Mediul de activitate al organizaţiei

Mediul exterior al organizaţiei

Asigurarea unei funcţionalităţi eficiente a organizaţiei necesită cunoaşterea de către manageri a tuturor variabilelor endogene şi exogene care influenţează activitatea organizaţiei. Succesul organizaţiei depinde gradul în care întreprinderea reuşeşte să se acomodeze şi să controleze influenţa factorilor din mediul exterior. Factorii din exteriorul organizaţiei care acţionează într-o formă sau alta asupra acestea reprezintă contextul în care organizaţia există.

Astfel mediul exterior este compus din totalitatea factorilor din afara organizaţiei care influenţează asupra derulării evenimentelor din cadrul ei. După modul de acţiune asupra întreprinderii distingem două grupe de factori care formează:

1 Mediul exterior direct - factorii cu influenţă directă asupra firmei sau care interceptează influenţa ei este format din: consumatorii, concurenţii, furnizorii, organizaţiile statale, sindicatele.

2 Mediul exterior general (indirect) - factorii cu acţiune indirectă asupra firmei manifestându-şi influenţa prin intermediul primilor: mediul macroeconomic, informaţional, internaţional. politic, social-cultural, tehnologic.

Caracteristicile mediul exterior

Interdependenţa factorilor mediului extern - raportul în care schimbarea unui factor acţionează asupra altor factori. Ex. La creşterea nivelului preţului la materia primă în organizaţii creşte interesul faţă de tehnica şi tehnologia mai economicoase.

Complexitatea mediului extern - numărul factorilor la care organizaţia este obligată să reacţioneze şi de asemenea nivelul varietăţii fiecărui factor. Cu cît firma este mai mare cu atât este mai complex mediul.

Mobilitatea mediului - se caracterizează prin viteza cu care au loc schimbările în exteriorul organizaţiei. Majoritatea savanţilor sunt de părerea că mediul organizaţiilor contemporane se modifică cu o viteză în creştere. Cel mai mobil este mediul pentru firmele din domeniul tehnologiilor înalte. În afară de acesta mobilitatea mediului poate fi mai înaltă pentru unele subdiviziuni ale organizaţiei (secţia cercetări) şi mai mică pentru altele (secţii de producţie). Dacă însă firma este internaţională şi fabricarea se efectuează în diferite ţări - mediul pentru secţiile de producţie este mai dinamic.

Incertitudinea mediului - cantitatea şi calitatea informaţiei de care dispune organizaţia în privinţa unui factor concret şi, de asemenea, siguranţa în exactitatea ei. Dacă informaţie e insuficientă şi sunt îndoieli în exactitatea ei, mediul devine mai incert decât în situaţia posedăm informaţia adecvată şi sigură. Cu cât mediul este mai incert - cu atât e mai dificilă primirea deciziilor efective.

Mediul exterior direct

Furnizorii - organizaţiile la care apelează întreprinderea pentru a se asigura cu resursele necesare. În această categorie se includ resursele de materie primă şi materiale, de energie, financiare, informaţionale. etc. Un element aparte - piaţa forţei de muncă. La evaluarea surselor de forţă de muncă trebuie luate în consideraţie codul muncii şi acţiunile organizaţiilor profesionale.

Consumatorii - sunt beneficiarii de produsele sau serviciile organizaţiei. Pentru a supravieţui organizaţia trebuie să tindă la satisfacerea permanentă a dorinţelor şi necesităţilor clienţilor şi să lărgească cercul lor . Astfel viabilitatea firmei este direct legată de capacitatea de satisface cerinţele consumatorilor. Nu sunt consumatori, nu va exista nici firma.

Concurenţii - influenţa concurenţilor este în dependenţă de gradul de satisfacere a nevoilor consumatorilor. Uşurinţa întrării pe piaţă este indicatorul cheie al competitivităţii. Uneori nu consumatorii dar anume concurenţii prin produsele şi preţurile sale ne afectează activitatea firmei noastre. Orice iniţiativă a unei organizaţii provoacă o reacţie competiţională din partea altor firme. Cu cât replica competitivă este mai puternică - gradul concurenţei este mai sporit. Concurenţii au o dublă influenţă deoarece ei sunt în acelaşi timp prestatori de servicii ori mărfuri şi consumatori de resurse.

Organizaţiile guvernamentale - astfel ele reglamentează genurile de activitate, politica preţurilor, regulile de securitate a muncii, protecţia mediului ambiant, salarizarea, protecţia consumatorilor, impozitele etc.

Sindicatele - ele pot înainta diferite cerinţe referitor la utilizarea forţei de muncă.

Mediu exterior general - elemente

Mediu macroeconomic (starea economiei ţării) - priveşte economia în ansamblu şi se caracterizează prin indicatori: rata dobânzii si inflaţiei, nivelul şi structura şomajului, cursul valutar, faza ciclului economic (criză, declin, relansare, prosperitate),

Mediu tehnologic - dezvoltarea tehnologică (computerizare, robotizare, dezvoltarea comunicaţiilor), care reflectă cunoştinţele, experienţa şi creativitatea tehnică. Dezvoltarea tehnologică poate crea noi pieţe, oferă posibilităţi pentru realizarea produselor şi serviciilor noi, schimba nivelul preţurilor. Accelerarea schimbărilor tehnologice - la scurtarea ciclului de viaţă al unor produse şi tehnologii de fabricaţie.

Mediu socio-cultural - include cultura generală, valorile etice, tradiţiile şi obiceiurile locale. Factorii socio-culturali ilustrează modul în care oamenii trăiesc, lucrează, precum şi felul în care consumă. Asupra unei firme efectul componentelor sociale ale mediului se manifestă prin angajaţi, clienţi şi grupuri sociale, factorii demografici

Mediu politic - consecinţele deciziilor guvernamentale privind politica economică şi se instalează prin legi şi reglementări oficiale şi politici economice. Astfel, unele din acestea pot controla accesul la sursele de aprovizionare (tarifele vamale la export), iar altele pot limita accesul la pieţele de desfacere. Stabilitatea politică, embargourile, grupele de lobişti.

Internaţional - se răsfrânge în primul rând asupra companiilor multinaţionale. Componentele mediului internaţional sunt de natură economică, politică, social - culturală, militară, demografică etc.

Strategii de adaptare şi de influenţă asupra mediului

În cazul când organizaţia se confruntă cu un nivel înalt de incertitudine a factorilor mediului (concurenţii, furnizorii, consumatorii, instituţiile statale) managerii pot utiliza o serie de strategii de adaptare la mediu cum ar fi

• introducerea posturilor (funcţiilor) de observatori -„diplomaţi” care leagă şi coordonează interacţiunea organizaţiei cu elementele cheie ale mediului. Aceştea au două funcţii: prima este de a căuta şi prelucra informaţia din exterior care prezintă interes pentru firmă, iar a doua este de a prezenta interesele firmei în exterior.(cercetările de marketing) O poziţie aparte ocupa aici aşa numitul „spionaj economic”.
• previziunea şi planificarea. Previziunea presupune încercarea de a determina tendinţele de dezvoltare a mediului extern şi a prezice posibilele condiţii şi evenimente ce se vor derula în viitor. Metodele de previziune sunt de natură cantitativa şi calitativă şi pot include de asemenea analiza datelor publicate în mijloacele de informare în masă.
• creare unei structuri organizaţionale flexibile ce ar permite de a reacţiona rapid şi efectiv la modificările mediului. Într-un mediu dinamic cele mai efective sunt structurile organice prin care se înţelege o organizaţie ce se dezvoltă liber, activitatea căreia este reglementată de un set redus de reguli şi cerinţe în care managementul stimulează munca în echipă iar procesul de primire a deciziilor este decentralizat.
• fuzionarea şi crearea alianţelor de producţie. Sub fuziune se subînţelege unirea într-o singură companie a două sau mai multe firme.

O altă variantă de activitate a organizaţiei în condiţiile mediului dinamic presupune adaptarea unor strategii de influenţă asupra factorilor mediului. Cele mai răspândite metode de influenţă asupra mediului sunt:

• reclama şi relaţiile cu publicul. Reclama este o modalitate de a reduce incertitudinea la factorul -consumatori. Deşi metodele PR au multe tangenţe cu cele ale reclamei, scopul lor este altul - de a crea în societate mai mult o imagine pozitiva companiei decât a mărfurilor ori serviciilor.
• activitatea politică prin care trebuie de înţeles încercările firmei de a influenţa asupra procesului de adoptate a actelor normative şi de implicare a statului în administrarea economică. Grupurile de lobi. (ANRE)
• crearea asociaţiilor de comerţ care au ca scop influenţa comună asupra mediului şi chiar a organelor statale.

Mediul interior al organizaţiei

Mediul interior al organizaţiei - factorii de situaţie din interiorul organizaţiei: obiective, structura organizatorica, sarcini, tehnologia, personalul.

Obiectivele (scopurile) - rezultatele finale sau starea dorită a sistemei la care tinde organizaţia. Obiectivele sunt stabilite în procesul planificării de conducerea organizaţiei şi sunt aduse la cunoştinţa membrilor săi.

Varietatea obiectivelor depinde de sfera de activitate: business - cheltuieli minime, beneficii maxime; organizaţii necomerciale - cheltuieli minime şi responsabilitate socială. Organizaţiile mari au mai multe obiective - sunt complexe - în domenii: ponderea de piaţă, elaborarea producţiei noi, calitatea serviciilor, selectarea personalului etc.

Dar, obiectivele subdiviziunilor de acelaşi profil din diferite organizaţii sunt mai apropiate decât obiectivele subdiviziunilor aceleaşi organizaţii.

Apare necesitatea în activitate de coordonare - obiectivele subdiviziunilor trebuie să fie tangente obiectivelor organizaţiei şi să nu între în contradicţie cu obiectivele altor subdiviziuni.

Structura organizaţiei - interacţiunea logică a nivelurilor de gestiune şi subdiviziunilor structurale, constituite astfel încât permit cel mai efectiv a realiza obiectivele organizaţiei.

La baza formării structurii organizaţiei se află:

• diviziunea specializată a muncii,
• raportul sfera de control - numărul nivelurilor ierarhice.

Sarcina - activitatea (o serie sau o parte din ea) prescrisă spre execuţie prin metoda stabilită şi în termenii stabiliţi titularului postului (funcţiei). Din punct de vedere tehnic sarcinile se înaintează nu persoanei ci postului.

Sarcinile se diferenţiază ca activitate cu: obiecte, informaţie, oameni.

Tehnologia - metoda de transformare a materiei prime (materia fizică sau informaţia) în produse şi servicii finite. Tehnologia este algoritmul unui proces.

Tehnologia este influenţată de:

• standardizare - aplicarea componentelor reciproc substituibile atât în producere cât şi în servicii (cunoaştem standardizarea elementelor şi a proceselor);
• mecanizare - substituirea oamenilor prin maşini şi mecanisme (ultimul pas - linii de asamblare de tip conveier în mişcare).

Clasificarea tehnologiilor după Vudvord (pentru întreprinderile industriale):

• individuală, unică şi în serii mici - orientarea la un cumpărător concret, executarea după specificarea acestuia,
• producerea în serii mari sau în masă - articole identice sau asemănătoarea (mijloace de larg consum),
• producere neîntreruptă - utilaj automatizat pentru fabricarea unui produs identic după caracteristici în proporţii mari (uzine metalurgice, staţii electrice).

Clasificarea tehnologiilor după Tompson (toate organizaţiile):

• tehnologii cu verigi multiple - executarea treptată a sarcinilor reciproc dependente (linii de asamblare),
• tehnologii de mediere - se caracterizează prin organizarea relaţiilor reciproce dintre grupe de oameni (bănci, companii telefonice),
• tehnologii intensive - aplicarea unor metode, cunoştinţe speciale pentru modificarea produsului la întrare (îmbogăţirea minereului la combinatul metalurgic).

Personalul

Personalul. Obiectivele organizaţiei se realizează prin activitatea membrilor ei - factorul central în orice model de gestiune. Succesul activităţii individului este influenţat de comportamentul individual determinat de următoarele caracteristici:

• capacităţile - calităţile individuale ale personalităţii (intelectuale şi fizice) - parţial provin din ereditate, în mare parte - din experienţă. Capacităţile determină predispunerea (potenţialul) omului în executarea unei lucrări concrete.
• necesităţile - starea internă de insuficienţe psihologice sau fiziologice - importante pentru motivare.
• aşteptările - în baza experienţei şi evaluării situaţiei în cauză persoanlul formează aşteptările referitor la rezultatele comportamentului său. Evident, dacă oamenii nu cred că comportamentul impus de organizaţie le va satisface necesităţile personale - nu va lucra eficient.
• perceperea - fiecare individual determină necesităţile şi aşteptările într-o situaţie concretă prin intermediul conştientizării realităţii.
• valorile - convingeri generale în privinţa ce este bine şi ce este rău sau indiferent în viaţă. Valorile, ca şi alte caracteristici individuale se capătă parţial prin studii.

În organizaţie se transpun valorile existente în societate. În cadrul fiecărei organizaţii se crează un sistem de valori propriu - fundamentul culturii organizaţionale, moralei şi obiceiurilor ei. În afară de calităţile individuale sau personale succesul activităţii individului este influenţat de mediul şi chiar situaţia în care se află. Spre exemplu, cinstea şi capacitatea de a inspira încredere depind de situaţie.

Conducătorul trebuie să orienteze comportamentul personalului astfel ca să atingă obiectivele organizaţiei, folosind oameni cu calităţi necesare realizării sarcinilor concrete şi a forma mediul de lucru care va menţine aceste calităţi.