Organizarea contabilităţii analitice a mărfurilor

În abordarea metodelor de evidenţă operativă şi analitică a stocurilor de mărfuri trebuie avut în vedere conceptul de gestiune. În accepţiunea economică, “gestiunea reprezintă totalitatea valorilor (materiale sau băneşti) încredinţate unei persoane, care are obligaţia primirii, păstrării şi eliberării lor, în conformitate cu sarcinile unităţii în care funcţionează şi cu legislaţia economică în vigoare.

Din acest punct de vedere, gestiunea este un compartiment specializat, o subdiviziune a unităţii patrimoniale. Din punct de vedere juridic, “gestiunea reprezintă totalitatea operaţiilor de primire, păstrare şi eliberare a bunurilor materiale sau valorilor băneşti, îndeplinite de angajatul unei organizaţii, în cadrul atribuţiunilor sale de serviciu”.

În cadrul unităţilor patrimoniale, organizarea gestiunilor de mărfuri este influenţată de o serie de factori dintre care cei mai importanţi sunt:

• volumul operaţiunilor de primire-predare dintr-o perioadă de timp dată constituie principalul criteriu în funcţie de care se stabileşte numărul de gestiuni dintr-o unitate patrimonială. Astfel, într-o unitate patrimonială de dimensiuni reduse poate fi înfiinţată o singură gestiune pentru toate mărfurile pe care le deţine, în timp ce într-o unitate patrimonială de dimensiuni mari este necesar să se înfiinţeze gestiuni specializate pe principalele categorii de mărfuri;
• volumul, suprafaţa şi amplasamentul spaţiului de depozitare constituie un alt criteriu în raport de care se pot înfiinţa depozite centrale sau generale care deservesc întreaga unitate patrimonială sau depozite de repartizare care deservesc, de regulă, unităţi operative proprii.

Indiferent de criteriul ales, gestiunile de mărfuri trebuie astfel organizate încât pentru fiecare categorie de stoc a cărui evidenţă contabilă se realizează cu ajutorul unui cont distinct, aceasta să poată fi identificată faptic şi spaţial. Această restricţie este impusă de necesitatea creării condiţiilor pentru facilitatea controlului gestionar, respectiv, a concordanţei dintre soldurile scriptice ale conturilor contabile de stocuri şi valoarea stocurilor faptice constatate cu ocazia inventarierilor anuale.

Pentru facilitarea controlului gestionar al bunurilor stocabile se utilizează următoarele metode de evidenţă operativă şi analitică a gestiunilor de mărfuri:

• metoda cantitativ-valorică;
• metoda operativ-contabilă sau pe solduri;
• metoda centralizatoarelor de intrare-ieşire;
• metoda global-valorică.

Ultima metodă enunţată se practică de către unităţile comerciale cu amănuntul.

În unităţile comerciale cu ridicata se practică o contabilitate analitică pe sortimente de mărfuri folosind, de regulă, metoda cantitativ-valorică.

Metoda cantitativ-valorică (pe fişe de conturi analitice), în forma sa clasică, constă în ţinerea evidenţei cantitative pe categorii de bunuri materiale la locul de depozitare, iar la contabilitate a evidenţei cantitativ-valorice.

La locul de depozitare a bunurilor se primesc documentele privind intrările şi ieşirile de bunuri. Aceste documente se înregistrează cantitativ în “Fişa de magazie”. Ulterior documentele sunt predate la contabilitate pe bază de borderou semnat de gestionar şi de reprezentantul compartimentului de contabilitate.

La compartimentul contabilităţii gestiunii stocurilor se realizează o verificare a exactităţii şi oportunităţii înregistrărilor din fişele de magazie. Apoi se realizează evaluarea cantităţilor consemnate de gestionar ţinând cont de metodele de evaluare acceptate de legislaţie şi adaptate de unitatea patrimonială. Pentru fiecare element stocabil se deschide câte o “Fişă de cont analitic pentru valori materiale” în care se face înregistrarea cantitativ şi valoric pentru fiecare intrare sau ieşire din stoc.

Concomitent cu înregistrarea fiecărui document de intrare sau ieşire, în “Fişa de cont analitic pentru valori materiale” se pot întocmi situaţii centralizatoare, cum sunt: “Situaţia stocurilor intrate” şi “Situaţia stocurilor ieşite”. Aceste situaţii stau la baza înregistrărilor în contabilitate deoarece în documente intrările şi ieşirile sunt grupate pe conturi corespondente ale conturilor de stocuri.

Controlul gestionar-contabil al stocurilor, în situaţia metodei cantitativ-valorice, se realizează prin:

• confruntarea datelor cantitative din “Fişele de magazie” cu datele similare din “Fişele de cont analitic pentru valori materiale”;
• concordanţa datelor valorice din “Fişele de cont analitic pentru valori materiale” cu totalurile balanţelor analitice de verificare a conturilor de stocuri.

Metoda cantitativ-valorică prezintă avantajul că poate furniza în orice moment date cu privire la existenţa şi mişcarea stocurilor. Principalul inconvenient al acestei metode este volumul mare de muncă deoarece înregistrarea mişcărilor cantitative de bunuri se face atât la locurile de depozitare, cât şi la contabilitate.

Versiunea simplificată a metodei cantitativ-valorice constă în comasarea evidenţei operative de la locurile de depozitare cu evidenţa analitică a elementelor stocabile de la compartimentul contabilitate. Astfel, “Fişa de magazie” este înlocuită la locul de depozitare cu “Fişa de cont analitic pentru valori materiale” pentru fiecare element stocabil în parte.

Această versiune este denumită metoda valorică la locul de depozitare. Principalul avantaj al acestei versiuni este faptul că furnizează operativ date cu privire la situaţia stocurilor concomitent cu reducerea volumului de muncă.

Metoda operativ-contabilă (pe solduri) implică ţinerea la locul de depozitare a evidenţei operative cantitativ pe categorii. La contabilitate se ţine evidenţa valorică desfăşurată pe gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de bunuri.

Gestionarul înregistrează documentele justificative cu privire la stocuri în “Fişa de magazie” care este vizată de contabilul şef. Astfel, după fiecare operaţiune se poate determina stocul cantitativ.

Serviciul contabilitate verifică înregistrările din “Fişele de magazie” şi preia documentele respective împreună cu borderourile întocmite de către gestionar, separat pentru bunurile intrate şi pentru cele ieşite, înscriind preţul şi calculând valoarea lor.

Totalurile valorice stabilite sunt înscrise în “Fişa centralizatoare a mişcărilor valorice pe grupe de stocuri” întocmită separat pentru intrări şi pentru ieşiri.

Concordanţa dintre stocurile înregistrate cantitativ în “Fişele de magazie” şi datele valorice din “Fişa centralizatoare a mişcărilor valorice pe grupe de mărfuri” se realizează cu ajutorul documentului denumit “Registrul stocurilor”. Acest registru se deschide anual la compartimentul contabilităţii gestiunii stocurilor.

La sfârşitul fiecărei luni, stocurile din “Fişele de magazie” se înscriu în “Registrul stocurilor”. Aceste stocuri se evaluează în conformitate cu metodele de evaluare adoptate de unitatea patrimonială la intrarea şi la ieşirea din patrimoniu a stocurilor.

Pentru fiecare grupă de elemente stocate, stocul valoric din “Registrul stocurilor” trebuie să fie egal cu soldul din “Fişa centralizatoare a mişcărilor valorice pe grupe de stocuri”. În caz de neconcordanţă, se verifică operaţiile la grupa respectivă de bunuri.

Metoda operativ-contabilă prezintă avantajul că se poate utiliza în cazul aplicaţiilor computerizate în cadrul cărora existenţa şi mişcările cantitative ale stocurilor sunt urmărite operativ, iar cele valorice sunt urmărite periodic, cu ocazia înregistrărilor în contabilitatea gestiunii stocurilor.

Metoda global-valorică se realizează prin ţinerea evidenţei stocurilor numai valoric, atât la nivelul gestiunii operative, cât şi în contabilitate. Această metodă este utilizată pentru evidenţa mărfurilor şi ambalajelor aflate în unităţile de desfacere cu amănuntul.

În aplicarea metodei global-valorice, evidenţa operativă la locurile de depozitare nu se face cu ajutorul “Fişelor de magazie”, ci se realizează cu ajutorul “Raportului de gestiune”. În acesta sunt înregistrate valoric intrările şi ieşirile din fiecare zi, pe baza documentelor justificative. La sfârşitul fiecărei zile se stabileşte soldul valoric.