Sistemul de dări de seamă a gestionarilor

Sistemul de dări de seamă cuprinde :

1. Raportul de gestiune
2. Raportul privind mişcarea ambalajului

Ambele documente se întocmesc la date anumite stabilite de contabilitate (o zi , 5 , 7 , 10) în baza documentelor justificative privind intrările de mărfuri şi ambalaje (factura fiscală , act de achiziţie , bonuri mişcare internă , act de inventariere , act de abatere ) şi ieşirea de mărfuri şi ambalaje .

Raportul de gestiune cuprinde informaţii valorice privind stocurile intrări/ieşire de mărfuri şi ambalaje . După întocmirea acestora se predă în contabilitate unde se verifică şi se efectuează contabilizarea înregistrărilor.

Raportul privind mişcarea ambalajului conţine şi informaţii cantitative, denumirea concretă a ambalajelor în compartimentul stocuri , intrări , ieşiri .

Raportul de gestiune se întocmeşte în două exemplare. Un exemplar, împreună cu documentele justificative, se predă la compartimentul gestiunii stocurilor. În cadrul acestui compartiment se verifică legalitatea şi realitatea documentelor, precum şi modul de evaluare a stocurilor înregistrate în “Raportul de gestiune”. Ulterior se realizează o evidenţă global-valorică a stocurilor în “Fişa de cont pentru operaţiuni diverse”.

Controlul concordanţei înregistrărilor din evidenţa operativă cu cea din contabilitate se face prin evaluarea stocurilor scriptice din “Raportul de gestiune”, prin procedeele utilizate la evaluarea intrărilor şi ieşirilor, precum şi confruntarea sumei acestora cu soldul global valoric din “Fişa de cont pentru operaţiuni diverse”.

De asemenea el se mai realizează prin inventarierea faptică a stocurilor, compararea lor cu stocurile scriptice din “Raportul de gestiune”, evaluarea stocurilor faptice din listele de inventariere şi confruntarea sumei lor cu soldul global-valoric din “Fişa de cont pentru operaţiuni diverse”.

Cel mai important avantaj al metodei global-valorice este reducerea volumului de muncă prin eliminarea “Fişelor de cont analitic pentru valori materiale”.

O versiune simplificată a metodei global-valorice constă în eliminarea evidenţei operative şi ţinerea numai a evidenţei global-valorice, la compartimentul contabilitate, cu ajutorul “Fişei de cont pentru operaţiuni diverse”

Metoda centralizatoarelor de intrare-ieşire este aplicată de unităţile patrimoniale care au o nomenclatură redusă de stocuri. Potrivit acestei metode evidenţa stocurilor la locurile de depozitare se ţine cantitativ cu ajutorul “Fişei de magazie”, iar în cadrul compartimentului de contabilitate se ţine cu ajutorul “Centralizatorului intrărilor/ieşirilor de stocuri”. Acest centralizator se deschide separat pentru intrări şi separat pentru ieşiri, iar înregistrarea se face cantitativ.

Lunar, intrările şi ieşirile înregistrate cantitativ sunt evaluate şi centralizate cu ajutorul formularului “Evidenţa analitică a stocurilor”. Acest formular este utilizat şi ca balanţă de verificare analitică, cantitativ-valorică a gestiunilor de stocuri.

Metoda centralizatoarelor de intrare-ieşire este puţin aplicată deoarece necesită întocmirea centralizatoarelor de intrare şi ieşire, precum şi dubla înregistrare a mişcărilor cantitative.