 5 % din limita stabilită de Regulament pentru deplasările în ţările C.S.I. şi România.

La întoarcerea din deplasare titularul de avans trebuie să prezinte timp de 5 zile decontul de avans la care se anexează toate documentele ce confirmă cheltuielile efectuate în timpul deplasării. În baza acestor documente se determină suma efectivă a cheltuielilor de deplasare. La folosirea avansurilor pentru alte scopuri decît cele pentru care s-a acordat avansul (procurarea mărfurilor, acoperirea cheltuielilor de transport-aprovizionare), titularul de avans trebuie să prezintă documente respective.

Suma cheltuielilor efectuate peste limita stabilită de Regulament la cererea administraţiei poate fi restituită de lucrător. Aceste cheltuieli, în conformitate cu art. 24 alin. (3) al Codului Fiscal, nu se permit spre deducere în scopuri fiscale şi se corectează la întocmirea Declaraţiei cu privire la impozitul pe venit a persoanei, ce practică activitatea de întreprinzator.

Pentru evidenţa decontărilor cu titularii de avans sînt destinate conturile:

a) de activ 227 „Creanţe pe termen scurt ale personalului” – pentru evidenţa decontărilor în cazul primirii prealabile a avansului

b) de pasiv 532 „Datorii faţă de personal privind alte operaţii” – la evidenţa decontărilor în cazul acoperirii cheltuielilor fără eliberarea avansurilor.

Reflectarea decontărilor privind titularii de avans se realizează prin întocmirea următoarelor formule contabile:

I. Lucrătorului detaşat i s-a eliberează avans:

1. la eliberarea avansurilor spre decontare:

• debit contul 227 „Creanţe pe termen scurt ale personalului”,
• credit conturile 241 „Casa”, 242 „Conturi curente în valută naţională”, 243 „Conturi curente în valută străină” (atunci cînd avansul este acordat pînă la plecare);

2. la suma cheltuielilor indicate în decontul de avans:

a) la suma cheltuielilor de deplasare:

• debit conturile 712 „Cheltuieli comerciale”, 713 „Cheltuieli generale şi administrative”, 813 „Consumuri indirecte de producţie”,
• credit contul 227 „Creanţe pe termen scurt ale personalului”

b) la suma cheltuielilor pentru procurarea activelor respective sau pentru compensarea cheltuielilor de transport-aprovizionare:

• debit conturile 111 „Active nemateriale”, 123 „Mijloace fixe”, 211 „Materiale”, 213 „Obiecte de mică valoare şi scurtă durată”, 217 „Mărfuri”,
• credit contul 227 „Creanţe pe termen scurt ale personalului”

3. în cazul cînd suma avansului este mai mare decît suma cheltuielilor efective suma avansului neutilizat se restituie:

- în numerar:

• debit contul 241 „Casa”,
• credit contul 227 „Creanţe pe termen scurt ale personalului”
• prin reţinere din salariu:
• debit contul 531 „Datorii faţă de personal privind retribuirea muncii”,
• credit contul 227 „Creanţe pe termen scurt ale personalului”

II. Lucrătorului detaşat nu i s-a eliberează avans:

Dacă titularul de avans a plecat în deplasare şi/sau a acoperit alte cheltuieli din cont propriu (fără să primească avansul) cheltuielile efective se reflectă prin formulele:

• debit conturile 712 „Cheltuieli comerciale”, 713 „Cheltuieli generale şi administrative”, 813 „Consumuri indirecte de producţie”, 111 „Active nemateriale”, 123 „Mijloace fixe”, 211 „Materiale”, 213 „Obiecte de mică valoare şi scurtă durată”, 217 „Mărfuri”,
• credit contul 532 „Datorii faţă de personal privind alte operaţii”

Aceste cheltuieli se restituie titularului prin formula contabilă:

• debit contul 532 „Datorii faţă de personal privind alte operaţii”,
• credit conturile 241 „Casa”.

Evidenţa decontărilor cu personalul privind mărfurile vîndute în credit

În unele cazuri prevăzute de legislaţia întreprinderii poate să primească credite bancare pentru lucrători. Primirea creditelor bancare se înregistrează prin formula:

• debit contul 227 „Creanţe pe termen scurt ale personalului”,
• credit conturile 412 „Credite bancare pe termen lung pentru salariaţi”, 512 „Credite bancare pe termen scurt pentru salariaţi”

Achitarea poate fi efectuată prin numerar sau prin reţinere din salariu:

• debit conturile 241 „Casa”, 531 „Datorii faţă de personal privind retribuirea muncii”,
• credit contul 227 „Creanţe pe termen scurt ale personalului”

După reţinerea acestor sume în evidenţă se reflectă achitarea datoriei faţă de bancă pentru creditele primite:

• debit conturile 412 „Credite bancare pe termen lung pentru salariaţi”, 512 „Credite bancare pe termen scurt pentru salariaţi”
• credit contul 242 „Conturi curente în valută naţională”.

Evidenţa decontărilor cu personalul privind dauna materială

În afară de operaţiunile expuse mai sus în contul 227 “Creanţe pe termen scurt ale personalului” se mai înregistrează creanţele personalului privind recuperarea prejudiciului material adus întreprinderii.

Creanţele personalului privind recuperarea prejudiciilor materiale se înregistrează în perioada de gestiune, cînd a fost recunoscută de angajatul vinovat dauna comisă sau cînd se există hotărîrea organelor judiciare privind recuperarea daunei prin întocmirea formulei contabile:

• debit contul 227 „Creanţe pe termen scurt ale personalului” – la suma totală a daunei materiale,
• credit contul 515 „Venituri anticipate curente” – la suma daunei materiale, daca aceasta urmează a fi recuperată pe parcursul mai multor perioade de gestiune

sau

credit conturile 612 „Alte venituri operaţionale”, 621 „Venituri din activitatea de investiţii” – la suma daunelor materiale, dacă aceasta urmează a fi recuperată în perioada de gestiune curentă

• credit contul 534 „Datorii privind decontările cu bugetul” – la suma TVA aferentă daunei materiale

Trecerea veniturilor anticipate curente la veniturile perioadei se reflectă prin formula contabilă:

• debit contul 515 „Venituri anticipate curente”
• credit conturile 612 „Alte venituri operaţionale”, 621 „Venituri din activitatea de investiţii”

La achitarea creanţelor privind dauna materială se întocmeşte formula contabilă:

• debit conturile 241 „Casa”, 531 „Datorii faţă de personal privind retribuirea muncii”,
• credit contul 227 „Creanţe pe termen scurt ale  personalului”.