Structura şi organizarea achiziţiilor

A percepe o organizaţie ca pe o serie de căsuţe dintr-o organigramă ar însemna să se înţeleagă greşit conţinutul subiectului pe care îl abordăm aici. Aspectele organizaţionale sînt numeroase, şi variate şi necesită o analiză riguroasă atunci cînd se planifică o nouă structură. Nu există unanimitate în ceea ce priveşte o metodă care ar fi cea mai bună în termeni generali şi ar trebui să evidenţiem de la bun început faptul că într-adevăr nu există o structură organizatorică general aplicabilă.

Structurile trebuie concepute astfel încît să corespundă cerinţelor specifice ale unei întreprinderi. Printre aceste cerinţe specifice se numără: obiectivele întreprinderii, strategiile, resursele şi sistemul informaţional, stilul managementului de vîrf, capacitatea şi înclinaţia managerilor de a delega responsabilitatea, funcţiile executate în interiorul întreprinderii şi culturile dominante.

Managerul care răspunde de conceperea unui model de organizare ar trebui întotdeauna să înceapă cu întrebarea esenţială „Ce încercăm să facem?". Deoarece puţini sînt cei care pornesc de la zero atunci cînd concep un model de organizare, această întrebare trebuie suprapusă peste toate informaţiile care există deja în momentul respectiv.

Cele mai multe organizaţii au fost adaptate cu timpul astfel încît să răspundă cerinţelor pe care cei care le-au creat, le-au perceput ca fiind importante. Printre factorii care influenţează modelul ales, dar şi modificările operate ulterior, se numără şi importanţa comparativă a anumitor persoane sau funcţii din ierarhia existentă la momentul respectiv. Funcţiile mai prost plasate, dimpotrivă, au puţină influenţă asupra structurii unei organizaţii. „Moda" ar putea constitui o altă influenţă majoră şi, pînă nu demult, în majoritatea organizaţiilor funcţia achiziţiilor nu avea importanţă prin prisma nici unuia dintre aceste criterii.

Date fiind aceste realităţi, este esenţial ca în procesul de analiză a rolului achiziţiilor într-o organizaţie să se pună întrebarea fundamentală sugerată mai sus, ca o condiţie preliminară de bază pentru modelarea organizaţiei. Bineînţeles, aceasta nu înseamnă că achiziţiile se vor dovedi întotdeauna a fi de importanţă primordială.

Totuşi, ori de cîte ori achiziţiile reprezintă o funcţie de bază, ele ar trebui identificate ca atare, la fel ca şi celelalte funcţii implicate, de exemplu, în dezvoltarea producţiei, în procesul de producţie, în vînzări şi în distribuţie. Apoi, numeroasele corelaţii dintre aceste funcţii ar trebui reflectate prin modelul de organizare a întreprinderii.

Aici ne vom interesa de modul de organizare prin prisma raportului său cu achiziţiile, însă este evident că discuţia trebuie să vizeze întreprinderea ca întreg. Achiziţiile sînt, la urma urmei, o funcţie care interacţio-nează cu celelalte funcţii dintr-o întreprindere. Ele nu operează izolat, căci nici o organizaţie nu există pur şi simplu pentru a cumpăra anumite bunuri. Rezultă, aşadar, că aspectele de comunicare/ coordonare ale oricărei organizaţii ar trebui să reprezinte principalul considerent în procesul de concepere a oricărei structuri organizaţionale.

Cît priveşte cea mai potrivită structură pentru un caz specific, este esenţial să păstrăm în vedere ideea sugerată mai devreme şi anume aceea că nu există structură de organizare general aplicabilă. Fiecare întreprindere este diferită de celelalte în mai multe privinţe. Astfel, în analiza unui caz concret vor trebui luaţi în considerare mai mulţi factori. De exemplu, dimensiunea organizaţiei, tipul de piaţă pe care o deserveşte aceasta, tehnologiile şi procesele de producţie implicate, tipul de oameni angajaţi, volatilitatea pieţelor pe care operează întreprinderea şi vîrsta întreprinderii.

În mod clar, structura organizatorică a unei companii care are şase grupe diferite de produse, cîteva dintre ele fiind comercializate pe pieţe diferite, va fi obligatoriu diferită de cea care s-ar potrivi unei întreprinderi cu un singur produs. Iar în ceea ce priveşte funcţia achiziţiilor, importanţa acesteia pentru sistemul întreprinderii va influenţa rolurile care .îi vor,fi atribuite în structura organizatorică şi, bineînţeles, modul în care va fi concepută această structură şi sistemele sale conexe.

Printre alte influenţe care vor afecta modelul de organizare al unei întreprinderi se numără: amplasarea geografică, tipul de piaţă deservită (de exemplu, internaţională sau de stat), durata perioadei de gestaţie din procesul de dezvoltare a produselor (de regulă, cu cît mai scurtă este această perioadă, cu atît mai dinamică trebuie să fie întreprinderea) şi înclinaţia celor care conduc întreprinderea spre a stimula sau a reprima atît creativitatea cît şi spiritul întreprinzător.

Metodele de sistem

Pentru a explica modul în care sînt concepute structurile organizaţionale sînt utilizate adesea metodele de sistem. Conceptul de bază este că, pentru a fi eficace, orice sistem trebuie să fie echilibrat. Argumentul avansat este că scopul principal ar trebui să fie eficacitatea întregului sistem şi nu adoptarea unei metode de suboptimizare, de exemplu, prin urmărirea eficienţei departamentale (a achiziţiilor). Altfel, achiziţiile şi-ar putea atinge obiectivele în detrimentul restului organizaţiei.

Un exemplu pe care l-am putea invoca pentru a ilustra cele spuse ar fi situaţia în care achiziţiile, în scopul de a face economii, cumpără stocurile necesare pentru un an de activitate, economisind, să zicem, 10.000 £, însă această decizie îi costă pe ceilalţi membri ai organizaţiei (finanţele, depozitele, controlorii stocurilor, de exemplu) o sumă care ar putea fi cu mult mai mare decît cele 10.000 £ economisite de achiziţii.

Cu cît mai integrate sînt sistemele, cu atît mai uşor sînt de identificat implicaţiile în termeni de costuri ale oricărei măsuri care determină o organizaţie să se abată de la luarea deciziilor dintr-o perspectivă funcţională, optînd pentru un punct de vedere care ia în considerare organizaţia ca întreg.

Teoreticienii sistemelor identifică, de regulă, patru tipuri de sisteme. Acestea sînt:

Sistemele de adaptare , care, după cum o sugerează chiar denumirea lor, vizează adaptarea organizaţiei la mediul său, gestionarea schimbă-: rilor, uneori rapide, cu care se confruntă organizaţia şi asigurarea adoptării politicilor adecvate, astfel încît să se garanteze continuitatea desfăşurării unei activităţi eficace.
Sistemele de operare , care vizează funcţionarea de zi cu zi a întreprinderii, de la intrări, prin procesul de producţie şi pînă la ieşiri. Aceste sisteme vizează nu numai fluxurile de materiale şi produse, ci şi fluxurile băneşti.
Sistemele de informare , care sînt „antenele" organizaţiei, deoarece nici unul din celelalte tipuri de sisteme nu poate funcţiona fără informaţii.
Sistemele de întreţinere , care există pentru a întreţine funcţionarea eficace a organizaţiei. Ele includ sistemele de control, aşa-numitele sisteme de „recompense-sancţiuni" şi mecanismele de coordonare care conectează organizaţia cu alte sisteme.

Dacă aplicăm aceste idei unui sistem de producţie, la nivel operaţional acest sistem poate fi reprezentat ca o căsuţă cu intrări şi ieşiri. El obţine materiile prime sau componentele (intrări), le prelucrează într-un fel sau altul şi vinde produsele rezultate (ieşiri). în mod evident, sistemul poate opera viabil numai dacă există intrări în procesulde prelucrare şi dacă ieşirile pot fi cedate concomitent cu obţinerea unui surplus financiar. Factorii negativi legaţi de intrări (de exemplu, rupturile de stoc, defectele de calitate) vor afecta atît procesul de prelucrare cît şi ieşirile, la fel precum factorii negativi asociaţi vînzărilor sau prelucrării vor afecta intrările.

Experienţa acumulată de autori din analizarea unui mare număr de organizaţii achizitoare sugerează că sistemele de operare, precum şi porţiunea din sistemele de întreţinere şi de informare care se referă la operaţiunile curente, sînt adecvat luate în considerare în" procesul de concepere a structurilor majorităţii organizaţiilor. Cu toate acestea, celorlalte elemente de sistem li se acordă mult mai rar atenţia cuvenită. O consecinţă este că sistemele de întreprindere din care fac parte achiziţiile sînt mai puţin eficace decît ar putea fi.

Este interesant de remarcat faptul că, de exemplu, chiar şi acolo unde s-au adoptat sistemele de tip logistic actualmente la modă, se manifestă adesea o tendinţă de concentrare pe sistemele de operare de zi cu zi. în opinia noastră, aceasta se explică parţial prin faptul că managerii de vîrf nu înţeleg pe deplin sfera de cupri_ncj_e"^:a funcţiei achiziţiilor. Viziunea lor restrînsă conduce, de exemplu, la an gajarea unor oameni nepotriviţi pentru execuţia unui rol mai arftă perpetuîndu-se, astfel, situaţia existentă. Vom reveni asupra acesteia" bleme ceva mai tîrziu în capitolul de faţă.

Cultura „potrivită"

Handy (1985) sugerează că, în analiza modelului cultural al unei organi zaţii, o modalitate de a proceda constă în a examina tipul de activitate care caracterizează fiecare componentă a organizaţiei. El sugerează:, există patru tipuri principale de activitate: stabilitate, inovare, criza şi p ₀litică. Este interesant de remarcat că, în timp ce viziunea autorului Şş ra marketingului include inovarea şi politica (fără stabilitate), el pare,i sugereze că achiziţiile nu au un raport decît cu stabilitatea.

Noi am argo menta că, deşi o parte din funcţia achiziţiilor (de exemplu, aspectele lega te de aprovizionare) poate fi clasificată astfel, multe din activităţile sa ar trebui încorporate în categoria inovării şi a politicii. în ciuda acestor observaţii şi ţinînd cont de ultimul avertisment, este util să explicăm aic ce înţelege Handy prin fiecare din aceste tipuri de activităţi.

Stabilitatea corespunde activităţii operaţionale (de exploatare) a uneil treprinderi. Handy afirmă că adesea aceasta reprezintă pînă la 80% (fi munca personalului companiei şi că activităţi precum secretariatul, contabilitatea, producţia şi comercializarea se încadrează în această categorie. Noi am include în această grupare declanşarea „cererilor de aprovizionare" şi activităţile legate de achiziţiile în curs de desfăşurare. '

Inovarea se referă la orice efort orientat spre modificarea unor activităţi desfăşurate de organizaţie sau a modului în care organizaţia des| şoară anumite activităţi. Handy include aici cercetarea-dezvolţaR (C&D), porţiuni din marketing, partea creativă a producţiei şi anumit porţiuni din finanţe. Noi am argumenta în favoarea includerii în aceast categorie a unor porţiuni din funcţia de achiziţii (luînd exemplul evol» ţiilor din ramura comerţului cu amănuntul din Marea Britanie şi schimbărilor considerabile operate, de pildă, de Volvo şi Rank Xerox-mediul industrial).

Centralizare/ descentralizare

Dată fiind dezvoltarea companiilor multinaţionale, a conglomeratelor, a companiilor de tip holding şi a altor grupuri de companii, considerentele legate de centralizare sau descentralizare au fost discutate pe larg în ultimii ani. Cinicii sugerează că există „mode" după care se iau deciziile într-un sens sau altul şi că orice manager trece pe durata vieţii sale active în medie prin două reorganizări, implicînd fiecare din cele două opţiuni; sau, chiar, că există tendinţa de a copia structura organizaţională a unei companii care a avut mai mult succes; sau că cei mai în vogă consultanţi pe probleme de management îşi promovează peste tot structura organizaţională preferată. în anumite cazuri, un asemenea cinism ar putea fi justificat, dar managerii eficace vor urmări să-şi construiască structura organizaţională pe baze ceva mai obiective.

Majoritatea grupurilor de companii sau organizaţii mari care gestionează mai multe entităţi economice găsesc un anumit compromis între achiziţionarea centralizată a tuturor bunurilor şi serviciilor şi achiziţionarea locală a tuturor bunurilor şi serviciilor, urmărind să echilibreze avantajele forţei cu cele ale flexibilităţii. în esenţă, există trei posibilităţi, astfel:

descentralizare completă, perfniţînd autonomia totală a fiecărei unităţi;
centralizare completă, care, în practică, înseamnă ca, exceptînd achiziţiile locale de mică valoare, toate achiziţiile sunt făcute dintr-un birou central;
o combinaţie a celor două modele precedente.

Cel mai adesea evocate avantaje ale descentralizării sînt:

Un cumpărător local cunoaşte mai bine nevoile specifice ale uzinei sau unităţii sale, furnizorii locali şi instalaţiile de transport şi stocare.
Un cumpărător local este capabil să reacţioneze mai rapid la cerinţele urgente, în parte datorită canalelor de comunicare mai scurte şi în par te deoarece cunoaşte circumstanţele locale mai bine decît o persoană aflată la mare distanţă.
Răspunderea directă a cumpărătorului local faţă de superiorii săi ime diaţi creează o mai bună comunicare şi un control mai strict din partea managerilor de vîrf locali, mai ales în cazurile în care aceştia funcţio nează ca un centru de profit. Dat fiind că materiile prime şi materialele
reprezintă o proporţie atît de mare din cheltuielile de exploatare ale entităţilor producătoare, un argument tipic constă în evocarea unor as pecte legate de autoritate şi responsabilitate. Acest argument poate fi rezumat astfel: dacă managerilor locali nu li se permite, de exemplu,
să selecteze şi să lucreze cu furnizori proprii, atunci cum ar putea ei răspunde de rezultatele producţiei, care depind într-o măsură atît de mare de eficienţa furnizorilor?

Centralizarea completă, pe de altă parte, prezintă avantaje, printre care se numără:

Economii realizate prin consolidarea cererilor similare ale tuturor uni tăţilor care formează grupul, astfel crescînd puterea de negociere a funcţiei de achiziţii şi simplificîndu-se relaţiile cu furnizorii.
Evitarea discrepanţelor de preţuri între unităţile grupului şi a concu renţei între acestea pentru materialele stocate în cantităţi insuficiente.
Pe ansamblu, o gestiune a stocurilor şi un consum de materiale mai adecvate.
Economii de personal şi de eforturi administrative, însoţite de o uni formizare a procedurilor, formularelor, standardelor şi parametrilor
tehnici.

În linii generale, avantajele unei metode constituie dezavantajele celeilalte, de unde rezultă folosirea frecventă a unei combinaţii din cele două metode pentru a se profita de calităţile fiecăreia, evitându-se în acelaşi timp dezavantajele lor. În structura tipică a unei asemenea organizaţii grupul sau biroul central răspunde adesea de:

Definirea politicilor, standardelor şi procedurilor, precum şi a parame trilor tehnici ai grupului.
Negocierea contractelor pentru materiile prime şi materialele comune, care sînt utilizate de grup în orice cantităţi.
Gestiunea contractelor majore vizînd spaţiile şi echipamentele de producţie, precum şi proiectele de investiţii capitale.
Aspectele juridice legate de aprovizionare.
Coordonarea stocurilor grupului.
Instruirea şi perfecţionarea personalului de aprovizionare al grupului şi oferirea de consultanţă privind repartiţia şi recrutarea resurselor umane.

O altă metodă folosită uneori constă într-o mică echipă de angajaţi la nivel de grup, care dispune de un rol politic şi de coordonare relativ limitat, cel mai important utilizator al unor anumite materii prime sau materiale din grup negociind în numele tuturor celorlalţi utilizatori ai grupului, în calitate de achizitor „principal".

După definirea unei metode specifice de aplicat la nivel de grup, problema centralizării sau a descentralizării trebuie analizată şi la nivel de uzină sau de unitate operaţională. în ultimii treizeci de ani s-a manifestat tendinţa de centralizare a activităţilor legate de achiziţii într-un singur departament. Cu toate acestea, există deosebiri considerabile între companii în ceea ce priveşte centralizarea eficace a acestor activităţi.

In anumite cazuri, încă mai există departamente de achiziţii care nu reprezintă decît o ştampilă de cauciuc, prin care se autorizează comenzile negociate de oricare dintre managerii intermediari răspunzători de materialele sau serviciile respective. în alte cazuri, managerul răspunzător de achiziţii dispune de autoritate totală, ca unic responsabil capabil să aprobe efectuarea de cheltuieli de către companie.

In ciuda faptului că, în calitate de semnatari oficiali ai comenzilor de cumpărare, ambii manageri exemplificaţi dispun de aceeaşi autoritate juridică, nivelurile lor de autoritate decizională se află la cele două extreme ale unui interval. între aceste două extreme există o multitudine de niveluri de autoritate diferite, din analizele făcute rezultînd că cele mai multe dintre ele depind de gradul de încredere pe care îl are restul organizaţiei în profesionalismul persoanei în cauză.

Avantajele centralizării activităţilor legate de achiziţii dintr-o întreprindere depind de capacitatea responsabilului căruia îi revine această sarcină de a folosi cu eficacitate maximă „puterea de achiziţie" a companiei. Aici intră: consolidarea cererilor de aprovizionare, dezvoltarea surselor de aprovizionare, raţionalizarea stocurilor, simplificarea procedurilor, colaborarea cu furnizorii în scopul eliminării cheltuielilor inutile în avantajul ambelor părţi şi colaborarea cu colegii pentru a se asigura un flux eficace al informaţiilor, care va permite îndeplinirea obiectivelor întreprinderii.

O centralizare eficace a autorităţii de a cumpăra în numele organizaţiei nu implică însă şi un mandat dictatorial. Mai multe studii au demonstrat că numeroase persoane pot fi implicate direct sau indirect în decizia de a cumpăra. De exemplu, în cazul unui utilaj capital dintr-o unitate producătoare, pe lîngă specialistul în achiziţii, următorii responsabili ar putea exercita o anumită influenţă, în funcţie de poziţia lor ierarhică, dar şi de nivelul de autoritate, de forţa personalităţii, de nivelul de performanţă ca generator de profit şi de eficacitatea deciziilor anterioare: inginerul-şef, managerul de producţie, managerul financiar şi directorul executiv.

O centralizare eficace nu înseamnă că managerul responsabil de achiziţii dictează ce articol de utilaj trebuie cumpărat şi nici că singurul rol al acestuia este de a verifica detaliile comerciale ale contractului de cumpărare a utilajului şi de a încerca să se asigure că preţul este competitiv şi că utilajul este livrat la timp.

Pentru a se obţine cele mai bune rezultate, managerul în cauză trebuie să se implice în procesul de luare a deciziei din fazele timpurii ale acestuia, cînd se identifică nevoia achiziţionării utilajului pentru a executa o funcţie necesară; managerul în cauză trebuie să sugereze surse de achiziţie colegilor săi şi să lucreze în strînsă colaborare cu ei în procesul de evaluare a alternativelor.

Acest manager trebuie să fie perceput de către furnizorii potenţiali ca fiind autoritatea care ia decizia, chiar dacă această imagine este necesară doar pentru a-i oferi o pîrghie comercială în discuţiile cu respectivii furnizori. Aceasta nu înseamnă că aspectele tehnice ar trebui subordonate intereselor comerciale, ci că ambele trebuie luate în considerare în paralel. Prea des, se produce situaţia inversă, iar cumpărătorului i se dă o marjă de manevră prea strimtă ca să-şi exercite funcţia.

Dacă furnizorii ar şti că factorii de natură tehnică sînt dominanţi şi că respectiva cornandă este practic cîştiga-tă, cumpărătorul ar fi nevoit să negocieze cu o putere extrem de limitată. Dezvoltînd acest exemplu, am putea spune că printre factorii comerciali pe care cumpărătorul ar trebui să-i ia în considerare se numără: garanţiile pe durata de viaţă a utilajului, poziţia vînzătorului în ceea ce priveşte piesele de schimb, deservirea în caz de defecţiune, instruirea operatorilor, termenii şi condiţiile plăţii, graficul de livrare şi criteriile de verificare, implicaţiile în termeni de logistică şi instalare, structura preţului şi legătura ei cu graficul, nivelul serviciilor post-vânzare etc.

Este important de reţinut faptul că o comparaţie eficace a alternativelor în etapa de analiză a ofertelor furnizorilor ar trebui să includă aceste elemente, alte considerente, precum şi parametrii tehnici.

Organizarea departamentală

La nivel de departament, numărul de persoane angajate, volumul şi diversitatea bunurilor şi serviciilor achiziţionate, capacitatea şi autoritatea şefului departamental, aptitudinile persoanelor angajate în departament, precum şi importanţa aprovizionării pentru funcţionarea întregii întreprinderi vizate sînt doar cîţiva dintre factorii care vor afecta decizia referitoare la structura de organizare.

Cu toate acestea, există cîteva modele de organizare de bază, în jurul cărora se operează diverse modificări.

Deşi în unele cazuri funcţia de control al stocurilor este eliminată din responsabilităţile achizitorului, acest model este rezonabil de caracteristic pentru o mică structură departamentală. Cele mai multe departamente, cel puţin în Marea Britanie, sînt formate din mai puţin de patru persoane. Ar trebui să subliniem, totuşi, că organigrama nu este decît un aspect al problemei. Ea nu ne spune nimic despre sfera de cuprindere a funcţiei pe care o execută achizitorul etc, şi nici nu descrie aspectele informaţionale ale activităţii organizaţionale (Strauss, 1962).

Specializarea cumpărătorilor pe grupuri de materii prime sau materiale poate constitui adesea cea mai bună modalitate de subdiviziune a muncii unui departament de aprovizionare, dar acest lucru nu este întotdeauna valabil. în ramura construcţiilor, de exemplu, achizitorii individuali (sau secţiunile achizitoare) sînt adesea responsabili(e) de toate cumpărările aferente anumitor contracte.

Deseori, aceste contracte ajung la sume enorme, iar şantierele de construcţie pot fi situate la mari distanţe de amplasamentul achizitorului responsabil de ele. în asemenea circumstanţe, un contract unic facilitează comunicarea, chiar dacă o concentrare a achiziţiilor ar putea prezenta avantaje prin prisma negocierilor. Adesea se preferă o metodă combinată, prin care achizitorii responsabili de diversele contracte de construcţie îşi plasează comenzile de aprovizionare în cadrul unor contracte de cumpărare a anumitor materii prime, negociate la nivelul companiei ca ansamblu.

Aceste contracte vor fi, de regulă, negociate de membrii personalului care au fost desemnaţi ca achizitori în contractul de bază. De cele mai multe ori, această sarcină este asumată de angajatul respectiv, pe lîngă celelalte funcţii pe care le deţine. .

Serviciile auxiliare

Un aspect care nu ar trebui omis în procesul de analizare a modului de organizare a unui departament de achiziţii este importanţa serviciilor auxiliare de care beneficiază achizitorii. De regulă, în organizaţiile mari se oferă servicii anexe mai ample: analişti ai costurilor, economişti, jurişti şi alţi specialişti constituie personalul auxiliar, angajat pentru a favoriza atingerea obiectivelor organizaţiei.

Oricare ar fi cazul, accentul ar trebui pus pe lucrul în echipă: nu numai în interiorul departamentului, ci şi între utilizator şi furnizor. Rolul achizitorului a fost descris ca unul de „catalizator" în promovarea unei interacţiuni utile a furnizorului cu utilizatorul. Această observaţie este deosebit de importantă pentru aspectele tehnice, unde rolul coordonator al cumpărătorului poate fi important pentru crearea unei comunicări tehnice sau comerciale reuşite între organizaţia cumpărătoare şi cea furnizoare.

în organizarea departamentală, este important să se valorifice la maxim talentele şi calităţile specifice ale indivizilor aparţinînd unei organizaţii. Repartizaţi indivizilor sarcinile pe care le pot executa cel mai bine, exploataţi la maxim talentele şi aptitudinile disponibile şi căutaţi în permanenţă să perfecţionaţi indivizii şi grupul pe ansamblu. După cum a subliniat Drucker (1968), o bună structură organizatorică nu va asigura în sine o bună performanţă; pentru a face o organizaţie să funcţioneze este nevoie de oameni competenţi şi motivaţi.

Cu toate acestea, o structură organizatorică inadecvată face imposibilă o bună performanţă, ori-cît de capabili ar fi managerii individuali. Prin urmare, îmbunătăţirea structurii de organizare va duce întotdeauna la o îmbunătăţire a performanţelor.

Organizaţiile au nevoie de control, coordonare şi comunicare. Aceste cerinţe trebuie atent examinate în procesul conceperii oricărei forme de organizare, indiferent dacă aceasta este la nivel de departament, companie sau grup. De asemenea, este important să se asigure că organizaţia şi sistemele aferente ei se dezvoltă în timp, astfel încît să corespundă schimbărilor de circumstanţe.

Unde ar trebui să se situeze achiziţiile în structura unei organizaţii ? Această întrebare, pusă cu numeroase ocazii autorilor, nu are un răspuns simplu. în unele cazuri, funcţia ar putea fi nesemnificativă şi va fi plasată într-o poziţie inferioară în ierarhia organizaţiei. Contrariul este valabil fie atunci cînd cheltuielile de achiziţii sînt atît de importante comparativ cu cifra de afaceri a companiei, încît pentru a controla această funcţie este numit un responsabil executiv de rang foarte înalt, fie atunci cînd stocurile-cheie provin de pe pieţe instabile, fie atunci cînd proporţia costului bunurilor achiziţionate din afara întreprinderii în costul unui produs este semnificativă. între aceste extreme, care ar putea forma un interval continuu, se regăsesc numeroase variante.

Există organizaţii în care funcţia este subordonată, de cele mai multe ori producţiei. Această poziţie reflectă, probabil, o atitudine tradiţionalistă în ceea ce priveşte modul de organizare, precum şi calitatea angajaţilor responsabili de aprovizionare. „La aşa preţ — aşa marfă!" Un rol subordonat şi un salariu pe măsură nu vor atrage angajaţi capabili să execute funcţia la un nivel mai înalt.

Drept rezultat, fie sarcinile mai generale legate de achiziţii sînt executate de alţi angajaţi, fie se presupune că acestea sînt executate de alţi angajaţi. în asemenea condiţii, angajaţii competenţi în achiziţii ar putea fi nevoiţi să aducă în atenţia managerilor tradiţionalişti potenţialul funcţiei. Statutul se cîştigă, rareori se atribuie.

Cînd sînt achiziţiile importante?

Deşi fiecare caz va trebui examinat prin prisma propriilor sale caracteristici, se justifică şi definirea unor recomandări mai prescriptive privind importanţa achiziţiilor. Aşa-numitele „Legi ale lui Farmer", prezentate în continuare, au fost concepute în urma solicitării unor astfel de recomandări, în primul caz, importanţa percepută a achiziţiilor a crescut considerabil într-o întreprindere implicată în producţia de bunuri electronice de larg consum, pe măsură ce s-a diminuat timpul disponibil pentru crearea de noi produse.

Managementul întreprinderii în cauză şi-a dat seama că exista o nevoie urgentă de a implica furnizorii şi de a găsi modalităţi de a se asigura că noile produse deveneau operaţionale din prima încercare şi cît mai repede. Din această experienţă, putem spune că:

Importanţa percepută a achiziţiilor creşte direct proporţional cu reducerea duratei totale a ciclului de viaţă al produsului.

O a doua constatare a rezultat din observarea faptului că funcţia părea să fie considerată de importanţă semnificativă atunci cînd întreprinderea în cauză opera pe pieţele materiilor prime. Aceasta a condus la afirmaţia că:

Achiziţiile sînt percepute ca importante atunci cînd întreprinderea în cauză interacţionează semnificativ cu una sau mai multe pieţe instabile.

A treia „lege" are o aplicare mult mai generală. Ceea ce ar trebui, totuşi, să evidenţiem aici este absenţa cuvîntului „perceput" din propoziţie, deoarece există numeroase organizaţii în care, deşi „legea" este valabilă, managementul de vîrf este „miop".

Achiziţiile sînt importante ori de cîte ori organizaţia vizată îşi cheltuieşte o proporţie semnificativă din venituri pentru a achiziţiona bunurile şi servicii le care îi permit să-şi desfăşoare activitatea economică.

Ce ar trebui să aştepte organizaţia de la responsabilul-şef al achiziţiilor acolo unde se aplică aceste legi? Persoana în cauză ar trebui să fie de acelaşi „calibru" ca şi ceilalţi manageri-cheie. Ca şi ceilalţi colegi ai săi, el sau ea ar trebui să fie la curent cu obiectivele întreprinderii; de fapt, el sau ea ar trebui să aducă o contribuţie semnificativă la elaborarea acestor obiective. în plus, el sau ea ar trebui să definească obiectivele propriei sale funcţii, iar în sfera de cuprindere a activităţii sale ar trebui să intre atît răspunderea, cît şi autoritatea.

Subordonarea managerului achiziţiilor unui manager de nivel intermediar ar putea conduce la o diminuare a performanţelor. Achiziţiile calitative impun examinarea obiectivă a numeroşi factori, urmărindu-se interesul organizaţiei ca întreg, iar managerilor intermediari care au un interes financiar direct legat cu anumite aspecte ale performanţei orga-nizaţionale le-ar putea veni greu să facă faţă acestei cerinţe.

Achizitorii de calitate sînt, de asemenea, recunoscuţi ca fiind experţii în achiziţii ai companiei lor, ca oameni către care se îndreaptă colegii de la toate nivelurile pentru a obţine informaţii şi recomandări în probleme de aprovizionare. Calibrul unei persoane care ocupă o poziţie de subaltern va fi rareori suficient pentru a face faţă acestor cerinţe.

Achiziţiile necesită responsabili de un calibru pe măsura potenţialului funcţiei în interiorul organizaţiei în cauză. Acest potenţial poate fi realizat numai prin centralizarea eficace la nivel de companie a responsabilităţii şi autorităţii legate de achiziţii. Această cerinţă se explică nu prin faptul că aprovizionarea este mai importantă decît alte funcţii, ci mai curînd prin faptul că nivelul de performanţă din sfera aprovizionării afectează toate părţile organizaţiei unde din procesul de exploatare rezultă direct profituri sau pierderi.

Metodele mai generale

În capitolul de faţă am făcut mai multe referinţe la metodele de sistem, în linii mari, acestea se deosebesc de sistemele de organizare convenţionale şi" funcţionale prin aceea că ele căută să evite suboptimizarea funcţională, urmărind concomitent eficacitatea de ansamblu a sistemului. După cum s-a sugerat mai devreme, asta implică întotdeauna decizii privind găsirea unui compromis între obiectivele departamentale. „Managementul materialelor", „managementul logisticii", „managementul distribuţiei fizice" şi „administraţia materialelor" sînt exemple de asemenea metode.

Pe măsură ce îşi asumă un rol mai strategic, funcţia achiziţiilor va trebui să delege titularilor (gestionarilor) de bugete o mare parte din activităţile de rutină legate de achiziţii, mai ales în sferele unde ea adaugă puţină valoare. O dată cu evoluţia spre un caracter proactiv şi spre un rol strategic, funcţia achiziţiilor va fi nevoită să delege o parte din responsabilităţile sale.

Prin urmare, este probabil să descoperim pe viitor că se instalează noi structuri, cu o mică activitate de achiziţii avînd sarcini strategice, fiind responsabilă de gestiunea lanţurilor de aprovizionare, deter-minînd politica globală de achiziţii şi implicîndu-se în negocierile majore, în timp ce articolele de rutină, de valoare mai mică, vor fi gestionate pe bază cotidiană de titularii de bugete.

În interiorul fiecărui centru de profit, titularilor individuali de bugete le va fi delegată sarcina de a „cumpăra", respectînd anumiţi parametri definiţi de către funcţia achiziţiilor. O activitate strategică de achiziţii va trebui să instruiască personalul şi să monitorizeze asemenea noi evoluţii.

Nu există un model de structură organizaţională general aplicabil, deoarece fiecare întreprindere este unică. Dimensiunea organizaţiei, tipul de piaţă pe care o deserveşte, tehnologia şi procesele de producţie implicate, precum şi numeroşi alţi factori, vor determina deopotrivă structura or ganizaţiei.

Metodele de sistem pot fi folosite pentru a explica elaborarea structurilor organizaţionale. Cu cît un sistem este mai integrat, cu atît mai mari sînt şansele sale de reuşită.

Handy sugerează că tipul de cultură al unei organizaţii poate fi caracterizat prin unul din următoarele patru tipuri de activitate: stabilitate, inovare, criză şi politică. Autorul nu este de acord cu părerea lui Handy, conform căreia achiziţiile se încadrează în categoria de „stabilitate". Deşi unele aspecte intră fără nici o îndoială în această categorie, departamentele de achiziţii cu rol proactiv vor fi implicate într-o anumită măsură în inovare şi în elaborarea politicilor de întreprindere.

S-a pus accentul pe nevoia de a avea angajaţi competenţi şi motivaţi. (Cu toate acestea, o structură organizaţională inadecvată face imposibilă obţinerea de performanţe bune, oricît de buni ar fi managerii individuali.) Adoptarea conceptelor de „clasă mondială" înseamnă că achiziţiile trebuie să-şi extindă implicarea în amonte pînă la ultimele niveluri de aprovizionare şi în aval pînă la clientul final, sau, cu alte cuvinte, achizitorii trebuie să se familiarizeze cu conceptul de „lanţ total de aprovizionare", în scopul de a reduce costurile şi pierderile.

Structurile organizaţionale ar trebui croite astfel încît să răspundă unor nevoi specifice, luîndu-se în considerare mediul extern şi obiectivele şi strategiile definite.