Productie si Aprovizionare

Departamentul de productie și aprovizionare

Procesul de productie poate fi definit ca fiind totalitatea actiunilor constiente ale angajatilor unei întreprinderi, îndreptate asupra materiilor prime, cu ajutorul diferitelor masini, utilaje sau instalatii, materialelor sau a altor componente în scopul transformarii lor în produse, lucrari sau servicii cu anumita valoare de piata.

Productia este cel mai important proces din lantul valoric al unei companii producatoare, iar calitatea si competitivitatea pe piata a produselor rezultate din procesul de productie este decisiva. Pentru îndeplinirea acestor deziderate este esentiala eficienta sistemului informatic de gestiune a activitatii.

Numai implementarea unei solutii informatice perfect modelate pe specificul activitatilor unei întreprinderi producatoare poate asigura premisele competitivitatii acesteia. Componentele importante, precum si definitiile acestora, ce stau la baza productiei sunt prezentate în Fig. 1.

Fig. 1. Componentele de baza ale procesului de productie.

Lantul de aprovizionare este un sistem de organizatii, oameni, tehnologie, activitati, informatii si resurse implicate în deplasarea unui produs sau serviciu de la furnizor la client. Activitatile lantului de aprovizionare transforma resursele naturale, materiile prime si componentele într-un produs finit, produs care este livrat ulterior clientului final.

Lantul de aprovizionare încorporeaza procesul de productie alaturi de cel al achizitionarii de materiale prime si cel al distributiei produselor finite, îngloband tot procesul existent responsabil de transformarea materialelor preluate de la furnizor si pana la produsele finite livrate clientilor. În Fig. 2 este reprezentata schematic acest lant.

Fig. 2. Lantul de aprovizionare.

Sistemele MRP si ERP

MRP (“Material Requirements Planning”) reprezinta un sistem de control al productiei si al inventarului utilizat pentru gestionarea proceselor de fabricatie. Majoritatea sistemelor MRP sunt bazate pe aplicatii software, desi este posibila si o implementare pe hartie. Menirea lui este sa îndeplineasca simultan urmatoarele trei cerinte:

• asigurarea disponibilitatii materialelor prime pentru productie si respectiv a produselor pentru expedierea catre client;
• asigurarea mentinerii unui nivel minim al inventarului;
• schimbarile tot mai rapide din mediul de afaceri si cresterea în complexitate a activitatilor din cadrul unei companii necesita o adaptare permanenta, într-un ritm alert, care adeseori pune la încercare capacitatile de efort si analiza ale factorului uman.

ERP (“Enterprise Resource Planning”) este un sistem software complex multi-modular care integreaza procesele economice ale întreprinderii cu scopul optimizarii si cresterii eficientei acestora. Din punctul de vedere al functionalitatilor, un software ERP acopera urmatoarele domenii de interes ale unei afaceri:

• planificarea productiei;
• gestiunea achizitiilor;
• gestiunea stocurilor;
• interactiunea cu furnizorii;
• gestiunea relatiilor cu clientii;
• urmarirea comenzilor;
• gestiunea fianciara;
• gestiunea resurselor umane.

Pornind de la premisa ca întregul este mai mult decat suma partilor, un ERP realizeaza integrarea si sincronizarea functiunilor întreprinderii. Reprezinta un mijloc eficace de integrare si ordonare a informatiei, fluidizand schimbul de date între departamente.

Managementul departamentului de productie și aprovizionare

Pentru a satisface cererea în mod eficient, orice companie trebuie sa realizeze o prognoza/estimare a cererii, dupa care trebuie sa planifice productia astfel încat sa satisfaca cererea estimata. Realizarea unui plan de productie este o sarcina complexa, dar rezultatul final ofera raspunsul la doua întrebari simple:

• Ce cantitate din fiecare sortiment trebuie produsa și cand?
• Ce cantitate de materie prima trebuie comandata pentru a produce cantitatea dorita și cand?

Dezvoltarea unui plan de productie bun reprezinta doar prima parte a satisfacerii clientilor, compania trebuie sa fie capabila sa execute planul și sa îl ajusteze atunci cand cererea nu corespunde estimarilor/prognozei. Sistemul ERP este ideal pentru dezvoltarea și executarea planului de productie pentru ca integreaza toate deptartamentele implicate în productie.

Managementul departamentului de productie și aprovizionare este împartit în cinci mari componente:

Sursa – companiile trebuie sa își aleaga furnizorii pentru a se aproviziona cu produsele și serviciile necesare pentru a creea produsul sau serviciul propriu. Astfel, managerii lantului de aprovizionare trebuie sa stabileasca procesele de plata, livrare și de stabilire al costului împreuna cu furnizorii și de a creea metrici necesare pentru monitorizarea și îmbunatatirea relatiilor. Apoi managerii pot pune la punct procese pentru managementul inventarului de bunuri și servicii, inclusiv receptia și verificareatranspoartelor, transferarea acestora catre facilitatile de prelucrare și autorizarea platilor catre furnizori.

Productia –pasul prelucrarii. Managerii lantului de aprovizionare trebuie sa planifice activitatile necesare pentru productie, testare, impachetare și pregatirea pentru livrare. Aceasta este portiunea ce-a mai intens monitorizata, aici companiile pot monitoriza nivelurile de calitate, capacitatea de productie și productivitatea fortei de munca.

Livrarea –partea pe care managerii o numesc logistica, este partea în care companiile coordoneaza receptia comenzilor de la clienti, dezvoltarea retelei de depozite, alegerea caii de livrare catre client și stabilirea caii de receptie a platii.

Planul – reprezinta partea strategica a managementului în productie și aprovizionare. O mare parte a planificarii managementului în productie și aprovizionare este stabilirea unui set de metrici pentru monitorizarea lantului de aprovizionare astfel încat acesta sa fie eficient, ieftin și de înalta calitate.

Retur – aceasta parte poate fi problematica pentru multe companii. Managerii departamentului de productie și aprovizionare trebuie sa puna la punct o retea flexibila și apta pentru a primii produse defecte înapoi de la clienti și pentru a oferii suport tehnic pentru clientii care au probleme cu produsele livrate.

Software-ul pentru managementul departamentului de productie și aprovizionare este probabil ce-a mai divizata componenta a unei solutii ERP complete. Fiecare din cele 5 mari componente ale managementului productiei si aprovizionarii prezentate mai sus sunt compuse din zeci de operatii specifice, multe din ele avand o componenta software proprie. Unii producatori de software ERP au înglobat multe din aceste componente într-un singur pachet, dar nimeni nu a reusit sa ofere o solutie potrivita pentru orice companie.

De exemplu, multe companii au nevoie sa poata urmarii progresul cererii, aprovizionarii, productiei si distributiei. Au de asemenea nevoie sa poata împartașii informatie cu partenerii din lantul de aprovizionare din ce în ce mai mult. Chiar daca marii producatori de software ERP pot îndeplinii multe din aceste cerinte, multe companii decid sa caute ce-a mai buna solutie potrivita specificului lor, chiar daca un anumit nivel de integrare este inevitabil.

De asemenea, în cazul acestei componente a platformelor informatice pentru productie și servicii este valabila afirmatia: un sistem informatic este atat de bun cat informatia pe care o contine. Daca informatia introdusa în sistemul informatic de predictie nu este precisa, atunci se vor face estimari incorecte. De asemenea daca angajatii încearca sa faca anumite operatii manual, dezactivand sistemele automate implementate, atunci chiar și cele mai scumpe solutii ERP vor genera o imagine de ansamblu incorecta asupra a ce se întampla în departamentul de productie și aprovizionare din cadrul companiei.

Abordarea oferita de firma SAP pentru managementul productiei și aprovizionarii este prezentata în diagrama din Fig. 3. Se identifica urmatoarele etape:

• prezicerea vanzarilor – este procesul prin care se estimeaza cererea pentru produsele companiei.
• planificarea vanzarilor si al operatiilor – este procesul prin care se determina ce va produce compania pe viitor.

Procesele de prezicere a vanzarilor și inventarul initial sunt parametrii de intrare în acest proces. La prima vedere s-ar putea trage concluzia ca se vor crea produse doar ca sa se respecte nivelurile de vanzari prezise, dar dezvoltarea unui plan de productie nu este așa simpla, deoarece trebuie luata în considerare și capacitatea.

Multe produse au o cerere dependenta de sezon, și pentru a face fata cererii în perioadele de varf, managerii de productie trebuie sa ia în considerare daca sa mareasca nivelurile cantitatilor din inventar înainte de perioada de varf, sa mareasca capacitatea de productie în perioada de varf, sa faca delegari ale productiei (outsourcing), sau o combinatie a acestor abordari.

Fig. 3. Solutia SAP pentru managementul productiei și aprovizionarii.

• managementul cererii – este procesul prin care întregul plan de productie este despartit în unitati mici de timp, cum ar fi productia saptamanala sau chiar zilnica, pentru a face fata cererilor pentru produsele specific.

• planificarea detaliata – se folosește de managementul cererii pe post de intrare pentru a planifica productia. Metodele de planificare detaliata depind de mediul de productie.
• productia – utilizeaza planificarea detaliata pentru a face managementul operatiunilor zilnice ca sa raspunda unor întrebari de genul „Ce ar trebuii sa producem?” și „De ce forta de munca avem nevoie?”.
• managementul necesarului de materiale – determina cantitatea și momentele cand materia prima trebuie comandata.
• achizitiile – preia cantitatea și momentele cand trebuie facute comenzi de la managementul necesarului de materiale și creeaza comenzi de achizitie pentru materia prima necesara și o transmite la furnizorii corespunzatori.

Pentru prezicerea vanzarilor, sistemul ERP înregistreaza vanzarile și le stocheaza în scopuri statistice, se poate efectua statistici de vanzare la nivel global asupra companiei sau individual asupra fiecarei filiale sau regiune în care compania activeaza.

O tehnica simpla de prezicere a vanzarilor este utilizand informatiile stocate despre vanzarile din trecut și ajustand cifrele pentru conditiile curente ale pietei. De exemplu, estimarile pot fi influentate de initiative de marketing, promovarea unui produs ducand la creșteri ale vanzarilor, iar aceste actiuni sunt luate în calcul de sistemul ERP atunci cand se fac estimari.

Planificarea vanzarilor și al operatiilor este urmatorul pas; primește ca intrare informatiile despre vanzarile estimate și inventarul curent. Scopul planificarii vanzarilor și al operatiilor este de a realiza un plan de productie care sa faca fata cererii fara a depașii capacitatea de productie și în același timp, de a mentine o cantitate rezonabila în stoc.

Acest proces necesita experienta și judecata. Planificatorul de productie în cadrul sistemului ERP poate fi configurat sa mentina un nivel minim în stoc, acest stoc este ca o zona tampon, astfel încat daca într-o anumita perioada cererea crește, sa se poata satisface aceasta cerere fara a depașii capacitatea de productie. De asemenea, se pot configura perioade în care productia sa fie marita chiar daca cererea e scazuta, ca scop fiind realizarea unu stoc crescut pentru întampinarea unei perioade cunoscute în care cererea crește considerabil.

De asemenea sistemul permite vizualizarea capacitatii totale pentru fiecare luna în functie de zilele lucratoare din acea luna și forta de munca disponibila, și de asemenea indica procentul de utilizare al capacitatii pe fiecare luna. Se pot seta obiective de profit, iar sistemul va genera cantitatile necesare a fi vandute pentru a realiza acel obiectiv.

Cel care realizeaza planurile de productie este ajutat de sistem prin estimari bazate pe date înregistrate în trecut. Managerul poate vizualiza grafic evolutia vanzarilor, și poate investiga nereguli semnalate în datele înregistrate (se poate ca productia sa fi fost influentata pozitiv sau negativ dintr-un motiv cunoscut și nerelevant predictiilor) se poate corecta aceste nereguli pentru ca estimarile facute de sistem sa nu fie influentate.

Totuși, cu toate complexitatile unui sistem ERP, acesta nu poate sa conduca o companie automat, și este nevoie ca departamentele de Marketing și de Productie sa fie implicate în utilizarea acestor instrumente. În caz contrar, compania se poate gasi în situatii în care sa nu mai aiba materii prime necesare pe stoc, sa aiba surplus de un anume produs, sa trebuiasca sa cheltuiasca din cauza depașirii capacitatii de productie și al livrarilor express.

Managementul lantului de aprovizionare (Supply Chain Management (SCM))

În anii ’80, termenul Supply Chain Management (SCM) a fost elaborat pentru a exprima nevoia de a integra procesele cheie de afaceri, de la utilizator pana la funizorii originali. Furnizorii originali fiind cei care furnizeaza produse, servicii si informatii care adauga valoare pentru client si alte parti interesate.

Ideea de baza din spatele SCM este aceea ca societatile si corporatiile se implica într-un lant de aprovizionare prin schimbul de informatii cu privire la fluctuatiile pietei si a capacitatilor de productie.

Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP) defineste Supply Chain Management dupa cum urmeaza: “Supply Chain Management cuprinde planificarea si gestionarea tuturor activitatilor implicate în aprovizionare si achizitie, de conversie si toate activitatile de gestionare a logisticii”. Acesta include, de asemenea, coordonarea si colaborarea cu partenerii de canal de aprovizionare, care pot fi furnizori, intermediari, furnizori de servicii si clienti.

Lantul de aprovizionare este format din cateva elemente care sunt legate de mișcarea bunurilor și a resurselor financiare de-a lungul acestuia (Fig. 4).

Fig. 4. Structura unui lant de aprovizionare.

Consumatorul declanșeaza lantul evenimentelor în momentul în care se decide sa achizitioneze un produs care a fost oferit spre vanzare de catre o companie. Consumatorul contacteaza departamentul de vanzari al companiei care înregistreaza comanda pentru o anumita cantitate și o anumita data de livrare. Daca bunul trebuie produs, nu este pe stoc, comanda va include și cerintele care trebuie îndeplinite de unitatea de productie.

Planificarea include cererea unui consumator alaturi de restul comenzilor. Se va realiza planul de productie pentru a satisface comenzile realizate. Pentru a produce bunurile compania trebuie sa achizitioneze materia prima necesara. Achizitionarea presupune realizarea unor comenzi catre furnizori pentru ca aceștia sa poata livra materia prima necesara. Inventarierea presupune depozitarea materiei prime pana în momentul în care aceasta este solicitata de catre departamentul de productie.

Productia se bazeaza pe planul de productie, în aceasta etapa se realizeaza bunurile cu ajutorul materiei prime. Livrarea este asigurata din momentul depozitarii bunurilor realizate, prin metoda cea mai eficienta pentru a se respecta termenul stabilit cu consumatorul.

În esenta, managementul lantului de aprovizionare integreaza gestionarea aprovizionarii si gestionarea cererii în cadrul si între companii. Supply Chain Management este o functie de integrare cu responsabilitatea principala de a conecta functiile majore de afaceri si procesele în cadrul si între societati, într-un model de afaceri coerent si de inalta performanta.

Acesta include toate activitatile de management logistic mentionat mai sus, precum si operatiunile de fabricatie si conduce coordonarea proceselor si activitatilor cu si între departamentul de marketing, vanzari, design de produs, finante si tehnologia informatiei.

Daca informatiile relevante sunt accesibile oricarei societati implicate, fiecare companie din lantul de aprovizionare si productie are posibilitatea de a cauta sa ajute la optimizarea întregului lant. Acest lucru va conduce la o mai buna productie totala planificata si distributie, care va reduce costurile si va da un produs final mai atractiv, ducand la vanzari si rezultate de ansamblu mai bune pentru companiile implicate.

Încorporand SCM cu succes se va ajunge la un nou tip de concurenta pe piata mondiala în cazul în care concurenta nu mai este între companii ci mai degraba ia forma lant de aprovizionare vs. lant de aprovizionare. Obiectivul primar al SCM este de a îndeplini cerintele clientilor prin utilizarea eficienta a resurselor, inclusiv a capacitatii de distributie, inventar si a fortei de munca.

În teorie, un lant de aprovizionare încearca sa se potriveasca cererii de furnizare si de a face acest lucru cu inventarul minim. Diferite aspecte de optimizare a departamentului de aprovizionare si productie include asigurarea legaturii cu furnizorii pentru a elimina blocajele; strategie pentru a gasi un echilibru între cel mai mic cost material si transport, de punere în aplicare a tehnicii JIT (Just In Time) pentru a optimiza fluxul de fabricatie.

Se face adesea confuzie între termenii logistica si lant de aprovizionare (supply chain). Acum este acceptat, în general, faptul ca termenul de logistica se aplica la activitatile din cadrul unei companii/organizatii, implicand distribuirea produsului întrucat termenul de lant de aprovizionare cuprinde de asemenea procesul de fabricatie si achizitii publice; prinurmare are un caracter mult mai larg implicand întreprinderi multiple, incuzand furnizori, producatori si comercianti cu amanuntul, toti lucrand împreuna pentru a raspunde nevoilor clientilor pentru un produs sau serviciu.

Pentru a se asigura o gestiune a lantului de aprovizionare în mod eficient companiile au adoptat strategii de management asociate sistemelor informatice. În cazul în care o companie se așteapta sa realizeze caștiguri din managementul lantului de aprovizionare, aceasta trebuie sa investeasca în tehnologie informatica. Sistemul principal în cazul a numeroase companii mari este reprezentat de unul dintre sistemele ERP existente pe piata precum SAP și Oracle.

Din momentul adoptarii pe scara larga a tehnologiilor internet toate afacerile pot profita de un software web-based și comunicarea pe internet. Comunicarea instanta între consumatori și furnizori permite actualizarea infomatiilor în timp util, acesta fiind factorul principal în managementul lantului de aprovizionare.

SAP SCM este o modul al SAP Business Suite care confera unei companii abilitatea de a efectua procesele esentiale pe care SCM le implica. Aplicatia ofera:

• functii de planificare și executie care sunt integrate în design;
• sustine cele mai bune metode și ofera software preconfigurat pentru a permite colaborarea între afaceri (indiferent de software-ul utilizat: SAP, non-SAP), accelerarea implementarii și reducerea costurilor.

Un ERP pentru managementul lantului de aprovizionare îndeplinește provocarile impuse de o piata dinamica în care o companie trebuie sa își sincronizeze logistica, distributia, și operatiile de productie în timp util.

Indicatorii succesului

Un lant de aprovizionare este un proces integrat în care materia prima este prelucrata în produse finite, apoi livrata clientilor (prin en gros, en detail sau amandoua). Prin urmare, include fluxul de materiale și informatie. Un lant de aprovizionare tipic este reprezentat în Fig. 5.

Fig. 5. Lant de aprovizionare.

Complexitatea lantului de aprovizionare deriva din numarul nivelelor existente și a facilitatilor oferite de catre fiecare nivel. Avand în vedere complexitatea sistemului, în analiza este foarte importanta selectarea unei metrici adecvate. Sistemele de masura a performantei au fost dezvoltate pentru a evidentia efectele unei bune gestionari a lantului de aprovizionare. Indicatorii trebuie aleși astfel încat sa ofere o imagine clara a performantei companiei.

Unul dintre indicatori este timpul de amortizare a investitiei (cash to cash cycle time). Acesta se refera la timpul scurs între momentul în care se efectueaza plata pentru materia prima și momentul în care se înregistreaza plata pentru produsul finit de la client.

Numarul comenzilor perfecte (perfect order index) se refera la gradul în care compania executa comenzile. O comanda ”perfecta” este o comanda completa, corespunzatoare cerintelor, livrata la timp și nealterata.

Acuratetea predictiei cererii (demand forecast accuracy) cuantifica diferenta dintre cererea prognozata și comenzile existente. Companiile care realizeaza o prognoza a cererii foarte apropiata de realitate își reduc costurile prin efectuarea unui plan de productie eficient.

Gestionarea costurilor in lantul de aprovizionare (supply chain management costs) înseamna cheltuielile asociate aprovizionarii, productiei, depozitarii, transportului și serviciului pentru relatii cu clientii. Aceștia sunt indicatori foarte importanti ai eficientei interne.

Indicatorii care evalueaza modul de relationare dintre companie si furnizori pot fi:

• initial fill rate (procentul comenzilor asigurate prin prima livrare de la furnizor);
• lead time (timpul necesar furnizorului pentru a onora comanda);
• on-time performance (procentul în care furnizorul a respectat termenele de livrare).

Randamentul lantului de aprovizionare depinde de cea a serviciului pentru relatii cu clienti. De aceea importanti sunt și indicatorii care se refera la fill rates, on-time delivery, return rates. Ameliorarea oricarui indicator duce la îmbunatatiri în ceea ce privește costurile implicate în lantul de aprovizionare.

Probleme întampinate în procesul de productie

Probleme întampinate în procesul de productie, prioric implementarii unei solutii software, de gestiune a productiei si a lantului de aprovizionare au condus la pierderi mari sau în cazuri mai grave la falimentul firmelor în cauza. Cateva exemple de astfel de probleme sunt prezentate în continuare:

• probleme de comunicare : departamentul de marketing si vanzari nu împarte toate informatiile cu privire la numarul si cantitatea produselor vandute în avans, astfel departamentul de productie nu poate anticipa o crestere necesara în productie pentru a acoperi cantitatea necesara;
• probleme de inventariere ;
• probleme de contabilitate : controlul si gestiunea costurilor de productie sunt destul de perfomant implementate, dar deoarece acestea se efectuateaza lunar se întampina dificultati în a gestiona cheltuielile zilnice, mai ales cand au loc fluctuatii seminificative ale încarcaturii de lucru.

Managementul lantului de aprovizionare trebuie sa abordeze urmatoarele probleme

Configurarea retelei de distributie: numarul, amplasarea si misiuni de retea de furnizori, instalatii de productie, centre de distributie, depozite, docuri si client.

Strategia de distributie: întrebari de control de operare (centralizate, descentralizate sau în comun); scheme de livrare, de exemplu expedierea directa, bazin de transport maritim punct, cross-docking, DSD (direct store delivery), bucla inchisa de transport maritim; modul de transport, de exemplu, motor carrier, inclusiv camion, LTL, parcela; de cale ferata; de transport intermodal, inclusiv TOFC (trailer pe vagon-platforma) si COFC (container pe vagon-platforma) etc.

Compromisuri în activitati logistice: activitatile de mai sus trebuie sa fie bine coordonate pentru a realiza cel mai mic cost total de logistica. Compromisurile pot creste costul total în cazul în care doar una dintre activitati este optimizata.

Informatii: integrarea proceselor prin intermediul lantului de aprovizionare pentru a partaja informatii valoroase, inclusiv previziuni, inventar, transport, potentiale colaborari etc.

Managementul inventarului: cantitatea si locul inventarului, inclusiv materii prime, bunuri în productie sau terminate.

Fluxul banilor: aranjarea conditiilor de plata si a metodologiilor pentru fondurile de schimb între entitati în cadrul lantului de aprovizionare.