Procesul de comunicare şi sistemul informaţional.

Sistemul informaţional (S.I.)

Sistemul informaţional (S.I.) reprezintă totalitatea metodelor, procedurilor şi mijloacelor folosite in procesul informaţional, care reprezintă ansamblul operaţiilor de culegere, transmitere şi prelucrare a datelor, sistematizare, analiză, păstrare şi valorificare a informaţiilor.

Rolul sistemului informaţional consta in acordarea informaţiei, necesare diagnosticului situaţiei din organizaţie şi reprezintă o premiza a deciziilor ce trebuie adoptate: reprezintă instrument de întărire a disciplinei şi sporirii a responsabilităţii.

Principalele componente ale sistemului informaţional:

1.Data-descrierea cifrica sau letrica a unor acţiuni, fapte, procese şi fenomene referitoare la firmă.

2.Informatia- sunt acele date care aduce beneficiarului un spor de cunoştinţe referitor la organizaţie şi mediul ei şi care oferă elemente de noutate.

3.Circuitul informaţional este traiectoriul parcurs de date şi informaţii de la emiţător la receptor.

4.Fluxul informaţional este cantitatea de informaţie vehiculata intre 2 elemente ale sistemului. Fluxul se caracterizează prin viteza, frecventa, formă sau configuraţie.

5.Purtatorii de informaţii sunt mijloace cu ajutorul cărora sunt vehiculate şi păstrate informaţiile.

Purtători de informaţie:

a)Documente primare. c)Dischete, discuri.

b)Documente de evidenta tehnico-operativa.

6.Mijloacele tehnice care se grupează:

a)De colectare a datelor(contoare, maşini de fixat).

b)De prelucrare a datelor(calculatoare).

c)De transmitere a informaţiei.

7.Operatii pot fi:

a)Manuale c)Mecanizate.

b)Automatizate.

Funcţiile sistemului informaţional:

1.Functia de documentare,(de informare) - se înregistrează şi vehiculează astfel de informaţii care servesc îmbogăţirii cunoştinţelor personalului şi pot fi folosite ulterior.

2.Functia decizională, - adică asigura componentele organizaţiei cu ansamblul informaţiilor necesare pentru iniţierea, fundamentarea şi adoptarea deciziilor de conducere cu elementele necesare luării deciziei.

3.Functia operaţională - de facilitare a procesului de activitate, asigurarea personalului cu ansamblul de informaţii necesare realizării acţiunilor implicate de executarea sarcinilor.

Forme de sisteme informaţionale:

1. S.I. tradiţional – când organele umane de simţ sunt utilizate pentru primirea semnalelor din exterior, şi transformarea lor în informaţie necesară la adoptarea deciziilor. Astfel fiecare om poate fi privit ca un S.I. tradiţional.

2. S.I pe purtători de hârtie – permit păstrarea informaţiei, accesul la ea şi este posibilitatea de a urmări deplasarea ei.

3. S.I. computerizate – când se utilizează mijloace electronice de culegere, prelucrare şi stocare.

În raport cu funcţiile executate avem astfel de tipuri de sisteme informaţionale:

A) Sisteme informaţionale operaţionale care asigură desfăşurarea curentă a operaţiunilor (tranzacţiilor) şi adoptarea deciziilor de către managerii de nivel inferior. Ele prelucrează datele generate de tranzacţiile efectuate

1. sisteme de prelucrare a tranzacţiilor - înregisrează şi prelucrează toate operaţiile curente cum ar fi evidenţa vânzărilor, achiziţiile de la furnizori, rezervele la depozit, plata salariilor la angajaţi. aceste sisteme acumulează datele iniţiale şi generează documentaţia necesară.

2. sisteme de control asupra procesului de producţie – presupune monitorizarea şi controlul procesului de transformare a resurselor în bunuri.

3. sisteme automate de oficiu - care au menirea de a transforma pe suporţi electronici procedurile manuale (poşta electronică, evidenţa plăţilor, sistemele de editură de oficiu etc)

B)Sisteme informaţionale de management-sisteme computerizate ce asigură informaţia necesară pentru luarea deciziilor de conducere

1. sisteme informaţionale de raportare – asigură managerii cu rapoarte necesare pentru adoptarea deciziilor cotidiene.

2. sisteme de susţinere a procesului de adoptate a deciziilor - SI computerizate interactive în care se utilizează diferite modele de adoptare a deciziilor ce permit utilizatorilor de a primi răspuns la întrebarea: „ce vom obţine dacă vom întreprinde ....”

3. sisteme informaţionale de gestiune executivă – facilitează adoptarea deciziilor la nivelul superior. Aceste sisteme permit conducătorilor accesul la baze de date complexe.

C)Sisteme informaţionale de cunoştinţe sau sisteme de expert - sunt sisteme a căror funcţionare încarcă să imite procesul de gândire uman. Sunt sisteme îngust specializate într-un domeniu.(bancar. etc)

Comunicarea- reprezintă procesul de transmitere a informaţiei sub forma de mesaj printr-un canal unui receptor de informaţie. (comunicarea este schimbul de informaţie dintre 2 sau mai multe persoane).

Tipuri de comunicare:

1.După caracterul comunicării.

a)Cu caracter informativ. c)Comunicare de control.

b)Cu caracter dispozitiv. d)Comunicare de colaborare şi coordonare

2.După direcţia de transmitere:

a)Comunicare verticala. b)Comunicare orizontala.

- comunicare ascendenta. c)Oblica

- comunicare descendenta.

3.După frecventa:

a)Periodica. b)Permanenta

4.După modul de desfăşurare:

a)Comunicare reciproca directa. c)Comunicare unilaterala directa.

b)Comunicare reciproc indirecta. d)Comunicare unilaterala indirecta.

5.După nivelul de formalizare:

a)Comunicare formală, precizate prin intermediul unor acte normative ori dispoziţii cu caracter intern, concretizate in informaţii strict necesare procesului de lucru.

b)Comunicare informală, au caracter neoficial de ordin personal ori general.(zvonurile)

6.După mijlocul de transmitere(modul):

a)Scrisa. 

b)Verbala.

c)Nonverbala (ilustrativa).

Schimbul de informaţii sau comunicarea are loc printr-un proces in care sunt implicate 4 elemente:

1.Emitatorul- persoana care generează ideea,culege şi transmite informaţia.

2.Mesajul- Informaţia codificata prin diferite simboluri.

3.Canalul- Mijlocul de transmitere a informaţiei(verbal, scris, nonverbal).

4.Destinatarul / Receptorul - persoana căreia este destinata informaţia şi care o interpretează.

In cadrul procesului de comunicare se parcurg câteva etape. Sarcina lor este de a forma(crea), informaţia şi utiliza canalul in aşa fel încât destinatarul şi emiţătorul sa se înţeleagă.

Etapele procesului de comunicare:

1.Formularea ideii-emitentul generează ideea.

2.Codificarea şi selectarea canalului - adică până a fi transmisa ideea cu ajutorul diferitor simboluri ea se codifica, utilizând diferite cuvinte, intonaţii şi gesturi etc.

Codificarea transformă ideea în mesaj. Canalul este selectat în funcţie de simbolurile cu care a fost codificată ideea.

3.Transmiterea- consta in transportarea fizica a mesajului codat către receptor.

4.Decodificarea- transformarea simbolurilor emitentului in gânduri ale destinatarului.

Procesul de comunicare.

Comunicarea va fi eficienta daca va fi conexiunea inversa. În conexiunea inversă emitentul şi destinatarul se schimbă cu locul şi se realizează în scopul de verificare a corectitudinii de percepere a informaţiei. Feedback-ul este o reacţie a destinatarului la cele auzite.

Procesul de comunicare este influenţat de o serie de factori perturbatori care deteriorează sau influenţează negativ asupra procesului de transmitere a informaţiei, ceea ce în final denaturează sensul informaţiei. Aceşti factori sunt de natură obiectivă(calitatea mijloacelor tehnice) cît şi subiectiva (neatenţia, nivelul de pregătire,etc)

Barierele procesului de comunicare

Procesul de comunicare poate fi analizat sub 2 aspecte:

1.Comunicarea interpersonală- este comunicarea între indivizi.

2.Comunicarea organizationala – comunicarea între compartimente, subdiviziuni.

Barierele comunicării interpersonale:

1.Barierele legate de percepere - când oamenii reacţionează nu la fenomenele ce real se petrec, dar la ceea cum ei înţeleg fenomenele şi lucrurile care se petrec, adică una şi aceeaşi informaţie oamenii o înţeleg şi interpretează in diferite moduri.

Perceperea diferita poate avea următoarele cauze:

a)Conflict intre sfere de activitate şi postul ocupat.

b)Relaţii umane şi dispoziţii.

c)Experienţa de viata.

d)Aşteptări.

2.Barierele semantice - când acelaşi cuvânt are sensuri diferite. Destinatarul pune un sens în cuvântul dat iar emitentul alt sens.

3.Bariere non-verbale . La comunicarea non-verbală se utilizează diverse simboluri în afară de cuvinte. Deseori această comunicare se face concomitent cu cea verbală ceea ce poate amplifica sau modifica sensul cuvintelor. Cercetările atestă că 55% din informaţie este percepută prin limbajul corpului, 38% prin intonaţie şi numai 7% prin sensul cuvintelor. La aceste bariere non-verbale se referă;

• privirea

• mimica şi expresia fetei.

• gesturile

• poziţia corpului

• manipulările

• intonaţia.

4. Legătura inversa proasta. Când nu putem verifica dacă informaţia a fost înţeleasă corect.

5. Incapacitatea de a asculta

Perfecţionarea comunicării interpersonale:

1.Determinarea precisa a scopului comunicării.

2.Cunoasterea precisa a simbolurilor.

3.Atenţie la limbajul gesturilor şi comunicarea nonverbală.

4.Stabilirea legăturii inverse.

5.Stabilirea momentului potrivit pentru comunicare.

Barierele comunicării organizaţionale:

1.Denaturarea informaţiei în mişcarea de sus in jos ori invers:

a)Denaturarea neintenţionata a informaţiei din cauza dificultăţii contactelor interpersonale.

b)Denaturarea intenţionată a (când cel care nu este de acord cu mesajul îl modifica in favoarea lui).

c)Denaturarea in rezultatul filtrării.

2.Supraincarcarea informaţională.

3.Structura insatisfăcătoare a organizaţiei. În organizaţiile cu multe niveluri creşte probabilitatea denaturării informaţiei deoarece fiecare nivel corectează şi filtrează mesajele.

4.Lipsa legăturii inverse.

Perfecţionarea comunicării organizaţionale:

1.Reglarea fluxurilor informaţionale - adică dozarea şi direcţionarea corecta a informatielor.

2.Practicarea întâlnirilor cu subalterni.

3.Sisteme de colectare a propunerilor.

4.Buletinele informaţionale(sistemul de radio intern).

5.Stabilirea legăturii inverse.