Formele şi documentele aprovizionării cu mărfuri a unităţilor de comerţ

În funcţie de natura circulaţiei mărfurilor, aceasta poate fi:

• circulaţia cu ridicata a mărfurilor constă în achiziţionarea de mărfuri în cantităţi mari de la producători sau alţi furnizori în scopul revânzării lor către alte unităţi comerciale;
• circulaţia cu amănuntul a mărfurilor , constă în vânzarea mărfurilor cumpărătorilor individuali pentru nevoile personale, precum şi unor unităţi pentru consumul lor propriu.

Aprovizionarea mărfurilor cu ridicata se face de regulă pe bază de contract sau pe bază de comandă. Mărfurile sunt supuse recepţiei de către comisia de primire, formată după caz din şeful de depozit, gestionarul primitor şi delegatul care a preluat marfa de la unitatea de transport sau de la furnizor.

Potrivit Regulamentului cu privire la recepţionarea mărfurilor conform cantităţii şi calităţi în Republica Moldova din 20.10.2000 (în continuare Regulament) comisia de recepţie verifică din punct de vedere cantitativ şi calitativ mărfurile şi ambalajele, respectiv concordanţa acestora cu datele înscrise în documentele de livrare şi cu prevederile din contract.

La compartimentul financiar-contabil se mai procedează la o verificare valorică prin suplimentarea preţurilor din factură cu cele negociate şi înscrise în contract şi prin refacerea tuturor calculelor din documentele de livrare, dac este cazul. După cum stipulează art. 17 al Regulamentului în cazul când la recepţie de depistează abateri cantitative şi calitative la marfă cumpărătorul este obligat să:

• suspende recepţionarea
• întreprindă măsuri de asigurare a integrităţii mărfii şi de evitare a amestecării ei cu o alta marfă omogenă
• să legalizeze faptul de depistare a lipsei printr-un act semnat de persoanele care au efectuat recepţia.

Deci diferenţele constatate se înscriu în Actul privind abaterile constatare la recepţie sauNota de recepţie – calculaţie. În cazul constatării diferenţelor se sistează recepţia întocmindu-se şi comunicându-se furnizorului Scrisoarea de reclamaţii.

Circulaţia mărfurilor cu ridicata necesită parcurgerea următoarelor etape standard:

Recepţia sau autorecepţia mărfurilor la furnizor, efectuată de către o comisie formată numai din reprezentanţii furnizorului (producătorului) ale cărei rezultate sunt consemnate într-un “Proces verbal de autorecepţie” în care se înscriu elementele principale care justifică îndeplinirea condiţiilor necesare pentru expedierea mărfurilor.

În cazul în care la recepţia mărfurilor efectuată la furnizor participă şi un delegat al unităţii comerciale cu ridicata în locul “Procesului verbal de autorecepţie” se întocmeşte un “Proces verbal de recepţie”, iar delegatul unităţii comerciale cu ridicata rămâne singurul răspunzător de preluarea, expedierea şi transportul mărfurilor până la recepţia lor finală efectuată la depozitul cu ridicata.

Expedierea mărfurilor de către furnizor (producător) către unitatea comercială cu ridicata beneficiară care presupune emiterea documentelor marfare specifice cum ar fi:

“Dispoziţie de livrare”, “Aviz de expediţie”, “Factură fiscală”, „Factura de expediţie”, „Declaraţia vamală” şi INVOICE-ul „Actul de achiziţie a mărfurilor”, “Certificat de conformitate”, “Certificat de calitate”, „Delegaţia”, „Proces verbal de evaluare a aporturilor”, „Bon de intrare”, „Decont de avans”, „Contract de împrumut”, precum şi altele, după caz.

Documente de decontare pot fi caracterizate prin: ordine de plată, dispoziţii de casă, acreditive, cecuri bancare, cambii, bouri de plata, tichete de la MCC, etc.).

Transportul mărfurilor poate fi efectuat de către furnizor (producător), client (unitate comercială cu ridicata) sau de către un terţ (organizaţie specializată în prestarea serviciilor de transport).

Principalele cai (fluxuri) de intrare a mărfurilor în unităţile comerciale sunt:

• achiziţii de mărfuri de la furnizori;
• intrări de mărfuri date în custodie la terţi;
• mărfuri constatate plus la inventar;
• mărfuri primite cu titlu gratuit;
• bunuri primite de la deponenţi pentru a fi vândute în regim de consignaţie;
• majorări de preţuri la mărfuri;
• intrări de mărfuri care reprezintă aportul în natură al asociaţilor sau acţionarilor;
• materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar, produse finite etc. trecute în categoria mărfurilor în vederea vânzării prin magazine proprii de desfacere.

Unităţile comerciale specializate în comerţul cu amănuntul constituie veriga finală a distribuţiei mărfurilor către populaţie. Unitatea operativă este magazinul de desfacere cu amănuntul care poate fi specializat în desfacerea diferitelor categorii de mărfuri (alimentare, nealimentare, mixte etc.). Marile magazine comerciale cu amănuntul sunt structurate pe raioane de mărfuri specializate în desfacerea unui sortiment restrâns de mărfuri.