Funcţia de control a managementului

Esenţa, funcţiile şi tipurile activităţii de control

Funcţia de control si evaluare este ansamblul proceselor prin care performanţele firmei sînt măsurate şi comparate cu obiectivele şi stndardele stabilite iniţial, precum şi determinarea cauzelor ce generează abaterile de la standarde. Rolul controlului constă în posibilitatea cunoaşterii situaşiei din orice domeniu de activitate şi intervenţiei în vederea preîntîmpinării fenomenelor negative.

Rolul practic de control a managementului constă în contribuţia sa la constatarea şi soluţionarea problemelor. Forţa pozitivă a controlului constă în faptul că el generează comportamnete favorabile a individului şi contribuie la integrarea acţiunilor individuale în efortul general.

Sarcina principală a controlului nu este de a corecta greşelile, dar de a le preîntîmpina.

Funcţiile principale de control a managementului sînt:

• funcţia de evaluare a rezultatelor prin intermediul careia alături de constatare se obţine o apreciere a performanţei prin măsurarea rezultatelor şi compararea lor cu standardele (obiectivele) iniţiale.
• funcţia recuperativă determinată de orientarea controlului nu numai spre constatre şi apreciere a fenomenelor, dar şi spre efectuarea corectărilor necesare pentru înlăturarea deficienţilor.
• funcţia preventivă se manifestă prin înlăturarea factorilor ce pot duce la apariţia abaterilor de la standart.
• funcţia informativă oferă date asupra modului de realizare a deciziilor adoptate.
• funcţia educativ-stimulativă reese din faptul că controlul poate reacţiona ca o formă de stimulare pentru încurajarea eforturilor angajaţilor şi pedeapsă a abterilor de la standard.

Tipurile de control

În raport cu conţinutul şi obiectivele avem:

Control tehnic, vizează verificarea utilizării resurselor, a mijloacelor tehnice, a tehnologiilor şi calităţii lucrărilor efectuate.

Control economic se referă la folosirea eficientă a mijloacelor fixe şi circulante în procesul de producţie.

Control financiar. El este legat de cel economic şi vizează gospodărirea raţională a fondurilor materiale şi băneşti, prevenirea şi depistarea abaterilor de la disciplina financiară, păstrarea integrităţii patrimoniului.

După aria de efectuare avem:

• Control total.
• Control parţial sau prin sondaj.

În raport cu momentul efectuării avem:

Controlul managerial preventiv, se realizează înainte de a începe activitatea preconizată. Sarcina lui constă în analiza pregătirii organizatorice a activităţii planificate, adica se verifică existenţa disponibilităţii de resurse umane, materiale, financiare şi informaţionale. Controlul resurselor materiale presupune verificarea materialelor achiziţionate după parametrii de calitate, cantitate, preţ, termen de aprovizionare; nivelul de îndestulare cu utilaje, echipament etc. Controlul resurselor umane presupune selectarea, pregătirea, perfecţionarea, aprecierea şi recompensarea angajaţilor.

Control concomitent (operativ) – vizează evenimentele ce se desfăşoară în timpul acţiunii. Se axează pe operaţiile în curs, pentru a verifica dacă procesul de lucru se desfăşoară corect conform planului.

Controlul posterior sau final, se efectuiază după încheereaacţiunii şi se concentrează pe rezultatele finale. Este legat de aprecierea îndeplinirii de către organizaţie a planurilor şi presupune analiza atît a rezultatelor cît şi puctelor tari şi slabe.

În raport cu poziţia managerului avem:

Control extern este controlul efectuat de către manager asupra rezultatelor muncii subalternilor. Controlul extern se bazează pe presupunerea că oamenii îşi îndeplinesc mai bine obligaţiile cînd sînt controlaţi de către conducător. În urma controlului extern trebuie sa fie efectuată stimularea sau pedeapsa angajaţilor.

Controlul intern sau autocontrolul. Se practică de către angajaţi asupra activităţilor proprii. Astfel ei singuri identifică problema şi caută soluţiile necesare.

Recurgerea la controlul extern sau autocontrol se fa face în funcţie de câţiva factori:

• caracterul subalternilor: subalterni cinstiţi şi conştiincioşi-autocontrol, subalterni iresponsabili, neconştiincioşi - control extern
• stil de conducere: autoritar-control extern, democrat - autocontrol
•  microclimă în colectiv: favorabilă - control intern, nefavorabil - control extern
• sistem de remunerare: forme de remunerare colective - control intern, forme de remunerare individuale-control extern.

Etapele procesului de control

Controlul managerial se efectuiază în trei etape care pot avea mai multe faze:

Determinarea nivelurilor de performanţă sau stabilirea standardelor şi normativelor. Standardele sunt nişte scopuri cunoscute ce pot fi măsurate, şi sînt stabilite la etapa de planificare. Standardele sunt nişte etaloane folosite la compararea altor valori. Standardele au două caracteristici: sînt orientate în timp şi au criterii de măsurare. După natura lor ele sunt fizice şi valorice.

Compararea rezultatelor obţinute cu standardele. Etapa are cîteva faze:

• Determinarea abaterilor admisibile şi principiul excepţiei, adica sistemul de control se activează cînd abaterile sînt semnificative.
• Măsurarea propriu zisă a rezultatelor.
• Compararea rezultatelor cu standardele
• Aprecierea informaţiei.

Acţiunile în urma activităţii de control:

• Nu se întreprinde nimic. Se acceptă în cazul cînd rezultatele efective corespund standartelor.
• Eliminarea abaterilor. Constă în depistarea factorilor care conduc la neatingerea standardelor şi înlăturarea lor.
• Revizuirea standartelor. În cazul cînd standardele sînt ireale nu se înlătură barieirle, dar sînt revăzute standardele.

Caracteristicile controlului efectiv

1. Controlul managerial trebuie să fie strategic orientat, adica să controleze domeniile care reflectă interesele şi priorităţile organizaţiei, orientat spre rezultate dar nu la acţiuni şi procese exterioare.

2. Controlul managerial trebuie să fie simplu.

3. Economicitatea controlului.

4. Să fie flexibilitatea controlului, adica să se adapteze la modificările din organizaţie.

5. Să se realizeze la timpul oportun, astfel ca abaterile să fie excluse pînă cînd acestea au proporţii mari.

6. Controlul trebuie să fie individualizat, adica orientat spre oameni ceea ce presupune bunăvoinţă şi obiectivitate.

7. Modul deschis, demonstrativ de efectuare şi publicitatea controlului. Idea controlului demonstrativ constă în faptul că controlul nu este realizat pentru depistarea greşelilor şi furturilor, dar pentru preîntâmpinarea lor.

8. Implicarea lucrătorilor în stabilirea standardelor şi participarea lor în procesul de măsurare a rezultatelor

Pentru a evita efectele negative ale controlului se recomandă ca:

1. Să stabilim standarde percepute de angajaţi.

2. Să stabilim legătura inversă pentru ca angajaţii să poată obţine toată informaţia referitor la efectuarea controlului.

3. Să evităm excesul de control pentru a evita iritarea şi stresul subalternilor.

4. Să stabilim standarde rigide, dar reale.

5. Să recompensăm îndeplinirea standardelor pentru a motiva în continuare salariaţii.

Controlul managerial generează aşa numitul comportament orientat spre control, cînd subalternii se străduie să realizeze numai standardele sau parametrii după care ei sînt controlaţi neglijând celelalte laturi ale activităţii. Lipsa controlului atestă indiferenţa conducătorului faţă de oameni şi organizaţie.